分仓管理在物资管理中的应用

通过划分仓位（以下简称分仓）实现对物资的分类管理，在企业物资实务管理中较为常见。作为一种精细化管理方式，分仓管理不仅有利于推动物资账实一致，更有助于提升企业物资管理的效能。结合某电信企业物资分仓管理的成功实践，笔者对分仓管理的具体应用提出若干建议。

一、某电信企业物资分仓管理介绍

某电信企业物资管理设置三级仓位，每级仓位中按照管理范围的不同又划分为不同的仓点，涵盖企业所有的物资。第一级设总仓，为系统虚拟仓位，归口企业各类物资的到货及入库，物资到货后必须先进入总仓，然后再根据用途将物资调拨到相应的二级仓位，到货物资不得绕过总仓直接进入二级仓位。第二级仓位根据管理范围设营销用品仓、管理用品仓、工程物资仓等三个仓点，分别用于市场营销类、内部管理类、工程项目类物资的管理。该仓位既设置系统虚拟仓位，又对应物理实体仓位，由企业库存管理部门负责仓位管理。各类物资用途发生变化时，比如根据管理需要将部分市场营销物资调整为内部管理用时，须通过总仓进行直线调拨，不得在二级仓位之间相互调整。第三级仓位是根据渠道特点对营销用品仓进行二次细分，设自有渠道、社会渠道、虚拟渠道三类仓点，分别对应营销用品的零售、代办和批发业务。自有渠道、社会渠道既设置系统虚拟仓位，又对应物理实体仓位，由业务部门负责进行仓位管理；虚拟渠道为业务中转使用，按照实际发生的业务办理虚拟出入库，期末余额保持为零。自有渠道、社会渠道设置安全库存，根据业务需要对接业务用品仓，办理营销用品的申领、退回。自有渠道、社会渠道设置实行开放式管理，企业根据业务规模和业务模式的调整，对相关仓位进行新增、调整、关闭等管理。

通过以上分仓管理，该电信企业将所有物资按照使用用途划入不同的仓位，确保物资在不同流转环节实现实物流与信息流一致，达到账实一致的管理要求；不同仓位下嫁接不同的申领、出库流程，既能把控风险，又提高物资管理效率；仓位下的表单、审批还为企业账务处理提供充分的入账依据，提高会计信息质量。

二、分仓管理的启示及应用分析

分仓管理的应用虽然依托于企业的具体管理环境，但通过借鉴上述电信企业的管理实践，仍可以为企业物资分类、分仓管理顶层设计提供如下参考：

1、制定清晰的分仓规则。区分类型是企业物资管理的基础，而规则的确定是分仓管理实施效果好坏的关键。企业在制定物资管理的分仓规则时，需要对物资流转的全流程进行穿越，结合存量物资的管理现状及后续可能出现的例外情况，梳理物资管理的分仓标准、分仓层次和关键节点，结合企业实际需要选择按物资用途、物资类型、物资金额、管理频次等不同标准作为分仓依据，不同类型的物资实行差异化管理，设置不同级别的仓位、仓点进行区别。物资分仓标准制定时，要留意标准的边界是否清晰，不能出现交叉或重叠的情况。

2、提供充分的系统支撑。信息化系统是将企业物资分仓管理规则固化的重要工具。物资分仓规则明确后，有条件的企业可以改造或者开发物资管理系统，将仓位、仓点内置于信息化系统的各个节点，通过物资的申请、审批、配送、接收及后续账务处理进行联通，并支持物资状态的在线实时查询，实现不同仓位、仓点物资管理的实物流、信息流、价值流的同步。根据管理效率和管理成本的不同，企业还可以研究是设置系统虚拟仓位还是物理实体仓位，虚拟仓位下是设置中转仓位还是职能仓位等等。

3、明确适配的流程审批。物资审批流程的作用在企业物资分仓管理中不容小觑，也是企业物资内部控制设计中应考虑的重点。实务中，企业可以结合自身管理需要，根据物资和仓位的特点、业务性质、金额大小、申请部门等的不同设置不同的审批流程，对于金额较大、性质敏感（如用于对外公关赠送）的物资申领，应设置较为严格的申领流程，以规范相关操作，厘清仓位下的管理责任。

4、嵌入标准化数据表单。数据表单是企业物资分仓管理过程和结果的载体，是物资收发存状态的重要依据。企业可以根据不同类型的物资仓位特点，编写、制定标准化的数据表单，将物资的关键信息（如物资编码、名称、规格、数量、单价、金额等）、收发存状态、审批过程嵌入信息化系统，为企业账务处理提供充分的入账依据，提高会计信息质量，规避外部检查风险。

(中国会计报 2016-03-25  08版)