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​从业务端和系统端规范账务处理

Freecity / 2022-01-04
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    早前写过厂长和ERP系统双视角下成本核算的逻辑,也就是从业务端和系统端来理解成本核算。主要是让财务人员处理核算视角之外,还能有业务视角和系统视角看到成本核算,不能局限财务核算时间,让成本核算只是核算而已。

    本篇主要是从核算层面,来谈一下从业务端和系统端,如何规范业务端和系统端的数据,才能让核算(包括成本核算)更加精准。

    时下大家都在讨论未来账务处理被机器取代的话题,机器可以按照人设定的程式处理账务处理,但是机器也是处理各业务端传送过来的数据源。如果业务端数据源存在问题,机器也是在处理错误或不准确不完整的信息而已。当然现在企业数字化在大型企业推行,对于各业务端数据源可能会准确传递到财务机器端。

    但是对于中小企业来说,在相当一段时间内,账务处理还是必须把握业务端和ERP系统端,只有把两个环节数据规范好,账务处理才能规范。


    一:业务端存在问题

    在业务财务融合概念盛行的当下,我们都知道财务要把“手”伸到业务前端去,去规范业务,去获取准确、及时、完整的数据。

    规范业务的前提是发现业务存在的问题,我借用医生的“望闻问切”法,来说明如何发现业务问题。望也就是需要深入生产车间现场,采用“三现”(现场、现物、现实)对于业务进行了解;闻就是了解业务部门的声音,这声音包括听业务部门怎么说,参与业务部门相关会议,查看业务部门相关文件资料;问就是通过询问,调查问卷等方式了解业务;切就是综合了解的信息,然后结合业务财务融合进行判断分析。

    比如以下通过“望闻问切”,分析出涉及成本核算存在的问题,以及相关问题的分析。

    1比如以下通过“望闻问切”,分析出涉及成本核算存在的问题,以及相关问题的分析

    以上业务存在的问题,只是举例部分。财务人员需要主动去发现业务中存在的问题,而不是被动的或事后去发现问题。同时需要及时对业务存在的问题涉及对财务核算的影响提前进行规范。

     

    二:系统端存在问题

    当下ERP系统是账务处理的主要工具,使用ERP计算后,这些业务数据直接从生产订单、车间管理、库存存货、固定资产、薪资直接取数,那么业务部门在发生业务的时候出现的所有问题,都直接反应到成本。因此ERP下要保证核算的准确、及时、完整,我们需要做更多的检查的事项。

    因此一般财务人员都知道对ERP系统需要检查,包括但不限于以下检查事项:

    1)针对业务系统所出现的问题予以明细纪录,后续财务与其他部门协调沟通解决。

    2)日常利用系统检查其他业务模块操作,随时监督业务部门检查产成品入库的入库类别,是否是产成品入库、半成品入库、入库部门是否是正确,单据日期是否是正确;检查生产车间领用的材料出库单出库类别是否是生产领用。

    但是如果只是以上大概念的检查,很容易陷入纸上谈兵,无法落地。因此必须建立检查手册。

    数据录入过程中,经常会遇到无法取到数据,或取的得数据有误,使得成本检查出现很多逻辑错误的提示,及最终成本计算出现误差,形成这些问题的原因主要是数据录入成本表中,取数的对应条件出现了问题。

    2数据录入过程中,经常会遇到无法取到数据

    备注:各家系统使用不同,且问题不同,无法一一列举存在的问题。


    (一)了解一般问题的原因点


    1:从存货不能正确取出材料数据?

    可能原因主要有以下几个方面:

    (1)成本对象问题

    1)在定义产品属性中未刷新出此条实际成本对象

    2)领料单被错误对应到其它生产订单或项目

    3)领料单未参照生产订单或对应项目,被取到共用材料中

    (2)出库类别问题

    1)未输入出库类别

    2)输入出库类别,但出库类别不在成本管理选项中设置的出库类别范围之内

    3)输入出库类别正确,但把委外领料直接进入到共用材料中(材料成本重复)。

    (3)领料部门问题

    1)未输入领料部门

    2)输入领料部门,但领料部门不在成本中心范围之内

    3)输入领料部门在成本中心范围之内,但领料部门与实际成本对象部门不一致,被取到共用材料中

     

    2:从库存不能正确取出入库数量?

    可能原因主要有以下几个方面:

    (1)成本对象问题

    1)在定义产品属性中未刷新出此条实际成本对象

    2)产成品入库单被错误对应到其它生产订单或项目中

    3)产成品入库单未参照生产订单或对应项目

    (2)入库类别问题

    1)未输入入库类别

    2)输入了入库类别,但入库类别不在成本管理选项中设置的入库类别范围之内

    (3)领料部门问题

    1)未输入库部门

    2)输入了入库部门,但入库部门不在成本中心范围之内

    3)输入的入库部门在成本中心范围之内,但入库部门与实际成本对象部门不一致,不能取出入库数量。

     

    (二)了解数据处理的逻辑

    ERP系统下,我们不能只是会点击“下一步”的人,我们需要知道系统处理数据的一些逻辑。这样出现问题可以及时发现,并知道如何去规范,而且我们还可以在业务端数据进入系统端时,提前做好规范,保证数据准确。

