内控百问百答(12):如何构建流程体系?

背景说明：

为了便于工作的开展，内控建设项目一般都按职能或流程分工，项目组成员是“铁路警察，各管一段”。最终的内控手册在落实实施中，就会遇到很多操作的问题无法解决。需要如何才能构建一个能有效落地的流程体系呢？

我的建议：

初做内控的人，肯定会依据应用指引来构建流程体系。但是，应用指引本身也是按照模块写的，不同模块之间的链接也着墨不多。比如销售指引中谈到销售计划问题，但没有谈如何与销售预算衔接。这就导致很多人在内控建设中围绕到底是先做销售计划还是先做销售预算傻傻分不清。

如何才能构建一个具有可操作性的流程体系呢？我把构建流程体系的方法总结为四句话：由上而下，纵横交错，分分合合，不忘初心。

1、由上而下

接触一个企业后，首先要做就是知道企业所处行业的整体价值链，以及企业在其中所处的位置和竞争地位。并由此梳理出企业内部的价值链（流程体系）。下图是APQC发布的跨行业通用流程体系，可以作为一种参考。

图：APQC的通用流程体系

很多做内控建设的人，做完项目后都说不清楚客户到底是干什么的，业务模式是如何的。那怎么可能设计出一套有效的内控？

2、纵横交错

有了宏观的认识之后，下一步就是着手细化流程体系。这时首先要突破“盲人摸象”的困局。我们的很多专业知识是按职能架构的，但在企业实务中，很多工作却是交叉进行的。因此，在构建流程体系过程中，要特别注意职能交叉点是否有遗漏或重叠，从而导致流程边界不清。

比如，采购管理流程可以大致分为采购计划，采购预算，采购执行申请，采购合同审批，采购验收，采购入库，应付款管理等几个环节。而从合同管理角度看，采购合同管理又可以大致分为合同准备、合同签订、合同履行和合同履行后管理等环节。

可以看到，这其中的一些环节是交叉进行的，这就要求在构建流程体系时，需要明确这些环节分别以哪个流程为主线，在其他流程中则是引用。如此即可以保持流程体系的完整性和一致性，又不会让制度文件过于冗长繁杂。具体操作时，可以通过画简易的流程图，把纵横交错的关系梳理出来。

3、分分合合

另外一种情况就是要考虑一项业务可能涉及几个不同的项目，同一套流程是否能够有效覆盖。比如，收入按照产品或销售渠道不同，虽然其大的流程环节可能是一致的，但流程细节有可能千差万别。再比如，合同管理流程的环节都是一样的，但是在管理采购合同、销售合同及投融资合同时，其流程细节又可能不同（如涉及部门不同，审批权限不同）；甚至就采购合同而言，原材料采购合同、固定资产采购合同的管理也可能不同。

因此，在规划这类流程时，可以通过一个矩阵表来解决问题，横向为流程环节，纵向为该流程覆盖的项目。通过矩阵表来考虑，哪些环节可以合并处理，哪些环节需要分拆处理，同时，结合与其他流程的纵横关系，可以将需要分拆的环节，纳入到其他主流程中去。

4、不忘初心

我在《原创｜内控百问百答（10）：管理本质对内控意味着什么？》一文中提到过，在y=f(x)这道管理方程式中，目标第一，流程第二。因此，在初步梳理完流程体系后，可以将企业的绩效指标体系与流程做一次勾稽，从中检视：是否有相关绩效指标是没有流程对应的？是否有相关流程是没有绩效指标对应的？对于前者，应当考虑是否需要增加相应流程。对于后者，则需要考虑这些流程存在的必要性。如果确实需要，也可不作为内控建设的重点环节来对待（符合内控建设的重要性原则）。

如能按照上述四句话去思考如何构建流程体系，其成果必然是贴合企业实际需求的。