内审实务小案例分享—系统设置缺陷导致的销售舞弊

A集团总部内审员小秦被委派至分公司进行大宗物料销售审计。小秦到了分公司，简单召开审计开场会后便快马加鞭投入到现场审计工作中去。销售审计第一步自然是先了解业务流程。小秦向相关销售人员了解的分公司销售流程如下：

1、由于报价每日变化，每日获取销售总监审批的销售价格；

2、和客户达成销售意向，销售专员传真未盖章的合同给客户，客户确认后回传合同；

3、销售专员根据纸质合同参数录入ERP系统，包括品项、单价、数量、提货期等信息；

4、销售专员将纸质合同拿至合同审核员处盖合同专用章，合同审核员盖章前匹配ERP系统内合同信息，无误后点“审核”并在纸质合同上盖章；

5、销售专员将合同再次传真给客户，合同进入执行阶段，销售专员维护每日合同成交清单，将纸质合同归档；

6、销售专员收到客户汇款确认信息时（如汇款截图传真），在ERP内录入收款金额，销售会计查询网银并确认收款金额；

7、进入发货程序，发票随货带出，财务记收入。

了解流程后，小秦认为流程上风险可控，于是开始了抽样等实质性测试程序。

抽样过程中，小秦未见有销售价格低于审批价格的情况，也没发现违规授信发货的迹象，核对ERP销售数据和金税系统时也未见异常，难道这一切真的如此规范？就在所有审计程序完结准备收工时，小秦听到销售专员向合同审核员喊道：“甲客户剩余的100吨A1品项未提要升级为A2品项，每吨上涨50元，张姐你帮忙在ERP里改一下，我现在就把变更协议拿给你审核。”

“！”小秦心里打了个激灵！不对啊，怎么已经执行过的合同还能在ERP里修改单价呢！或许事情本没有错，只是ERP里的设置是不是有点奇怪呢？

于是小秦走到合同审核员张姐旁边，目睹了整个修改过程：张姐在ERP内找到已执行的原合同后点击“弃审”，之后新建了A2品项以及修改并录入了相关参数。之后连续点击了“保存”和“审核”按钮。这就是了！原来合同审核员除了审核，还能修改和保存！这么说，张姐的权限是不是有点大啊？再加上张姐之前也是销售专员，今年才转为合同审核岗……

小秦带着怀疑，向销售专员获取了每日合同成交清单，提取合同号和ERP合同清单进行匹配，审计期间几千条销售合同的匹配结果发现，有20份合同共涉及两家客户的销售单价匹配不一致。找出原纸质合同，无一例外，全部为ERP系统单价低于纸质合同，每单低于几十至上百元不等。正是由于这两家客户每单成交量都不大，20份合同的成交量之和也只处于中下水平，所以按重要性水平抽样时便很难抽到，从而被张姐钻了空子。那么为什么只涉及两家客户呢？原来在张姐还是销售专员的时候就已经和这两家客户维护了非同一般的关系……

至此，小秦终于松了口气。那么究竟是哪些原因导致的合同数据在ERP内被篡改但未被发现呢？小秦做了如下总结：

1、根本原因：合同审核员ERP权限设置不合理，同时具有修改、保存、审核等不相容权限；

2、销售专员只登记了每日合同成交清单，但未在自己的备查账上跟踪合同执行情况，完全依赖ERP系统跟踪收款和发货，导致单价被修改也未能察觉；

3、销售部例会、总结等数据也是直接取自ERP系统，无法发现数据差异；

4、财务收款以及开票全部基于ERP系统，未和纸质合同核对。

想了这么多，小秦认为，只要把源头即ERP权限设置合理，一切问题也就迎刃而解了。