    对于本月已全部完工的订单,务必进行订单关闭,否则会在下月可能会出现该订单既没有在产数量也没有完工数量,但有在产成本,因为在产品按倒挤法分配时订单在上月没关闭时在产成本是可能被倒挤出来的。因此:通过订单条件查询,对于本月已全部完工的订单,务必进行订单关闭;如果没有进行关闭的在下月初通过成本系统期初在产品成本调整进行成本调整;

     

    以下用两个例子说明数据逻辑对于成本核算的影响:

    例1:生产订单在生产时,一共领了100万的材料,但是,车间在生产这张生产订单的时候,只用了70万材料。而车间对材料进行退料动作时,没有把这30万的材料退回给这张生产订单,如此,ERP系统在考虑这张生产订单的成本时,就会把材料成本当作100万来考虑,而不是70万。退回仓库的30万材料,就会分摊到当月的所有产品上,会使其他的产品成本比实际的低。

    例2:订单SZ001领用材料A,在生产过程过程中直接被订单SZ002挪用了,结果订单SZ002没有领料就做产成品入库了。在成本计算时,就会报错。材料A有耗用无承担。  对于此类业务,可通过改制订单进行处理,在生产订单系统下达SZ002改制订单,并进行订单挪料操作,系统会实现相关成本从SZ001往SZ002订单的转移。

    以下用成本核算的全过程中,应该关注的系统数据要点:

    关于成本核算的检查,在ERP系统下,其实很多都是系统自动运行的。检查内容包括不仅限于这些内容:

    查完工总数量是否与库存入库总数量一致:

    查材料取数总金额是否与存货出库单总金额一致:

    查入库与领料材料数量是否不配套:

    查成本入库总金额是否与库存入库总金额一致:

    查是否有0或负材料单价:

    查是否有0或负入库单价:

    查投入与产出是否一致:


    除了系统设定的检查外,我们更需要关注成本核算整个过程中的,以下主要是对于ERP系统下成本核算关键点进行讨论。

    1)通过定义产品属性,在成本数据录入或采集前及时刷新基本成本对象和实际成本对象,以确保本期新出现的产品或订单能够纳入本期成本核算的范围:

    2)由于公共材料、直接人工、制造费用均是按产品权重系数分摊的,因此如果本期有新增的产品,需要对新增的产品本月及时进行公共材料、制造费用、直接人工的分配系数的定义,否则这些新增产品将不会被分摊到公共生产成本

    3)成本系统进行人工、制造费用数据录入;

    4)通过成本检查工具检查本月业务单据是否规范、有无;如果检查发现有错误单据,可根据提示对业务单据进行检查、调整;

    5)通过成本检查工具进行“材料领用核对”,以检查库存领料与成本采集数据是否一致;

    6)进行完工产品日报表的取数,通过成本检查工具进行“完工入库数量核对”,以检查完工日报表数据统计是否准确;

    7)生产成本计算完毕后,可通过成本检查工具中的数据“核对”,来检查本期每个成本中心的料工费投入与产出是否平衡;

    8)存货等各业务系统在本月结账前也务必及时生成对应的财务凭证,以保证业务、财务的一体化和数据的平衡。


    (三)结账前检查工作

    (1)首先财务部结账检查事项

    1、查询已完工未关闭生产订单,检查领料情况,处理完毕后进行任务关闭。以免出现订单关闭后由于某种原因打开后又忘记了关闭,影响成本的计算结果

    2、检查生产订单的部门字段是否与材料出库单、工艺路线上部门一致,不一致修改成与生产订单一致。

    3、检查材料出库单,是否存在无订单的生产领用归集到生产领用类型上,有的话请修改领用类型。

    4、月末按销售、采购、库存、存货、成本、应付、应收、固定资产总账依次结账。

    (2)各部业务检查事项

    篇幅所限,无法对每一个部门展开讨论,以下用生产部输入系统数据,应该关注的问题举例,其他各部门也需要制定相关检查清单,并实际执行。

    1)生产领料员凭计划部下发的生产指令号到物料部领料,在领料单上须注明所领物料的物料编码、物料名称,对应的产品规格名称、数量及计划部下以的生产指令号。涉及到退料时,在退料单上也须注明物料编码、物料名称,对应的产品规格名称、数量及计划部下达的生产指令号;必须严格按照实际发生的日期填写,生产部门、订单类型、工艺路线订单类别等必须填写完整无误。正常生产订单订单类型选择【标准】。在库产品返工返修业务,通过下达非标生产订单,订单类型选择【非标准】

    2)生产未用完的料在订单结束后应立即按对应的订单办理退库手续;

    3)涉及到材料不良或废品时,生产管理员须及时按领料时对应的生产订单号办理退库手续,由于未及时办理退库造成帐物不符时,生产管理员将承担相应的责任。

    4)已经关闭的生产订单不能随意打开。打开订单时,应向部门主管申请。才能给与权限打开。


    最后祝大家元旦快乐!

    愿您在人生舞台:拥有“白云飞去青山在,青山常在白云中”的心境!

    愿您在人生江湖:习得“独步天下,吾心自洁,无欲无求,如林中之象”的心法!

    左岸金戈

    作者
    • Freecity 浙江大学毕业,10年头部会所工作经验,MBA,注册会计师,税务师,CFA一级,中级会计师。 微信公众号名称:行走的审计汪
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