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六招做出满意的PPT课件

李欣 / 2017-05-17
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    一个好的PPT课件,能给培训增色不少。要想做到PPT课件在内容、设计、演示、氛围等方面的融合,是一件很不容易的事情。

    一个好的PPT课件,能给培训增色不少。要想做到PPT课件在内容、设计、演示、氛围等方面的融合,是一件很不容易的事情。凡人多年来,经过很多次的摔打,也积累了一些微末的经验和心得,整理成六个招式,与君分享,以求抛砖引玉。

    第一招:熟悉PPT的基本操作

    做好PPT,首要的是要知道PPT是什么,不仅要熟悉PPT课件演示的基本操作,还要知道在什么情况下使用这些技巧。不会PPT演示技巧,再好的设计也是白搭,这是PPT课件中最基本的设计。PPT的演示技巧中,最常用共有五个动作:运行PPT、黑白屏、批注、擦除、快速定位。

    运行PPT。运行很简单,可以通过MS office或是WPS,打开PPT文档,在菜单栏上选择“从头开始运行”或是“从当前页开始运行”,或是使用键盘快捷键“F5”从头运行,或是“SHIFT+F5”组合键功能从当前选定页开始运行。演示PPT文件一定要进入运行状态,这不仅是对自己的认可,更是对听者的尊重。

    黑白屏。黑白屏操作简单也不简单,使用快捷键“W”即进入白屏,使用快捷键“B”即进入黑屏,退出黑白屏只需要轻点鼠标、轻按键盘或是电子教鞭上的任意按钮。黑白屏的技巧,重要的不是怎么实现,而是在什么时候使用,一般来说,需要转移听众的注意力,让大家的注意力集中到培训师身上的时候,才需要使用这个。这种技术多是用在演讲、报告上,给人以超越视觉的刺激。

    批注。在PPT运行状态下,在键盘上同时按下“CTRL”+“P”两个键的时候,屏幕上的鼠标形状就会成为笔状,这个时候就可以在当前页面写写画画,做些批注。这些批注只是为了本次运行使用的,也可以为听众提供一个更加高效的记忆索引模式。退出批注很简单,只要点击任何一个键就OK了。

    擦除批注。这是批注的一项反操作。对于批注,如果不及时擦除,批注的内容就会被保存下来,因此需要在保存前擦除不必要的备注信息,只留下自己需要的那部分,当然也可以选择“不保存”来放弃批注的保存。

    快速定位。快速定位在PPT演示中很常用,常常根据时间和环境的需要,培训师会动态调整课程进度,这就需要对PPT进行快速的定位。我的定位操作很简单:先用“shift”+“TAB”键进行快速查看,选中需要定位的页面,然后“从当前页开始运行”,就可以了。

    第二招:规划你的PPT内容

    技术永远是为内容服务的,只有环境、技术、内容三者合而为一,就是一堂成功的课程。在开始设计规划你的PPT课件时,必须从一开始就要理解并克服两个问题。一是PPT既不等于讲稿也不等于提纲。一个成功的PPT一定是肉容丰富、形式恰当的,一般来说要注意做到:“重要事情重点说,千万不要怕字多”、“简单内容提纲化,再少也不强加字”。二是PPT的框架设计和引导教学。好的PPT课件能够引导讲课,帮助堂上堂下充分沟通。这就需要特别注意在PPT课件设计框架上精心布局,一般来说,PPT的框架大概由:封面页、介绍页、大纲页、标题页、内容页、总结页等部分构成。每一个页面都很重要。讲课时需要通过PPT的引导进行开场沟通,通过设定总体大纲、内容方式、时间长短等情况进行必要的演示沟通,尤其是一些特殊的事项交待,比如说不下课连续讲,有想法的同学可以离开等等,建立师生之间的基本信任。

    第三招:简约你的PPT风格

    好的PPT风格都是因事而异、因题而异的。对于PPT培训课件来说,时尚简洁统一应该成为最主流的风格。一是样式要时尚。从现在起开始扔掉4:3的PPT大小样式,选择使用16:9的大小,这是一种时尚,连IBM都能放弃THINKPAD的传统的4:3屏幕、增加指控板,现在人们都已经看惯了16:9的显示模式(电视、电脑、电影都是这样的屏显),我们有什么样的理由不去改变。更何况从显示上看,16:9的大小能很好地适应各种投影设备,而4:3大小的PPT在16:9的投影前、电子屏前就很不够看了。二是风格要简约。要求使用尽可能少的颜色、字体和动画效果,字多让人烦,图多让眼晕,简单来说,就是越简约越耐看,印象越深刻。

