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换个角度看费用:用人费

齐至德(DALE CHI) / 2019-12-18
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  • 管理会计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    人是习惯的动物,面对经常发生的事情,会因此形成习惯,财务会计也是如此。当遇到与习惯相反的事务,能迅速掌握脉络并进而学习获致其中的奥秘的人,将会因此受益,企事业或单位的会计人员也是如此。

     

    每年春节后,各企业的财会部门都会忙着企业所得税的汇算清缴,其中期间费用明细中可以看到琳琅满目的费用,包括职工薪酬、劳务费、咨询顾问费、业务招待费……,等等。这报表的填制顺序也就因为政府财税部门的强制性要求而形成财会人员的一个习惯,这个习惯导致财会人员从来不会去质疑,为何费用明细科目是这样的顺序,为何要这么安排?

    期间费用明细表

    很多中大型企业,会制作年度运营计划(有的称之为利益计划、事业计划),并按月由财会部门提出事业部、或部门费用比较表,并由部门主管分析说明为何超编与改善方案,但往往效果非常的令人质疑。

     

    如果,我们借鉴《个体经济学》的五个生产要素(分别是劳动、资本、土地、技术和管理),将直接人工、制造费用销售费用管理费用、研发费用底下的明细科目,重新排列组合(参下表),以用人费、固定费、事务费、变动费、半变动费、杂费等六类重新排列,并将用人费交由人力资源部门主导并找相关的部门共同检讨,再拟定因应方案,效果将会比较好。而固定费交由工务部门、变动与半变动费用属于生产的交由车间主管(属于销售的交由业务或销售部门、属于研发的给研发部门)事务费与杂费交由行政后勤部门主导。

    将用人费交由人力资源部门主导并找相关的部门共同检讨

    如果企业使用ERP系统多年,总账科目与明细科目设置难以更动,也可以开发一个报表程序,将分散的明细科目按所需要的报表重新排列,达到所需要的报表就可以。

    更简单的方式就是把前述费用按属性区分成(1L用人费、(2F固定费、(3S行政事务费,也就是办公费用、(4V变动费、(5X半变动费(混合费用)、(6O杂费;为了适应ERP系统与电子表(例如excel)之间统计上的方便,建议用代码区分,以LaborL代表用人费、FixF代表固定费、StuffS代表行政事务费、VariableV代表变动费、miXX代表半变动费、OtherO代表杂费,再从ERP系统中导出费用明细后能按我们需要的顺序排序下来,当然也可以自己按ABCDEF的顺序来排序,只要方便就可以。

     

    用人费是与用人数、工时、工资率强相关、与工作效率弱相关的费用,在管理上适宜放在一起做分析;当然用人费中还可以区分出车间员工、办公室职员,前者更像变动成本,而车间员工当中还可以区分出线上人员与辅助性直接人员,辅助性直接人员包括班组长、领料员、搬运工、统计人员等。究竟要区分到多细依照企业领导的需求而定,如果成本管理具体细化到各流水线的,就要仔细区分(例如实施ABC作业成本制);财务经理抓年度预算时,就把所有车间人员都当作变动成本,其余的都当成固定成本,尤其在做财务速算的时候,根本不可能等财务人员一一细算的时候。

    笔者过去的经验,除了计件工资外,会直接将车间的工资全部归入固定工资。证据之一就是从生产日报里几乎很难找到与产量的正比例关系,尤其牵扯到加班;将车间人员直接划归为固定费用的另一个证据就是最低工资,这最低工资与产量、良品无关,与时间有关,即便这员工依照组织安排参加培训,按法律要求该给50元就必须给足50元,因此最低工资部分就属于固定成本。

    能否将固定成本变动化,完全看企业管理人员的能力与制度上的设计,这往往要结合IE、车间管理与人力资源管理,在此不赘论。

    当企业面对稽查(包括内部审计、税务局)时,除备妥(1)员工花名册、(2)到职履历或人事资料表、(3)身份证复印本、(4)考勤资料外,如果企业平时有以下《人事动态暨费用比较表》(或类似),企业的相关人员就心理更有底。这个《人事动态暨费用比较表》就是笔者在前一篇越经营越困难,就是这样来的,你还不知道吗?中所提到的《人力资源会计报表》。

    人力资源会计报表

    现就《人事动态暨费用比较表》主要内容介绍如下: 

    人事动态部分:

    1)期初+新进-离退=期末,本期期初=上期期末,同理本期期末=下一期的期初; 

    2)人员数变动中,企业可依照部门区分、可按职等区分,也可按管理人员的要求区分; 

    3)出勤状况:

    (1)应出勤日数的单位是人日,按日历上的应出勤日数核算(应出勤日数=人数X月历应出勤日数,其中新进、离退按比例计算);

    (2)实际出勤日数(单位是人日)=实际出勤人日累计统计;

    (3)缺勤日数=应出勤日数-实际出勤日数;

    (4)出勤率=实际出勤日数÷应出勤日数X100%,一般情况下,不可能100%,也不会太低,但会随着春节等长假而有变动;理论上,缺勤会需要以加班弥补回来,造成企业的劳动成本垫高(加班工资率高于正常工资率);

    (5)加班时数,按每天核准的加班申报数统计实际加班时数;

    (6)加班÷实际出勤X100%,其中如果加班是人时,实际出勤也要转换成人时,不同的是实际出勤只计算正常出勤的部分;

