必读|解决会计电子凭证打印报销的困惑[导图]

2020年3月23日，财政部联合国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号）。《通知》首次明确了会计电子凭证打印件使用的要求。但是，如何落实这一要求，确实让会计人员很苦恼了，下面就抛出二个小妙招，欢迎大家一起来探讨。

财会〔2020〕6 号导图

结合导图，对于具备直接使用电子件进行处理已经十分明确，在此不做讨论。关键是对于使用打印件进行报销入账的要求，在《通知》没有发布前，现行很多单位的电子会计凭证来自于银行的电子回单、一些增值税普通发票等，一般做法就是将这些电子凭证打印后进行报销入账。按照《通知》要求必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。如何实现这个要求？

1 独立存储

企业把下载的电子会计凭证放到企业共享服务器的指定共享文件夹中，按年按月按照对应的会计处理凭证号进行编号存储。每年底可以刻录一次光盘进行归档存储。该方式适应于电子会计凭证业务量不是很大的企业，优点是投入成本不高，实现比较容易。为了省事，企业可以直接租用云服务，进行存储。老徐相信很快就会有云商家推出专门的电子会计凭证存储服务。更有可能专业的商家还会推出专门的企业电子会计凭证存储服务系统，能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，所以，企业无须担心，没有一个春天不会来临。

2 协同存储

协同存储方式，是指企业利用流程审批系统在提交报销业务时候，一并在附件中提交电子会计凭证作为附件。这样就可以实现电子会计凭证与业务数据的协同存储，也便于对电子会计凭证的查询、归档等管理。企业借助现有系统进行应用，无需投入。缺点是没有上线这样系统的单位就要花大把的银子进行投入，此外对于网上银行的电子回单财务人员就得自己进行处理了。

红头文件

财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

财会〔2020〕6 号

党中央有关部门财务部门、档案部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团财政局、档案局，国务院各部委财务部门、档案部门，财政部各地监管局，有关人民团体财务部门、档案部门，中央企业财务部门、档案部门：

为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：

一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求。

四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。

七、本通知由财政部、国家档案局负责解释，并自发布之日起施行。

财政部  国家档案局

2020年3月23日