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小小化工厂差旅费报销流程的改造

齐至德(DALE CHI) / 2019-12-26
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  • 差旅费
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    流程再造算不算野菜融合?

    新人上任,暗潮汹涌

    1986年我到高雄的岗山某化工厂担任会计课长,报到时,总经理特意从台北南下主持我的到任发布会,发布会前,总经理先跟我面谈,当确认我的经历中有使用过MIS(Management Information System管理资讯系统),就要求我协助目前公司的MIS推进的进度。

    企业信息应用,一开始叫做EDP(Electronic Data Processing),后来演变成了MIS(Management Information System;管理情报系统)就是EDP上面加一个DSS(Decision Support System 决策支援系统),而EDP中还加个MRP(物料需求计划;Material Requirement Planning));再后来又演变成了ERP企业资源计划;Enterprise Resource Planning),也就是将MIS扩大到与供应商(含运输公司)及客户的资源相连接,避免重工、扩大资源分享、达到公开招标、及时共享信息、避免信息不对称风险等功能,这个最初是由美国Gartner Group在1990年提出的概念,一经发布,所有的系统厂商几乎立刻宣称他们的系统都是ERP,但真正能做到与外部资源相联系的企业与电脑公司真的不多,这都是90年代后期才开始发酵的事情。当然到21世纪,技术成熟的情况下,确实有很多企业的ERP真的长的比较像ERP,虽说虚有其表的还是一大堆。

    ERP系统概念图

    ERP系统概念图

     

    系统写好,没人要用

    等总经理回去台北办事处后,我找了李课长了解所谓的电脑化进度。不看不知道,一看吓一跳。原来所有的系统都写好了,但却是没有人愿意验收,看着人机介面,似乎是四平八稳的样子。那么为何没人愿意验收呢?

    我用系统管理员的身份先从会计系统中登陆,从传票制作开始,一路看总账、明细账、试算表,倒是还可以,当我看到科目余额表的时候,就发现问题,没有立冲账*!没有立冲账的总账就等于是半瘫痪的病人一样。我心中大致了解,立刻拿起笔记本开始一一记录。销售管理系统、采购管理系统、固定资产管理系统(化工的重点管理项目),几乎都是属于「半瘫痪的病人」。

    我把所有的问题,都利用所谓的截图画面,一一留存下来,并打印出来,使用的NEC封闭性系统,但他们的配置的打印机还是蛮不错的,连续打印了两箱报表纸。等我忙完这些,都已经超过7个工作日。

    随后,我查阅过往五年(也刚好成立五年),最明显的是资本由当初成立时的1亿台币,已经变成6亿净值;当然这也是总经理要求我要挑起的第二个主要任务,办理盈余转增资到5个亿,并按政府规定办理股票公开发行。

    PS:立冲账,应收(预收)、应付(预付)款项的挂账与冲销。

    请示总座,阵前换将

    我将所有的问题,重新排列后,列出三个主要的问题:

    1)系统不完整,无法正常使用,报表大都需要人工额外手工计算后填入;

    2)系列架构不合理;

    3)系统如果勉强使用,将在短短的三年内就要面临无法支撑企业的发展。

    由于李课长是研发人员,只不过是因为全公司唯一有自己买了一台电脑看股市盘,就被抓公差担任电脑化小组长;当总经理交代整个案子交给齐课长时,李课长开心的拍拍我的肩膀说了一句:谢谢你解除我的负担。

    而总经理也应我的请求(1)宣布凡是MIS的事情,齐课长的决定就是总经理的决定,大家要无条件配合、(2)为我聘请了一个真正的电脑公司老板担任我的技术指导顾问。

    恶意删除,推倒重来

    问题来了,要怎么样才能要求NEC高雄公司重新开发系统?

    想了几天,没办法,我趁着月黑风高的日子,把作业系统中所有的系统全部清除,当然使用的是系统管理员的权限。然后......

    跟NEC高雄公司吵了几天后,他们最大的老板「柴崎协理;SIBASHAKI SAN」到工厂来听我的理由,可当我把所有的证据全部一一摊在这日本人面前后,他终于自知理亏,并拍着胸脯说,即便公司亏损到倒闭,也要把我们工厂的作业系统开发好,务必要让我满意。SIBASHAKI之所以这么说,是因为他们NEC想打入台湾的化工业的专用软件,所以我们工厂就是他们要「开模」的地方。

    而且公司的电脑主机、终端机都要帮我更新,我的理由是放了两年,等现在再重新开发系统,又要两年,这些设备都变成老旧的产品,SIBASHAKI  SAN一开始很难接受。我比喻系统开发好要开始让员工使用的时候,才把终端机搬到她的桌上,并开始教导使用,而不是先把终端机放在她面前蒙尘三年才开始要求她去用这个看了三年的笨家伙!最后,日本那边因为前期系统开发失败的因素,真的让我免费更换,而且保证按系统开发的速度将设备一一搬到要使用的员工面前。这一点倒是在后来确实做到位。

    出纳投诉,不顾自家

    当全厂资源被我调动忙得不亦乐乎。这么过了一年多,各部门都开始跑测试报表,这一天出纳李美跟我有点开玩笑有点撒娇的投诉说道,齐课长你很偏心,全公司都有电脑用,都有工作改善,就拿你们会计课阿云(成本会计)的每天出入库数据都是电脑自动带出来,连传票(记账凭证)也是电脑自动做好的,可是我们财务课的工作一点也没有感受到任何好处。

    这话说得一点都没有错,因为财务是最后一关,还没到收尾的阶段,当然还轮不到财务。

    那你现在最困扰的是什么呢?我随口一问。

    差旅费!他们业务经常出差,还开车出去,又是加油票、过路费、吃饭、住旅馆、请客人吃饭什么的……

    那不是都我们会计课整理后给到你那边才付款的吗?

