工时表与专业人员的可雇佣能力

当一名员工从普华永道辞职离开时，他发出的一个最常见的感叹是：终于不用填工时表了（Timesheet）。这张让普华永道员工发出如此感叹的工时表是什么？

一、重新认识工时表的作用

工时表是普华永道员工记录在每个项目上的工作时间和其他安排的基本表格。无论哪个级别，从实习生到合伙人，我们都需要使用工时表来记录自己的工作情况。每半个月，我们会要求员工上报这段时间自己在各个项目上投入时间的记录。我们管理时间的跨度以半个月为一个时间区间，通常以1个小时为计量单位，最小以1/4小时为计量单位。用工时表记录工作时间的方法，在会计师事务所中被广泛应用。

除了会计师事务所以外，利用工时表进行时间管理的做法也常见于包括建筑设计事务所、律师事务所在内的其他专业服务机构。我有一家银行客户在了解普华永道的时间管理体系后，设计了一套类似的时间管理模式。他们将其称为“支行行长工作日志”。平时，支行行长必须填写每天做了些什么，包括与客户吃饭等，这样做是为了使银行加强对支行行长行为的管理和约束。

工时表从字面意义上看，感觉更多是为公司成本核算准备的。但实际上，它记录了我们的工作经验。在当今社会，将工作经验的组合与学校经历和专业资质相比，雇佣者将更加看重工作经验的组合，从学校取得的知识越来越需要更新。记录工时，并做好工时表，是展现我们工作经验的有效办法。如果将工时表、员工的项目信息以及项目负责人对员工的评价进行综合考虑，一名员工在普华永道各个工作阶段的时间安排和提升过程就能完整地呈现出来了。可以说，工时表如员工的考核评价表格一样，是给员工工作经历的一份最好的证明书和推荐信。

在升任合伙人之前，我有一个习惯，那就是将填写过的工时表全部复印并留存下来。我觉得这是我工作经历的最好记录。我服务过很多客户，比如升任经理前服务过的客户包括东方海外（OOCL）、太古资源（SwireReurses）、GE、美国化学银行（Chemical Bank）等。我也参与过不同性质的工作项目，所提供的服务内容很不同，承担过很多具有独特内容和责任的工作。比如，升合伙人之前，我被借调到法国巴黎银行（BNP）下属的一家子公司做过临时财务总监。另外，我还做过尽职调查、管理咨询服务等。最让我意外的是，我做过一次“卧底”，那就是去了解一位讲普通话的董事在一个特定的场合是否讲了真话。而这些工作都会被记录在工时表上。

1994年至1998年，我在Chemical和Chase两家客户总共工作了接近7500个小时。当合并后的Chase Manhattan的区域财务总监邀请我去他那边工作的时候，我十分自信地告诉他，如果招聘我的话，他得到的将不仅是普华永道培养的专业会计师，而是一名在Chemical/Chase Bank已经工作了5年的“老员工”。因为，这么多在客户工作的审计小时已经让我充分了解了Chemical/Chase Bank的企业文化、组织架构和业务流程。在Chemical/Chase Bank，我已经有了许多老朋友，他们对我的工作方式和工作态度也不陌生。这是我最成功的一次求职面试，因为我的工作经历给了我自信。

在信息化/大数据时代，未来全职的员工会越来越少，很多人都会是自由职业者。自由职业者如果有一个好的习惯，做好工时表，保持并更新工作日志，那么可雇佣能力这一卖点就有了落地之处。

二、要重视利用“不可计费时间”

一般而言，工时表记录的时间可以划分为“可计费时间”和“不可计费时间”。前者是可以向客户收取费用的工作时间，属于营业收入的生产时间，是员工绩效考核的硬指标。虽然，后者是不可计费时间，但同样非常重要，我们要与对待“可计费时间”一样，重视“不可计费时间”。在这里，我向大家介绍两种类型的不可计费时间，即行政管理/内部支持时间和业务开发时间。

行政管理和内部支持时间包括员工花在招聘上的时间，协助公司办活动（比如公司运动会等）的时间等。如果一名员工在一年中花在这方面的时间连一个小时都没有，我们会问为什么。这有可能会影响到这位员工的“内部声誉”。

业务开发时间虽然属于非计费时间，但对公司的作用很大。花费的时间不仅仅是为了找关系，更重要的是理解客户的业务需求。2002年，我几乎一整年花费在中国银行的业务开发上，主要是去沟通理解中国银行下一步改革要从哪里着手，理解客户面对的困难。有了这些深刻的时间投入，才有后来开发出来的“银行改革路线图”。所以，我们要重视业务开发时间，业务开发能力对成长为管理人员是十分重要的。

三、减少和避免“闲置时间”

当一名员工没有项目可做、没有假期可休又不用参加培训时，他在工作安排系统中就处于闲置的状态。当他确实无事可做时，他的工时表上记录的科目就是“闲置时间”（Idle time）。我们要求员工合理利用好闲置时间。比如，他们可以从E-Learning系统中选择感兴趣的课程进行学习，补充各方面的知识和能力；或者在各个工作组内安排由高级别员工组织分享沙龙，分享项目经验和业务知识，这种分享形式对公司的新员工的成长非常有益。我们是一家知识型企业，所以一旦有闲置时间，每一位员工都应主动地从提高自身知识摄入着手，以减少闲置的时间。

在普华永道，青年员工在不同项目上互相磨合后，通常会自然形成一个圈子，与自己喜欢和喜欢自己的人一起工作（you work with the people you like）。经理在预定员工上项目时，会自然地把他喜欢的员工预定上。如果一名员工常常没有项目可上，有许多闲置时间的话，那就说明没有经理愿意带他。这将是一个危险的信号，说明普华永道的岗位或许并不适合他。

作为合伙人，我最担心的当然是员工有大量的闲置时间，这说明我们的工作是不够的。当我走进办公室，看到许多员工没有在为客户工作时，我的心情会变得沉重。这么多优秀的大学毕业生，经过普华永道的培养，有丰富的专业知识，然而他们没有工作做，没有机会为国家经济发展做贡献，让这些人力资源白白浪费是多么的可惜。这时候，我会将压力变成动力，积极鼓励我们的合伙人去跑客户、争项目。

在普华永道，员工虽然每天必须记录和报告自己的工作时间，但上班不需要打卡。因为我们是专业人员，出售的是专业服务的时间，诚实记录工作时间是我们核算成本以及向客户计费的前提，更是我们专业精神的具体体现。我们不需要用打卡这种方式来监督管理员工。曾经有几家客户要求我们的员工打卡，对此我给予坚决反对。我们信任普华永道的每位员工，并实行灵活/弹性的工作制度，我们的员工会管理好自己的工作时间，回报客户对我们的信任。