一则对账的启示

2018年4月份，公司系统梳理客户对账工作，发现一个预付款账面差异，双方往来账差4万元。临近差异额，我方以对方账面已无货款停止发货，对方则认为账面还有4万元货款，我方停止发货是违反合同的行为。

一、问题梳理

因为客户是老关系，投诉至公司领导处，公司安排审计、财务、业务联合对账，查找问题妥善处理。经核查该客户近十年来的合作记录，主要存在如下几个问题：

第一，该客户是小规模商家，账务管理很不规范，且在合作过程中出现过五个关联主体，合并转账等造成一些混乱。

第二，2010年4-5月，有48吨货物总价24000元，我司未开具发票，可能是因为当时企业重组期间遗留问题。 

第三，2013年10月， 有40吨货物总价64000元，对方声称未收到货物。 

第四，时间跨度比较长，我方业务经办人，内勤会计和部门负责人变动频繁，也影响到对账工作的顺畅和连续性。

 二、原因查找

以上两笔业务和客观原因造成了双方账面差异4万元，问题点找到了，如何界定责任，修正差异呢？我们做了如下工作。

第一，对于已发货未开票，查看当期合同，发货记录及开票信息，确认是否开票，如果事实清楚，则据实补开发票。

第二，我方发货对方未收到这是一个敏感问题，查找我方当期合同，看ERP发货记录及开票信息，核实我方业务的实际情况。请对方提供财务明细账，根据我方提供的发票扫描件核对是否已经接收发票并抵扣，根据我方提供的发货信息核对自己的台账找出差异。

按理说增税税发票开具抵扣，在现有税控监督体系下，不会出现滞留票而双方未识别的，逻辑上讲应该是入账了。之所以对方说没有收到，我怀疑对方账务不规范，以实收作为入账依据，发票不被十分关注。该批货物对方直接转卖出去，没有接收造成了账务混乱。

第三，理顺我方财务账和内勤账之间的关系，并和对方逐一核对，以开发票数、未结算数、收付款数为核查要点，找出差距分析原因。

三、核实结果

经过一周多的核对，我方的账目清楚，对方提供明细账核对后最终以我方数据为准确认了对账单。虽然事情结果处理的比较圆满，但是案例本身暴露的问题值得反思和关注。

第一，内勤会计不专业，问题处理欠妥当。两笔账务差异分别发生在2010年和2013年，在之后的对账中应该有所发现，我也核实该两笔业务的经办人员，客户档案信息显示是有的。那就是对账中发现了差异，但是不求甚解，硬按客户一方把账调平，结果造成了和财务账的差异。此事是内勤会计和部门负责人主导的，职能部门没有深入参与和指导，致使识别出的问题没有彻底纠正和解决。

第二，欠款发货露端倪，强化对账理头绪。要不是偶然发现了这个客户预付款业务账面出现了欠款，还不会关注其对账差异，正是强行把这个问题列入风险客户限期才根本解决。以前财务每年对账只是对应收款业务，预付款业务基本不怎么关注，重点对账面开票结算数，对未结算数关注的少。这两年随着对账工作的重视深入，关注到未结算对账和预付款对账，细化和规范了往来业务对账工作。

第三，发货管理存风险，矛盾化解莫侥幸。虽然这个对账以符合我方愿望而落地，那是对方不规范心虚放弃了深究，其实对方未收货这个环节是有重大风险的。现行情况是：预付款业务，我方在发货时比较大意，仅凭短信、微信和电话等确认车辆信息，事后无法追溯和认证。对方付款证据确凿，而我方证明交付货物的资料效力性欠缺，仅有ERP大宗物料信息和发货磅单， 而没有规范正式的授权托书。一旦出现纠纷，对我方主张权益是非常不利的。

四、整改建议

针对本案例来说，具体整改建议为：

1.对账要全面。每年一次的对账，不分赊销和预付，不分结算和未结，都要纳入对账范畴，没有异议的确认债权，有异议的及时纠正。对账单是核心，对账单是基础，对账单是根本，除了销售对账，我们要纠正一个错误认识，采购对账也要纳入常规，避免业务人员隐匿问题，形成各种遗留问题和滞留票。当然，对账也会践行诚信的一种自信体现！

2.整改要彻底。对于识别出来的问题，要有彻底解决的信念，不能掩盖，不能敷衍，要提升专业素养，要接受专业监督。本案例中，业务与客户的差异应该早有发觉，只是处理的方法不当，甚至有逃避掩饰之嫌疑，致使问题沉淀下来，最终伤害了合作友谊。

3.发货要严谨。对于赊销业务，我们抓回执很严谨，也因为回执丢失吃过苦头。而对于预付款业务，则对发货证明抓的粗放不严谨，仅有合同和磅单及ERP信息等自制凭证，无法与合同、货款等形成闭环严密的证据链。建议所有的自提预付业务，要求对方出具授权托书，即加盖公章的委托车辆信息，货物出库授权人签字确认，明确货物产权转移归属责任。      

对账工作是基础工作，却也是最容易忽视，被执行者走了形式，这也是我对财务对账工作的渐次认识。前期一个客户关联交易出现两车货的差异，核对了两三年的对账单，幸好两边都是正规公司，ERP信息规范齐全，最终在千丝万缕中理顺出问题点，确认了债权，维护了权益，实属幸运。因此控风险要抓实几件具体事：合同版本，合同原件，纠纷地在原告方，对账单，回执单，这是纠纷处理时维权的核心。从身边的案例中寻找不足，总结经验，举一反三，受益无穷。