    不是呀!课长,你不知道吗?他们经常今天回来,还没报销,明天就又要出门,然后还要借支旅费,借了回来就要冲销,很麻烦的……

    好好好,我了解一下。

    先借后销,南北奔波

    实地了解得知,九个业务为了冲刺业绩,可谓是南北奔波,一刻也不得闲,而且我们生产基础化学品可用于化工厂、医药业等,跑得勤,才能扭转我们小厂的劣势。

    因为每个业务有负责的固定区,所以路线可以说是半固定,路线规划也被摸索出一套经验。

    麻烦的地方就如同李美说的,经常今天刚回来,还没来得及报销,客户一通电话,又要夜车前往客户那边提供售前或售后服务。这是当时还没有行动电话的常态,恐怕也是现在的年轻人难以想象到的辛劳。(开车玩呢!?)还好,治安不错!

    借支时,业务填写《借支申请单》,经业务课长与经理签核后,给到会计切《支付传票》(记账凭证)经课长与财务经理签核后,给到出纳凭以支付。

    报销时,业务填写《差旅费报销单》连同相关凭证与《借支申请单》附联,核算后给业务课长与经理签核后,给到会计切*转账传票(转账记账凭证)与支付传票(少补的情况)或收入传票(多退情况),经会计课长与财务经理签核后给到出纳收付款。

    道理简单、核算不难,就是速度要快,否则业务又要出门去了。业务难得留在厂内,几乎都是车子在维修厂保养或大修才会有的情况。

    这类工作涉及金额不大,就是有点频繁,可又没标准!怎么处理!?

    PS:切传票,编制传票(会计凭证

    没标准,有规律

    没标准但是有规律,八个业务加业务课长九个人,一周出去两次,既有借支还有报销,所以一个月大约八十笔,应该没有李美说的那么严重吧!

    偷偷问了台北的蓝特助,得知是「他们」楼下好事者商量好的要考验我!话说回来,李美老公是采购课长,后面有很多需要一起合作的地方,当作政治投资吧。

    通过NEC取得各客户工厂之间公路里程,建了个差旅里程标准基本档,他们鬼子就是有办法从日本调出资料,厉害吧!

    让阿云做了半年过路费统计,谁让你多嘴了呢!

    8020变成9703

    新借支流程:业务进入电脑,以工号登入旅费系统,填入这次要去的工厂与顺序,然后旅费系统自动核算出里程数、过路费、预估油费、伙食费等,然后以下进位取整至千元。如果数额不变,直接打印后,去找出纳取款,而借支申请单自动转成《支出传票》,就业务与出纳签名就可以,不需要业务课长、业务经理、会计课长及财务经理签名。当然,业务要增加借支金额的,就要走传统流程,所以实施后,几乎没人要走旧流程。

    新报销流程:业务出差回来后,登入旅费系统,电脑就显示有那几张借支未冲销,叫出借支单点击冲销后,逐项输入各种费用单据名称、金额,最后旅费系统核算出要多退少补金额后,打印出《出差旅费报销单》。如果都在标准内,就直接去跟出纳核算与结款。如果有异常、或超出标准的,就要走传统流程核报;其中里程差异在15%内的,是 视同正常(后来业务经理说改成8%就可以),另外有交际费的一律并同报销单走传统流程。

    报销单没被修改的,或业务经理确认后,就会产生相应的会计传票(记账凭证)。

    实施两个月后几乎都在标准范围内,业务自己说,被齐课长控制的死死的。

    小心被电脑取代

    旅费系统实施后,出纳与业务相对方便。业务经理质问我,你怎么把我们的权利剥夺了?我回说,不是这样讲,这是我们人类役使电脑,而不是被电脑取代,是把那些没有创造价值的工作时间腾出来做更有用的工作。业务经理瞪了我一下,回我说:就你会说话。

    其他单位很多人一副蠢蠢欲动,想找电脑帮忙做些什么的,被财务经理一句话给顶了回去,他说,你们就不怕你们的工作被电脑做完了,老板把你们裁撤吗?虽说这样有点危言耸听,不过起到帮我挡住闲杂人等,也是不错。

    当时人们对电脑的态度是抗拒、奢望、钦羡、恶意中伤等都有,而老板虽然知道使用电脑是未来趋势,却因为不懂而把大权交待给我,也算是大胆的很。

    取个野菜沙拉的名字,如何?

    那个时候,业务经理曾询问我,那个旅费报销的系统叫什么名字,我直接回答旅费系统,早知道,就取个野菜沙拉的名字,不知道是不是更好?这个旅费系统,如果换个花样,放在现代,又或许被称之为野菜融合,在我们那个时代,就叫做流程再造而已,而且说流程再造都被嫌标新立异。

    这个小小的化工厂后来发展的很好,不断扩建外,还到国外投资设厂也都取得不错的成绩。现在想来,还真有点后悔离开。

    齐至德(DALE CHI )2019-8.26@樟木头

    齐至德

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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