    加班占实际出勤比例超过缺勤率的时候,就是企业要检讨是(1)订单增多、(2)效率降低、(3)管理错误所导致。 

    4)生产力:

    (1)营业额:以生产值统计为最佳,但涉及生产部门产量报表的联系问题,如果有困难的,可以按出货的销值统计,虽然不是很准确,但长期累积还是值得应用来分析;

    (2)平均人数:平均人数应按实际出勤日数核算平均人数,不宜用月末人数

    (3)平均销值:营业额÷平均人数 

    人事费用部分: 

    1)用人费的费用性质是依托人数的增减而增减的费用,包括有(1)薪资或工资、(2)奖金、(3)加班费、(4)退休金、(5)人员保险、(6)职工福利、(7)年奖摊提、(8)伙食费、(9)招募费等构成,其中支付给员工的经济补偿金可以单独列示,也可以并入退休金,支付给员工的工伤补偿金可以单独列示,也可以并入职工福利,具体情况依各企业的会计制度与科目分类而定,这里暂定划归退休金;各费用归属原则如下:

    (1)薪资:包括办公室文员、管理人员的工资,车间管理人员与职员的工资与间接支援部门的管理人员、职员、直接人员工资,这三者可以统称薪资,车间之间人员的工资一般列入直接人工,在填入《人事动态暨费用比较表》时全部列入薪资;

    (2)奖金:有奖工制度而发放的奖金列入,例如拾金不昧奖金、或5S运动而发放的奖金也可以列入本项,当然这些奖金都是要申报个人所得税

    (3)加班费:全部人员的加班费列入;有实施奖工制度的企业可以考虑将工资区分出固定工资与变动工资;但一般情况下,加班费大多属于半变动成本,而且偏向固定的成分居多;只有生产奖金之类的比较偏向变动成本,但除非跟产量成正比,否则一般还是列入固定成本。

    (4)退休金:有按月提拔职工退休金的列入,发放给员工的解除劳动合同经济补偿金也列入;

    (5)人员保险:凡为保全或保固员工正常劳动情况下的风险的保险费列入,包括但不限于社保费、住房公积、员工出差购买的旅游平安险等;

    (6)职工福利:为调节职工生活、工作士气等目的且广泛适用于全体员工而举办的活动,包括但不限于员工同乐会、运动会、年度旅游等;

    (7)伙食费:以任何形式提供员工工作餐、或生活餐的支出,均列入,包括但不限于加餐、加菜、生日蛋糕等;

    (8)招募费:通过人才市场、报章媒体、人力中介招募职工的费用,包括但不限于摊位费、广告费、介绍佣金等;

    (9)其它:凡属于因使用人力资源、依托用人数而发生,且不属于以上费用类别的,均可列入。 

    2)人均用人费、用人费÷薪资额、用人费÷营业额:前述用人费合计÷平均用人数;前一篇“越经营越困难,就是这样来的,你还不知道吗?”中已经有介绍,不再赘述。 

    《人事动态暨费用比较表》对有实施管理会计与人力资源会计的企业来说,是一份很重要的报表,因为可以按工种区分、按部门区分、或事业部区分,可以作为衡量那些高阶主管经营管理能力的重要指标之一。《人事动态暨费用比较表》的应用,除了按工种、部门、事业部区分统计历史值外,还可以就未来的情况进行沙盘推演,以明瞭不同的营业额下,不同的人力配置会有什么表现,可以进一步导引出企业的运营决策的思考角度。

    这张表可以用来观测部门管理人员之间的努力程度,也可以作为季度、年度间的观测报表,前者是现场管理人员使用,后者则是财务总监、总经理、董事会成员使用;要使用到什么程度、细化到什么程度(参见:用人费率拆解图),端视各企业管理人员的需要。

    用人费率拆解图

    这里特别强调,所有的费用都应该以权责发生制为基础,每个月的会计估计都不应该是会计人员独力(请体味为何不用“独立”,财税微波 注)完成,否则都会出现以最近一个月发生数估计的情况;再就是估计数应该做好可信度测试、合理性测试。

    2019-2-21联合早报报道:顶级医学期刊宣称,有20%的研究因为不符合试验标准(有参照组),导致研究结果可信度低,甚至是不可信。所以《人事动态暨费用比较表》自然是要找个对比的对象,企业在编制时可参照上期、或预算、或去年同期;除此之外,要编制累计报表并对应参照组做分析。以笔者的经验发现,除预算外,逐月变动不大,但与去年同期,甚至两三年的变动就很大,也就更挑战人力资源部门的分析功力。

    在心理学与社会心理学上对因循旧制的人,称之为社会期望值高;相反的,对新事务,能迅速接受、学习并进而掌握技巧用于改善工作或生活的人,就列入“社会期望值低”,而另一个名词就是刺头;这个《人事动态暨费用比较表》绝对是属于刺头类型的报表,除日本外,这份报表,通常不见于欧美企业管理行业。 

    埋在地底下的煤,称之为资源,已经挖掘出地面的煤,就是存货资产;还没发觉的人力就是资源,已经知道的人力所展现的能力就是人力资产。这张《人事动态暨费用比较表》的制作,就是尝试以人事与会计的视野,比较全面的用数据表现人力资产的构面,这对传统产业或高新产业都是属于刺头才比较能接受的东西。希望本文,能引发国内企业的人力资产开始做比较细致且带数据的评估。

    丁潇

    CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合...
    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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