内控百问百答(5):如何做好访谈前准备工作?

背景说明：

相信很多刚入行的初级顾问会有这样的经历：被分配了一些任务，然后被要求自己去准备访谈，有时候现场主管会提供一份访谈提纲，有时候甚至要自己准备访谈提纲。这个时候初级顾问往往直接就蒙圈了，从接到任务到正式访谈时，一直处于惴惴不安的状态？那么，访谈前该如何做好准备呢？

我的建议：

如果你还不知道要问什么问题，请不要急着访谈！不然会以牺牲项目质量和你的职业形象为代价。在我看来访谈前至少要做好三项准备工作，最后形成高质量的访谈提纲。

一、了解客户业务

访谈之前，先要对客户的业务有所了解，这样才能有的放矢。要熟悉客户的业务有很多方法。鉴于准备阶段时间也通常比较紧凑，我推荐使用如下几个常用的高效方式。

1、高管沟通

与企业的主要负责人进行一次沟通，了解企业的基本情况，同时，也可以了解企业管理层对项目的具体要求和成果期待。

如果时间有限，可以只了解高管对项目的期待。对企业的基本情况了解可以则可以由内控项目负责人来完成。

2、制度审阅

在项目计划初期，就向客户提供一份资料清单，取得现有制度流程文本等文件。在访谈准备阶段就进行制度审阅，了解相关的管理活动是怎么开展的。

为提高工作效率，可以在审阅制度的同时，就做好批注工作，便于后续整理出具制度审阅意见。

对于一些需要进一步澄清和了解的事项，则可以抄录在笔记本上，供访谈时进一步落实。

3、审计报告审阅

企业的内部审计报告和外部审计报告（管理建议书）是非常有效的信息来源。访谈准备阶段需要仔细审阅这些报告，并将其中提到的问题，作为后续访谈的重点内容。

二、熟悉访谈内容

一般在内控项目上，每个项目成员都会被分配一些模块。如果被分配到了以前没有接触过的模块，则需要马上去补补基础知识，对该领域的常见问题要心中有数。

原则上来说，学习基础知识是平时就要做的事（参见：原创｜内控百问百答（2）：如何建立内控知识体系？）。如果平时没积累，千万不要忘了：临阵磨枪，不快也光！

三、准备访谈提纲

实务中很多顾问人员拿着模板的访谈提纲就去访谈了，这是很危险的。一方面，由于提纲不是你自己写的，问题的先后逻辑可能都没弄明白，访谈时就会颠三倒四，没有清晰的思路；另一方面，由于不是你自己写的，提纲中的很多词汇你可能并不完全清楚其内涵和外延，访谈中如果你被要求澄清这些词汇的概念，可能就会断（leng）片（chang）。

所以我非常强调：自己准备访谈提纲！！！

还有一点非常重要：要根据访谈对象，准备访谈提纲。如果访谈对象是高层，则访谈内容要相对宏观些，不要问具体操作流程细节。一来对方不感兴趣；二来对方也可能不熟悉操作细节。反之亦然，和下面的业务员访谈时要淡化宏观管理内容。此所谓“到什么山上唱什么歌”是也！

如果访谈对象既有高层又有操作层员工怎么办？按照我的经验，这个时候先访谈宏观层面内容即可，细节部分可以放到最后或另行安排操作层员工的访谈。

带着如此准备的访谈提纲，你可以信心满满地跨入访谈会议室了！！！

如何做访谈？访谈中如何提问？访谈结束后需要做哪些工作？更多关于访谈的经验请关注后续文章。