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再谈采购审计—从供应商管理说起

燕归来 / 2019-05-13
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  • 标签:
  • 内部审计
  • 采购管理
  • 供应商
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    我们的工作之所以被动,主要是不专业,不懂不会,又不够认真、细致和用心。还有些是因为不熟造成的工作忙碌,效率低下,更没有精力和心思去研究业务,梳理问题,寻求高效的工作方法。

    做采购管理和采购审计的都知道单一供应商问题, 即供应商独家采购,无法替代又不透明,严重制约了采购成本。打破供应商单一独家垄断,是很多企业采购管理遇到的阻力和障碍。

    我们招标平台上线后,原则上都要线上定价,在经历了立项邀标不参与,屡次报价不中后,原来的客户池矛盾更加凸显。主要表现在:

    1.立项单元和邀请群体不匹配。业务员收到采购计划,于几千项的采购计划中,如何组建询价单元并和拟邀请的供应商匹配从而形成竞价,是需要专业能力和经验知识的。

    一般情况,业务员在已合作信息中找客户,至于没有合作的谁有这方面资源,业务员不一定清楚,新开发要冒着质量、安全等风险,动力也不是很足,于是久而久之,常用物资会聚焦在一两个老客户。这些老客户是沉淀下来的优势资源,也有些未必优秀,但是利用种种条件把其他资源拒于门外。

    立项单元太小,采购没有吸引力,立项单元放大,很难找到都做的供应商,尤其是终端生产商。这就是突出的矛盾!如何把日常采购计划和客户池内的客户匹配起来,需要寻求一个科学的方法,在认真鉴别的基础上,择优务实划分。我建议是在调研的基础上有选择地邀请,在邀请报价的基础上鉴别,哪些客户是和哪些立项单元是匹配的,通过不断地修正和完善,将日常采购的立项单元和拟邀群体科学匹配。

    新引入客户也是通过和立项单元匹配,逐步实现科学对接,将客户池的立项单元和拟邀供应商高度匹配,这是实现公平采购的一个基础条件。

    2.引入和退出缺乏有效的管控。俗话说,流水不腐户枢不蠹,要想保持采购业务的活力,持续地引进优质供应商,替代劣质供应商,就需要认真贯彻执行新供应商的引入和淘汰。这个要以健全和规范的客户池构建为基础,将引入和淘汰与有关人员的绩效和利益挂钩,真正实现优胜劣汰的管理目标。

    3.单一独家垄断要打破其限制。这个单一有其客观性,也有主观性,客观是确实依赖,主观是有人利益掺杂。我们首先要明白什么是单一?我认为单一是指独立的,可竞价的立项单元。如果是组成部分,无法竞价的,则不要作为采购单一看待,而是专用件。专用件原则上不强制替代,鼓励替代,只奖不罚。价值低的单一也不必在意,我们应该识别价值高,有可能替代和有必要替代的,作为攻关替代的目标,要奖罚刺激实现。

    4.采购模式要注重效果讲务实。这么多年抓申报比价,抓客户池管理,又上招标平台,效果怎么样呢?竞争充分的价格能控制到位,专业能力不及的估计也就是浮在面上,还常常因为低价牺牲了质量。不专业和怕担责,把申报比价,招标订货,线上平台等好的工具模式给抹黑,所暴露的问题是系统性的,关联性的,也是复杂的。

     

    除了上述我讲到的注意事项,还有就是要区分采购物资,采取不同的采购模式。主要原料采取什么形式,包材采取什么形式,专用设备采取什么形式,通用设备采取什么形式,通用材料采取什么形式,施工采取什么形式。哪些是开放式的,哪些是封闭受限的,哪些适合招标,哪些适合比价,哪些适合集中采购,哪些适合事后核查,哪些适合在终端采购,哪些适合在贸易商采购。不可一概而论,简单机械形式。

    我们的工作之所以被动,主要是不专业,不懂不会,又不够认真、细致和用心。还有些是因为不熟造成的工作忙碌,效率低下,更没有精力和心思去研究业务,梳理问题,寻求高效的工作方法。这么多年的采购实践,我发现一个尴尬的事,你无法唤醒一个装睡的人,当执行人没有这个意识,没有这个魄力,没有配套的手段,所有的想法都是空的。采购管理是一个系统的工作,从计划到立项,邀约定价,合同履行,供应商管理评价,都是很专业的。需要明白人,需要有心人,需要尽职者,去主导和实践。

    细思我们欠缺的太多了,更不要说还有利益瓜葛,营私舞弊渗透其中,若想解决采购管理公开透明专业的问题,着实不容易。首先这个懂就是一个难题,再者揣着明白装糊涂,又有多少人在浑水摸鱼,又有多少人在从中渔利。还是那句话,事情复杂吗?并不复杂,再复杂的事,只要深入进去,用心研究,抽丝剥茧,也能理顺明白。怕就怕人心复杂,世上多的是聪明人,凡事就怕认真二字。

    布织道

    布织道

    作者
    • 燕归来 一名十六年工业企业内审老兵,有扎实的财税理论知识功底,有丰富的内审管理经验,致力于推广和传播内部审计思想和工作经验与方法技巧。
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