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审计人员挖掘问题的动因,先要问五个以上的问题

布织道 / 2022-06-26
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  • 内部审计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    审计项目中,审计师或审计团队会发现一些重要的问题。审计师不仅要对发现的问题给予清晰的描述和准确的定性,还要剖析问题发生的动机和原因。内部审计师只有剖析问题发生的动机和原因,才能精准定位问题出现的管理和业务流程,才能为管理层提出有针对性、有价值的审计建议。那么,当审计师发现重大问题,并挖掘问题的动因时,需要考虑哪些因素呢?或者说,内部审计师可以问自己哪些问题呢?

    下面和审计伙伴们一起发进行头脑风暴:

    1.被审计单位出现的该问题是否在其他被审计单位也出现过?如果有两个以上的单位出现过,那可能就是系统性问题。而系统性问题往往有共同的原因。

    2.被审计单位出现的该问题是否以前也发生过?是否也在审计报告中揭示过?问题重复发生的原因主要有两个:未采取整改措施、整改措施流于形式。再往下的深层原因是被审计单位不重视或者迫于业务压力而愿意承担问题发生的成本

    3.被审计单位以前整改过的问题在本次审计中又被发现,为什么不能有效整改?整改过的问题又重复发生,说明当时的整改措施不能进行自动控制或系统控制。

    4.本次审计发现的问题是否为以前未出现过的“新”问题?所谓“新”问题的出现,有两种情况:一是审计技术的提高,能够发现以前发现不了的问题;二是伴随着新业务、新流程、新政策而出现的“新”问题。

    5.被审计单位出现的该问题是否是行业内普遍存在的问题?行业普遍存在的问题,比如给“回扣”,这是不正常的现象。这种问题看似难以整改,但是如果企业的文化和管理层的决心不允许该问题发生,此类问题还是能够解决的。

    6.被审计单位出现的该问题是人为因素还是系统控制缺陷?人为因素也未必是没有系统控制,如果有人为干预,即使有系统控制也会失效。当然,如果是人为因素加上系统控制缺陷造成的问题,那问题的风险就可能会很大。

    7.被审计单位出现的该问题是违反法律?还是违反行业监管规定?还是违反企业组织的规章?有些管理者法律或合规意识淡薄,有些管理者以为只要不做违法的事情就行了。其实违规和违法是密切关联的,擦边球打不好,就会从违规变成违法。当然,违规成本有时候也是非常巨大的。

    8.被审计单位出现的该问题和企业组织的政策调整有关吗?有时候上级的政策调整了,但信息传递不到位,或者下级单位对政策理解不到位,就可能出现违反上级规定的问题。

    9.在该问题上哪些人存在利益上的动机?合理、合规地追求利益是无可厚非的。但是通过违法或违规手段获取利益,就是获取不正当利益。有时候是为小团体获取不正当利益,有时候是以牺牲整体利益获取局部利益,以牺牲长期利益,获取短期利益。

    10.被审计单位出现的该问题的主要责任人或直接责任人是什么管理层级?一般来说,问题的主要责任人或直接责任人的管理层级越高,问题的严重程度越大,或者可能问题背后隐藏着更大的问题。

    11.被审计单位出现的该问题是否涉及两个以上的部门?比如说,某个问题看似财务问题,但却是业务部门的问题,只是财务部门帮着处理不合规的费用,而再往上追,又可能是上级领导指使的......

    12.被审计单位对该问题解释的原因是否合理?尽管有些被审计单位对问题的解释看似合理,但是如果稍微细想,就会发现存在明显的逻辑错误,这就是不合理的。被审计单位对问题解释合理不代表问题就能被接受,而是对问题的不合理解释背后可能还隐藏着其他线索。

    13.被审计单位对该问题是否存在不同的解释?有时候,哪怕出了审计报告,被审计单位还会对问题有不同的解释,这种情况真的要从多个角度分析问题发生的原因了。

    14.被审计单位出现的该问题是故意行为还是工作疏忽造成的?无论是故意行为还是工作疏忽造成的问题都可能给组织带来较大的风险或损失,不过如果是故意行为,那就是主观上有钻制度、控制漏洞的可能性,即使是对已发生的问题进行了整改,还可能采取更加隐蔽的手段来进行违规操作。

    15.被审计单位出现的该问题是操作层面的?还是政策层面的?操作层面的问题可以通过完善流程来进行控制,而政策层面引发的问题,就需要完善或调整政策。而完善或调整政策,不仅要能引起管理层对问题的重视,还需要推动管理层研究政策,这种难度比解决操作层面问题的难度更大。

    16.被审计单位出现的该问题是否因为制度的缺陷所导致?有些审计人员“简单粗暴”,只要是经济事项违反了制度,那就是问题,就要写进审计报告。但是,制度往往是滞后的,而且制度也不是完美的,看似违反制度的问题背后,往往是制度出了问题,审计人员应该指出来。

    以上提出来的因素或问题还不全面,还没有进一步地分类,欢迎大家继续补充和提出更加有“高级”的建议来。

    很多审计人员都知道“5W2H”分析法,即:WHAT、WHY、WHO、WHEN、WHERE、HOW、HOW MUCH,其中的意思大家应该都明白。“5W2H”分析法往往是对一件事情进行全面的分析。

    对于问题的动因,还有一个“5W”的分析方法,就是:Why、Why、Why、Why、Why。看起来是不是很简单?但是,真正到现实当中,审计人员会不会就发现的一个重要问题问上5个或以上的问题呢?有些审计人员,要么是经验稍浅的审计人员可能问不出那么多问题,要么是不愿思考的审计人员也可能问不出那么多问题。其实,很多习以为常的现象背后,一个简单的为什么,就能发现潜在的问题。

    布织道

    作者
    • 布织道 国内某大型保险公司内从事10年以上内部审计工作,MBA、CPA、CIA
      微信公众号:内部审计思想
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