采购合同审计的案例分享

今天咱们继续分享与采购有关的话题，给大家分享两个与采购合同管理有关的案例，希望大家在采购合同审计过程中能够有所启发和帮助。

案例一，港口堆存费的不合理扣除。

当时，我刚入职一间公司，当时审计对采购的监督管理，就是检查采购比价，对报价单进行确认，形成数据库；然后对采购合同进行检查，确认是否最终合同签订价格与询比价结果是否一致？合同中其他约定内容是否进行了履行？是否存在对公司不利的环节或影响等。

一次，在检查发票的时候，发现合同价和发票价是不一致的，合同中约定产品在港口堆存不超过40天还是多少天的时候，港口堆存费由供应商承担；但在检查发票时发现，发票价格与采购价格不一致，高出采购金额120万元。

根据以上情况，审计人员首先与采购部门进行了初步沟通，对于这个情况，采购人员尽然解释是原料存在采购难度大，对方涨价的结果，并未提供后续的报价资料；在此情况下，审计人员，将此批原料的到港时间和运输时间进行了数据收集和整理，确定运输时间在合同约定范围内，不存在发生港口堆存费的问题。于是审计人员第二次直接找了采购部门负责人进行沟通，当时安排负责这家供应商的人员与供应商进行了沟通，确认是在发票中开了堆存费，是因为对方财务开发票时，没有确认是否收取直接开具。

在原因搞清楚之后，对方公司在下一批次的价格上进行了处理，挽回了近120万元的损失。这就给审计人员一个提醒，到底哪些费用是应该承担的，诸如运输费、包装物、安装费用、损耗、堆存这些费用，是否约定严格的合同执行时间，在合同约定外是如何处理的？采取了那些措施，确保了公司利益不受损失和影响。

案例二，合同暂定价的执行与实际价差异较大的问题，供应商不予确认，造成损失。

首先，合同暂定价，在字面意义上看，也不是正式的合同价格，但是在法律意义上如何界定的，还需要专业人员解释。本次合同暂定价2800元每吨，当时为公司总经理直接与供应商签订的采购合同，明确价格根据市场价格进行调整，采购量10000吨，预付款2800万。

当时估计是看涨原料，所以签订了这样一个采购合同，随后，供应商也进行了发货，但是当年此种原料的价格均价最后降到了2000元左右，等于多预付了近800万元的货款，在后续采购人员如何沟通等等审计人员不得而知，反正最后该供应商全部根据2800元开具了发票，等于价格没有根据市场情况调整。

发生此事以后，总经理要求审计部门参与核对账务和后续处理，于是我和同事第一次进青，到了遥远的格尔木，同时，也吃到了截止目前最贵的小笼包子，2元一个，也感受了察尔汗盐湖的魅力和荒凉，也看到了昆仑山的冰雪和一尘不染的蓝天。在期初与该供应商电话沟通都十分畅通的情况下，到了地方以后，该供应商拒绝见面，到其任职的企业进行现场确认，人家早已辞职好久；于是，将往来账务进行了核对，本次合作尽然根本不在公司账面，就是此人拿着公司的幌子，自己做了一比生意后，直接辞职走人啦。

这事到此也就结束啦，本次合作虽然形成一定损失，起码原料到位啦，这就很好啦；但给业务人员和审计人员会留下一定的启发意义，包括如何确认原料供应商的情况？预付款项的风险？合同履行情况？如何通过法律来维护企业本身的权益，尤其是一些法律灰色地带，如何进行风险规避？公司法务人员在采购过程中起到什么样的作用等等。

以上两个案例，一个是成功的，一个是没有结果的。作为审计人员，确认事实真相；同时，考虑内控和风险管理，并提出相应的解决方案，这是内审工作的高级阶段。不仅需要内审人员积极学习内审理论，同时要进行透彻的业务研究，有效把握业务管理过程中的每个控制点，提炼自身的内审敏感度，形成有效的知识框架，对业务审计形成指导和帮助。