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财务人员该如何提高自己的汇报能力

指尖上的会计 / 2022-08-24
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    首先说明,这篇文章是为财务人员写的,但其观点非财务人员也可参阅。

    工作中汇报是少不了的,汇报这事一般是指下级对上级说明情况。许多财务人员语言表达能力本来就不强,现在还要求他在上级面前陈词,心中难免恐慌,更觉得汇报是件艰难之事。既觉得难,又必须做,于是一些财务人员用力过度,先是做漫无边际的准备,浪费大量时间不说,汇报时又因铺垫过长,又会给领导留下抓不住重点、讲不清原委的印象。

    我听国内某500强企业的高管讲过他们公司的年终汇报。各业务板块的负责人按顺序给董事长陈述一年工作总结与来年工作展望,董事长军人出身,雷厉风行,限定每位高管的汇报时间为10分钟,到点了不管是否讲完都必须下台。

    年终汇报无疑是重要的汇报,它甚至会影响到各高管的绩效考核。为了准备好这次汇报,每位高管都会悉心演练。高管们先是准备PPT汇报材料,材料由厚到薄、不断浓缩,PPT从30页压缩为10页,再从10页压缩为5页,然后准备演讲词,删减所有“假大空套”等赘述,并练习控制语速,确保把10分钟时间填满且把内容讲完。

    这位高管说,这样做下来,第一感觉是如同接受挑战,台上十分钟,台下几星期;等汇报结束后,感觉不一样了,陡然发现自己的工作思路更清晰了,千头万绪的工作,删减掉枝枝蔓蔓,精华的内容原来就那么些。汇报要讲清楚的就是这点精华的内容,自己工作需要聚焦的也是这点精华的内容。

    我听完这位高管的讲述,颇有感悟,这家企业的董事长应该说深悟汇报的精要,所以他才会提出如此富有挑战性的要求。说清楚一件事情,只要听者不烦,给汇报人的时间越多越有利。问题是,领导没那么多时间听下属的长篇大论,怎么办?掌控好时间是汇报的第一项学问,话可长可短,内容可粗可细,这要求汇报人反复咀嚼汇报材料、吃透汇报材料,领悟汇报材料的重点与事情的本质。

    一般来说,说清楚自己亲身经历过的事情相对容易一些,我们向领导汇报工作时未必所有事情自己都亲力亲为了。作为一级的领导,团队做的事情都可纳入自己工作汇报的范围之内,这些事情中很多你可能只是蜻蜓点水般地介入了一下,细节未必那么清楚。如果这些事情需要作为素材写入汇报材料,汇报人应该补补课,把不甚明了的细节打探清楚。

     

    写汇报材料时,要注意两点:一是汇报材料编排要有一定的逻辑,要用一根线串起来,提炼这根线的过程本身就属于深入思考工作方向的过程;二是汇报材料的编排要运用模板化思维。

    先来说“线”的问题。

    如某公司财务经理写2022年财务部工作汇报,标题定为《2022年财务部工作汇报》,这样的标题就显得俗套。因疫情影响,2022年该公司经营比较困难,财务部工作的重点是什么呢?重点是两大主题:降本增效与稳现金流健康。这两大主题即可视为串起汇报材料的主线。把这两大主题提炼出来了,财务经理这汇报材料的标题不妨改为《为公司运营保驾护航,降本增效与稳现金流健康并举》。

    再来说“模板化”思维的问题。

    财务人员可曾羡慕有些人口若悬河,话又说得层次分明呢?这些人卓越的演讲才能可能有天赋使然,可也不宜夸大这天赋。把话说得头头是道、逻辑清晰,是可以后天培养的“模板化”技能,这技能是可以刻意训练的。模板化是计算机时代财务工作输出的基本要求,也应是财务人员的思维逻辑。我给财务人员一个建议,大家平时要注意训练自己的模板化思维,并将这一思维用于表达之中。

    什么是模板化思维呢?直白点说就是分类与分层的思维。思考问题时,对原因和结果先分类别,再分层级,然后借助类别和层级展开细节。

    譬如说,导致导致问题发生的原因有12项,我们脱稿演讲时,很难记全这12项原因。不用着急,我们不妨先把这12项原因分下类别,归为四类:政策的原因、市场的原因、内部客观的原因、内部主观的原因。这四类原因每类对应三条具体原因,这样记忆就省事多了。

    财务人员如何训练自己的模板化思维呢?我举个例子。

    如果让你规划一家新公司的账务,添加“管理费用”的二级科目,你会怎么做呢?很多人会脱口说出差旅费、交通费、通信费、办公费、招待费……列出这一堆明细科目并不难,只是像这样思考问题难免挂一漏万。

    如果运用模板化思维,那就不一样了。模板化思维要求你先找出管理费用二级科目的规律,先分门别类。管理费用核算的内容可梳理为以下六类:

    薪酬类费用:主要核算管理部门人员的工资、奖金、五险一金、福利费等。

    日常类费用:管理部门经常发生的日常费用,如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通信费、快递费等。

    专项费用:培训费、审计费、律师费、中介服务费等。

    办公场所费用:办公场所租赁费、物业费、水电气暖费、绿化费等。

    摊折费用:固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等。

    其他费用:上述分类不涵盖的费用。

    按照以上类别再去列示管理费用的二级科目,无疑会清晰得多。

    模板化思维有助于我们理顺思路,也有助于我们条理化表达。细细观察自己的工作输出,你会发现模板化输出多的工作我们理解得也更透彻。如果你觉得某项工作形成模板很困难,这恰恰说明你尚未掌握这项工作的规律性和逻辑性。

    念稿汇报与脱稿汇报,难度大不一样。脱稿后侃侃而谈,这是自信的表现,也是准备充分的表现。我建议财务人员要勇于脱稿汇报,先不说汇报讲得如何,脱稿的这份勇气就先加了几分印象分。当然,脱稿不等于无稿,脱稿是手中无稿、心中有稿。要做到心中有稿,准备工作需要做得更扎实一些。

    锻炼脱稿汇报能力,可以从背稿开始。先把想说的写下来,再把写下来的背下来,再将背下来的讲出来。背,只是第一步,背下来后汇报人还应努力将书面语转化为口语。这样练习多了,以后汇报光打腹稿就行,无需再一字一句地写汇报台词了。

    财务人员如何提高汇报能力,我还有最后一点建议:一切准备停当后,切记要“彩排”一遍。对于重要的汇报,“彩排”时可以请两三个同事、朋友当你的听众,让他们最后为你把把关,看看措辞、发音、语气、语调有无不妥之处,最起码可以请他们帮你纠正念白字。一不小心把“鸿鹄(hú)之志”说成了“鸿浩(hào)之志”,终究不是什么出彩的事。

    财务人员以后不要逢人就说自己“只会做、不会说”了,“不会说”是一项重要能力缺失,并不值得炫耀。茶壶里煮饺子,有货倒不出,对等着吃饺子的人来说,饺子倒不出和没饺子其实没什么差别。

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