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手工记账可以每个月2日出报表吗?内控、内控,只有你想不到,没有你做不到!

齐至德(DALE CHI) / 2019-12-29
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    一个观念的改变,就可以让BAJA集团在1991年,仅仅是手工操作模式,都可以这么及时的入账,而且不影响车间的生产进度。

    传统生产企业的仓库不是置于物控部门,就是放在生产部门,而后质量部门与仓库形成一个前者把物品质量关,后者则把物品数量关的相互牵制形势。如果以手工作业来衡量,仓库的物品进出存报表能在次月5日提交给财务部门也就属于符合标准;能在次月2日提交给财务部门的称得上是管理上档次。这样的结果导致财务部门的财务报表能在8号前核算出来,属于几近渴求。

     

    1991年马来西亚BAJA集团仓管归属于财务中心,进货时,货车在大门保安登记后,立即将厂商的《出货单》、《入厂物品放行条》交给财务中心成本成本核算员。成本核算员则立即确认《采购单》的数量、型号等,并填注交货量于《采购单》上,并核算出累计交货量,确认没超交货物后,随即登记进货数量于《材料明细账》,这个时候把《送货单》、《入厂物品放行条》交回给司机与随行监督的保安;在司机开车到仓库点收货物的时候,成本核算员在《材料明细账》上核算出价格差异,其中实际采购单价就按《采购单》注明的单价,标准单价就按年度计划,并制作进货的《记账凭证》。货车司机卸完货,还需要将仓库管理员已经签名确认的《送货单》、连同《入厂物品放行条》再回到成本核算员进行确认,如果货物没差异立即签名在「放行」栏内,交还司机出厂;如果数量有差异,立即根据《送货单》上备注的实收数量与厂商填写的送货量的差异,制作《记账凭证》做退货处理,并登入《材料明细账》。

     

    车间领用原物料的时候,车间的领料员,先将经过车间主管签名的《领料单》送交成本核算员,成本核算员先核对《制造命令单》上的标准用量,确认属于不超出允许领用量的,立即登录《领料单》的单号、数量于《材料明细账》上,并在《领料单》签名交给领料员去找仓库备料与对点;当仓库与领料员忙着备货的时候,成本核算员已经切出《记账凭证》(切,填制、制作的意思,切出《记账凭证》,即填制好《记账凭证》。台湾习惯叫法,下同,财税微波 注。),单价当然是标准单价。如果领用的数量超出标准耗用量的,就将《领料单》转给成本控制经理或财务长处理。按当时财务长对我的介绍,凡是超出标准用量的,通常车间主管或厂长会自己送单,因为会被质问超出的理由、再发防止的措施,如果回答不出来的,财务长有权不予核准领用超出《制造命令单》上允许领用的数量。如果车间主管或厂长递交的《报告》或《说明材料》被财务长接受,经财务长签名的《领料单》就会回到成本核算员登录到《制造命令单》与《材料明细账》,一样的,在仓库备料的时候,成本核算员已经切出《记账凭证》,且分离出数量差异并入账。

     

    成本核算员切出的《记账凭证》都是两联式,副本留存于成本核算员,并跟随《制造命令单》保存,而正本则流向「总账会计」且当天登入总账,并在每天下班前做完总账与明细账的核对工作。BAJA集团每个月底停工一天盘点,当然是用材料明细账上的数量去核实仓库的库存。这样的控制模式,可以确保BAJA集团每个月2日就公布上个月的财务报表。比较特殊的是厂长的上司是总经理,而财务长与总经理同样是直接向董事长汇报工作。而且,财务长可以每天汇报截止到当天,因为价差、量差导致营业利润损失多少。

     

    一个观念的改变,就可以让BAJA集团在1991年,仅仅是手工操作模式,都可以这么及时的入账,而且不影响车间的生产进度。那么现在已经电子计算机普及这么普遍的情况下,还需要每个月底才能结算出上个月的财务报表的话,可想而之,成长的空间有多么的巨大。

     

    如果看了本文的你,发现成长空间巨大的话,恭喜你,只要去改善就可以获得很大、很多的好处。加油吧!朋友!

    齐至德(DALE CHI)于东莞  2019-4-4

    丁潇

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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