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年末账款催收三步曲

大鹏 / 2020-12-13
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  • 年末结账
  • 应收账款
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    本期大鹏说说年末账款催收那些事。

    【前言】临近年末,许多公司的销售部门都在抓紧最后的时间进行“冲销”,确认销售收入固然重要,但面对越来越大的应收账款余额,许多销售人员却视而不见,为公司的经营管理埋下了潜在的风险。本期大鹏说说年末账款催收那些事。

    年末账款催收三步曲

    先说两个故事。

    故事一:大鹏的一位在民营企业工作会计朋友老A,最近碰到了一件烦心事。老A是今年年初才跳槽到该企业工作的,担任财务总监一职。临近年末,老A组织公司的会计人员清理债权债务,在对应收账款梳理的过程中,发现有一家客户欠款近20万元,已有近三年时间,一直没有偿还,而先前负责该客户的销售人员早已离职,离职前却没有进行任何工作交接,导致该笔应收账款一直在账上“趴”了近三年,却无人过问。老A通过网络搜索查询发现,这家企业已在2020年七月办理了工商注销手续(估计受疫情影响无法经营)。老A向公司老总汇报了情况,老总大怒,欲打电话向先前已离职的销售人员讨个说法,电话里却传来“你拨打的电话是空号”的提示音。

    故事二:在一家国有企业工作的会计朋友小Z,从事应收会计岗位工作,主要负责销售结算和对账等工作。临近年末,所在集团公司下发的年终财务决算通知中明确要求“加强应收账款的催收,对于确实无法收回的应收账款,需按审批流程进行坏账核销处理,其中,单笔10万元以下的,由领导班子审批决定,报集团公司备案,单笔10万元以上的,需报集团公司审批后办理”。2020年受疫情影响,与小Z公司合作的几个客户因资金链断裂,无法持续经营而选择了破产清算,虽然这几个客户欠小Z公司的账款金额不大(单笔在数千元至数万元之间),但小Z这阵子还是在加班整理需要进行坏账核销的相关资料,准备报公司领导班子会审批。

    其实,判断一个销售人员是否是优秀的标准,不仅看他的销售能力,即能否把公司的产品或服务销售出去,为公司承揽诸多订单,而且还要看他的回款能力,即能否及时地从客户那里把销售款或服务费收回来。所以,“只会卖产品(服务)的销售不一定是好销售,能卖出产品(服务)并及时回款的销售才是好销售”这句话,是有一定道理的。临近年末,大多数公司都准备给员工发年终奖,这需要大笔资金,召开年会采购过年过节物品,也是不小的开支,如何抓紧年末的时机催收账款,是许多公司面临的共性问题。

     

    年末如何进行应收账款的催讨?大鹏认为,可以走好“三步”曲。

    第一步,核对清楚债权。要想催收账款,必须首先做到心中有数,即清楚地知道这些与债权相关的数据:客户总共欠我司多少款?每笔账款发生的时间?每笔账款对应的账期?哪些账款已超期,超期了多长时间,超期了多少金额?……虽然催讨账款并非会计人员的责任,但会计人员有义务将这些数据翔实地告诉销售人员,协助销售人员催款。一般说来,会计人员至少一年要发一次对账函(平时可以采取电话或邮件的方式对账),与客户核对清楚相关债权。

    第二步,采取各种措施。一般先礼后兵,首先可以通过电话、邮件或上门拜访等方式与对方沟通,尽可能通过双方友好协商达成一致意见,如果遇到恶意拖欠或者已破产清算的客户,则可以采取由律师发函、起诉等方式,主张和保全相关债权。可以“动之以情”诉说自己公司的资金困难以博得对方的同情和理解,也可“晓之以理”以合同或协议约定为由提醒对方严格履约否则可能发生断货(停止服务)的风险。对于拖欠金额大、拖欠时间长的应收账款,必须高度重视,想尽一切办法催讨,必要时可以对拖欠的账款打折回收,尽快“落袋为安”。当然,在采取各种措施催收账款的过程中,一定要遵循“成本效益”原则,既不能为了催款不顾长远利益而失去已有的客户,也不能无原则地迁就客户而发生呆账坏账的风险。咱们会计人员需要做的工作是收集和整理相关资料,如发票、对账函等,全力配合销售人员催款。

    第三步,调整相关账务。如果能顺利把欠款催收回来,正常进行应收账款的核销处理,如果有确切证据表明该笔应收账款很可能无法收回,则需按照规定经过报批后进行坏账处理。当然,在作为坏账处理之前,需要明确责任,如果需由销售人员等相关人员赔付的,则扣减赔付款后再确认相关的坏账损失。需要提醒的是,即使作为坏账进行了账务处理,也要进行“账销案存”的备查登记(有可能已确认的坏账后续又收回来了)。

     

    最后,提醒咱们会计人员,确认坏账时,需要根据不同情况提供相关证明资料,才能获得税务部门的认可从而允许在企业所得税汇算清缴时予以税前扣除:一是欠款方破产清算,需有人民法院的破产、清算公告;二是诉讼案件,需有人民法院的判决书或仲裁机构的仲裁书;三是欠款方停止营业,需有工商部门注销、吊销营业执照证明;四是欠款人死亡或失踪,需有公安机关等对欠款人个人的死亡或失踪证明;五是债务重组,需有债务重组协议及债务人重组收益纳税情况说明;六是自然灾害或战争等不可抗力因素影响,需有欠款方受灾情况说明以及收款方放弃债权的申明。

    年末回款正当时,走好催收“三步曲”。

    作者
    • 大鹏 大鹏,财税讲师,一个具有多年世界500强央企、民企和国企财务管理和内审工作经验的老会计,将与你一起分享财税知识、案例、故事……
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