    第四招:处理你的PPT图文

    PPT课件对于培训师来说,是一种高效的辅助教学工具,需要在不同的环境里运行。我们会经常发现,自己带的PPT文档无法打开运行、或是图片无法正常显示、或是字体发生重大的变化,这些都是因为环境的不同所造成的。一般来说,应对这种问题有三种方式,一是尽可能使用自己的电脑,无论是文件查找、操作习惯还是机器性能,自己的电脑无疑是最熟悉的,对于一个兼职的培训师来说,更有一种心理上的安全感。二是准备多种格式的PPT演示文档,一般要准备三种,PPTX、PPT和PDF三种格式,总有一壶提得开。三是提前处理好图文显示,一些PPT课件中,要求图片不可以变形,这种情况下,需要按照预留图片显示的大小空间,提前做好图片的编辑,插入图片即可。对于文字显示要求不可以变形的,也可以将文字显示效果截成图片,插入到PPT中。这样一来,无论环境怎么变化,文字的格式、字体都不会发生变化。

    第五招:强调你的PPT重点

    好的PPT课件,一定是一页只说明一个观点,信息量要适用,要素要一致,确实重要的内容比较多又必须显示的,可以采用分页显示的方式,多显式几页。禁忌在一个页面上重叠大量的内容,用动画的形式分步显示,PPT演示时,只要前后页面风格一致,在没有切换页面动画的情况下,人眼是看不出换页的。另外对于重要的内容,一是要反复强调,数字、关键词、短句这些,要做到重要的事情说三遍。

    第六招:规划你的PPT元素

    到这个时候,才开始考虑PPT的元素特征,PPT的元素包括:图、表、数、字、色、标题、动画七个方面,我们逐一讨论。

    一是图。图片素材是一个积累的过程。在页面中添加图片是一件很细致的事情,不是在PPT中随意插入美图就行的。图片和文字、内容要相得益彰,要在理解文字的基础上配图,图片一定要和文字、内容相关。一般情况下,一张页面只使用一张图片,对应一行关键字。如果实在找不到相关的图片怎么办?凡人告诉你,宁缺勿滥。

    二是表。表格是数据的格式化显示方式,但是表格在PPT中使用时,需要特别注意不能过细、过大,不是说把巨量的数据提供出来就能说明问题,相反,细小的数据极易给人带来压迫感,不仅说明不了问题,反而会带来负面的作用。表格的使用一定要简字当头,以清晰明了、一目了然为主。另外,能使用分析图的方式,尽可能选择图示方式,增强直观认知。

    三是数。PPT页面中的数字忌多、细、杂,显示数据一定要注意格式化显示,即便不使用表格,也要使得相关的数据用一种整齐的方式显示出来。对于文字中的数据,如果不需要强调的,一般按照文字的方式处理。

    四是字。和信息量相关。信息量越大字越小,能够被记住的就越少。没有人会抱怨字大,只会抱怨字小。把一页密密麻麻地排满小字,这种压迫感非常强烈。另外字体的编排也是关键,一个PPT文稿,要尽可能少地使用不同字体,一般情况下不要超过3种,尽可能少地使用不同的文字配色,一般情况下也不要超过3种,在同一个页面中更是如此,同时还要尽可能少的错字。总的来说,能用图、不用表,能用表、不用数,能用数、不用字。

    五是色。PPT的颜色搭配是很讲究互补的,通常会使用“白+黑”、“黑+白”、“灰+白”、“蓝+白”等配色方案,其实现在有更简单的方式来配色,直接使用模板的配色方式就行了。如果说实在不喜欢模板的配色方式怎么办?那也好办,直接换个模板就是。

    六是标题。PPT设计,标题是关键,好的标题即便是设计不好,也能引来围观。所以我们要做一个不是标题党的标题党,抓眼球、捅窗户纸。精妙的标题能够集中人的注意力,提高整个课堂的效果。对于主标不能说明问题的时候,可以使用附标题,把内容、事项提纲挈领地说清楚。

    七是动画。动画不宜多,过多的动画既容易视觉疲劳,又不便于课堂上的临机调整,如果需要跳过一页动画设定较多的页面,需要狂点页面不说,还需要一定的时间,这段时间上的空白,不仅会打破授课的节奏,更会分散听众的注意力,还会给自己带来很大的负面情绪。如果出现已经设定了大量动画,既要跳过去,又要显示最终效果的,我们可以先快速定位到后一页,然后回退一次就可以显示动画完成后的最终结果。

    李欣

    作者
    • 李欣 凡人说税,税与凡人。就职于安徽省安庆市地税局,从税23载,从未停止脚步。
      微信公众号:凡人小站 fanrenxiaozhan
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