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谈谈库存现金管理--内控、内控,只有你想不到,没有你做不到

齐至德(DALE CHI) / 2019-12-27
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  • 内部控制
  • 现金管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    解决财务的工作问题,经常要结合多方面的配合,而这些都是财务人员事前要去思考、模拟、协商的

    可救可灭企业于无形的银行往来政策发表后,有网友向我投诉,说我讲的都是大的主题,而且他进入企业都已经成型、定性,想改变也不是那么容易,要求我讲讲更务实一点的。说得我满头黑线,感觉一群乌鸦匆匆飞过。这个网友是企业的基层主管,手底下有出纳、应付会计成本会计,平时主要以产品成本核算为主,因此在企业内部发言的机会不大,虽说个性使然,但不是没机会。说到这,我想起2000年我在东莞某外销工厂,当时我坚决要求出纳不用“本地人”,而以内部控制达到避免老板与高层害怕的“祸端”。这就说说我的做法。

     

    【背景】 

    当时的出纳是供应商与员工眼中的财神爷,有钱没钱,出纳说了算,没人敢对出纳大小眼,就算地方上的大流氓也只能笑脸相迎;而出纳自己却认定自己只是一个钞票的“搬运工”,钞票算错了要赔,多出来的机会少之又少。 

    2000年,没微信支付、没网路银行、没银行工资转账、转账支票不流行、承兑汇票没人要用。

    除对境外支付货款是银行转账外,几乎都是现金支付。

    转账市内要三天到账,跨市不出省要五天,跨省五天还不一定能到。

    每次提取现金,出纳都是提着大大的旅行袋去银行提取,银行每日允许提取现金设定最高限额五万元,如果要发放货款,必须三日前预约。

    到了发放厂商货款的时候,供应商的汽车、货车都在工厂外面大排长龙,宛如乡下赶集一般,远途的或金额大的,还带着保镖。

    到了发放工资的时候,需要动员整个财务部门十多人点钞,才能在当天晚上九点前发放完毕,而且银行无法100%供应企业所需的零钱,就需要到处找商店拆换零钱,为此没少受罪与受气。

     

    【老板害怕什么】 

    老板害怕的多了,而且都是附近工厂发生的实际案例:

    1)重复支付已经支付的货款;

    2)已经报销的原始凭证被重复报销;

    3)出纳拐款潜逃时有发生,用本地人跑了还有家人可以找;

    4)害怕发放供应商货款的时候,供应商回公司的半途被打劫;

    5)发工资害怕员工被打劫于黑暗的小巷,甚至发生意外致死事件;

    …… 

    以2019年的现在来看2000年,有种看民国剧的恍惚。所以我个人特别厌恶现在一些没吃几把盐,就动不动就喊着要“驱逐”劳动力经济于境外的学者。对他们有一种哗众取宠的感觉,总感觉那些人就是嫌弃“面向黄土背朝天的父母”辛劳的养大他们,真正是白眼狼。1980年中国外汇存底是负12.96亿美元,改革开放的1987年也仅仅29.23亿美元,那个年代,没房、没技术、没钱、没原料的,有的就是一大堆人,除了辛苦的代工赚取微薄的工缴,还能做什么?还能怎么突破?如果那时候就有HW、XM这样的高科技,谁愿意去代工?

     

    【变革与过程】 

    一、启用应付凭单制 

    首先,除调整账务的记账凭证继续使用《转账凭证》外,将记账凭证全面改成两联式《应付凭单》,正联一律作为立账用,副联上面必须有签名的才算有效,于签核完毕后,按凭证号顺序排列,存入「保险柜」,保险柜钥匙由财务主管保管。 

    应付凭单后面的原始凭证在财务主管签核后,全部盖上「已报销」戳章,并压上日期章,以杜绝被抽出用于重复报销。 

    每月底利用工厂盘点的时候,由其他部门主管轮值清点库存未支付的《应付凭单》,并核至账列应付账款其他应付款应付费用科目。 

    每日早上要支付的项目,由出纳提交《支付清单》,上面注明应付凭单号、金额、支付对象,需要的50元、10元、5元、2元、1元、0.5元、0.1元的钞票与辅币数量;再由财务主管复核后,从保险柜中取出《应付凭单》与纸钞与辅币,当面点交后交给出纳。 

    出纳与领取人当面点交,由领取人在《应付凭单》副联上签名确认;出纳再盖上「付讫」戳章。 

    每日下午四点,出纳必须交还未支付的《应付凭单》副联与剩余现金(纸钞与辅币)。 

    二、找公交兑换零钱 

    说需要的辅币,因为银行经常短缺,因此联系当地公交车业者,由对方无条件与公司兑换;且由于这样的合作,可以帮助公交车业者减少负荷,所以改变了出纳满大街找商家兑换辅币的情况,而变成公交业者亲自带辅币到工厂来兑换。 

    三、协调派出所加强巡逻 

    与当地派出所会商后,采取三项措施:

    1)将固定发放日期改成不固定日期,也就是说本来每个月25日固定发放工资,改成25~30日之间发放,用来制造宵小的障碍;

    2)工资发放当日工厂不加班,让员工在天黑前就领取工资回到住宿的地方;

    3)工资发放当日,派出所加强巡逻,甚至就在附近几条街道派员站岗,以防范宵小打劫。 

    四、微调货款支付 

    与当地派出所、开户银行行长会商后,与供应商协商:

    1)凡大额货款的,采取《转账支票》或《承兑汇票》+现金方式,转账支票就在工厂当地的开户银行领取现金,承兑汇票同行跨市的,可保证三天内到账;这样可以降低现钞运输风险,也可以降低供应商被自己人拐款潜逃的机会;

    2)小额的,安排不同日期到厂领取,避免全部都在同一天,降低劫匪目标;

    3)发放货款的日期,当地派出所在厂商必经路线加派警力巡逻,甚至在重要路口派巡逻车驻点。 

    最后,我去人才市场招了一个大学会计系本科的男生来担任出纳,这个出纳若干年后,成为东莞某中型会计师事务所的所长,2013年被财政部以公会选派澳洲游学一年,当选2016年会计领军人才。总算不致让我背负埋没人才的嫌疑(这也是当初行政副总质疑我的变革的最大因素之一)。

    上述措施实施后的第三个月,行政副总肯定我的措施,在会议上轻轻的说了句:DALE我现在放心把财务部交个你管。忙了那么久,也就得到这么一句,反正没挨骂,总是好的。

     

    【总结】 

    文末,想起两件事: 

    第一件事:1992年到马来西亚出差,看到我拜访的集团公司,当月3日在报纸上公告前一个月的财务报表,而他们是手工作业,相对的我用电子计算机核算,却还要到8号才能出报表,不但是被马来西亚的这个集团公司狠狠的打脸,还感觉被他们远远的甩我几条街。 

    第二件事:到2019年3月的这个时候,北京还有很多的企业,还要求出纳必须是北京户口或在北京有买房产的,而更多的企业主管看到这样的招聘广告,也觉得出纳是应该用本地人;这是不是可以说明他们没内控的思维与做法?已经21世纪,还这么糟糕?! 

    内控、内控,只有你想不到,没有你做不到;解决财务的工作问题,经常要结合多方面的配合,而这些都是财务人员事前要去思考、模拟、协商的。这就是我今天想说的。 

    齐至德(DALECHI)于东莞  2019-3-30

    齐至德

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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