设置首页 入收藏 English 可做什么 帮助 | XBRL中国 会计准则委员会

如何管好公司高管的费用报销

指尖上的会计 / 2022-06-24
文字 正常
  • 标签:
  • 费用报销
  • 内部控制
  •  
  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    一、高管的费用报销由谁审批

    企业员工报销费用时,审批程序一般是这样的,先由直接主管签批,然后由部门领导签批,再后由分管副总经理签批,有时还需由总经理签批,顺序鱼贯完成。

    副总经理以上的高管报销费用时由谁审批呢?大家考虑过这个问题吗?要回答清楚这个问题,不妨先把高管分为三类。

    第一类:副总经理(简称“副总”)。副总报销费用由谁审批呢?一般实行双审批制,由财务总监和总经理两人签批。

    第二类:财务总监。财务总监报销费用由总经理一人签批。

    第三类:总经理。总经理报销费用由谁审批呢?只能倒过来,由财务总监审批。也有一些公司,规定总经理报销费用由董事长签批。

    如果企业董事长是全职的,他的费用也在公司报销,该如何审批呢?一般由财务总监签批即可。

    二、如何监控高管的费用报销

    很多企业员工费用报销这一块金额虽不小,可实际上基层员工没报销多少,费用大头就是几个高管报销的,他们报销额甚至可以占到员工费用报销总额的90%以上。了解了这一点,就不难明白一个道理:把高管的费用报销管好了,员工费用报销也就管好了。

    如何管好高管费用报销呢?我前面说了审批流程的约定,其实这样的审批本身就存在问题。试想一下,一个副总要报销费用,财务总监好意思不批吗?好意思对他的要报销的每笔费用都较真审核吗?一般很难做到。接下来总经理做审批时同样也可能抹不开面子。只要费用不太出格,财务总监和总经理大概率都会签批同意报销。同理,财务总监、总经理报销费用,也类此状。

    如此一来,高管报销费用很大程度上等于失去了监控。现实中企业高管不当消费、私费公报的现象并不鲜见。

    如何才能有效监控高管的费用报销呢?我给大家分享一个案例。

    深圳某公司总经理感觉公司高管报销的费用太多了,他想把高管费用报销额度压下来,可自己又抹不开面子硬压。于是,他想了个辙,让财务部每月初把每位高管上月的费用报销情况在内网公布出来,按各位高管报销额高低排序。同时还公布每位高管的费用报销明细。

    这样一来,每位高管的费用报销等于都要接受公司全员监督。为了顾全自己的颜面,一贯“多吃多占”的高管会控制报销冲动,费用能省点就省点,能不报就不报。最后,总经理发现这个方法很有效。

    三、需重点关注的几类高管费用报销

    如果公司决定要对高管的费用报销进行监控,我建议重点关注三个方面。

    第一个方面,关注敏感费用科目。如招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等,这些费用科目很容易出问题,很容易滋生腐败。

    第二个方面,关注高管假借下属名义报销费用。有些高管报销费用时会刻意规避财务总监、总经理签批。他把发票交给自己的下属来报销,最后由自己签批,下属再把报销款转给他。这样做下来,这些高管报销费用时等于绕开了应有的审批环节。

    第三个方面,高管在分子公司有兼职的,监控触角应延伸到他兼职的分子公司去。说不定有些高管会把自己的费用拿到他兼职的分子公司里报销。这么做了,同样绕开了总部对他报销费用的监管。

    四、一把手的表率非常重要

    高管的费用报销能不能管好,一把手的表率十分关键。前一段很多人在微信朋友圈看到过任正非先生的一张照片。任总从机场出来,拖着个拉杆箱在排队等出租车。很多人觉得不可思议,华为偌大一个公司,它的创始人怎么这么“寒酸”呢?我想告诉大家,这是任总了不起的自律。

    华为公司对差旅费报销有明确的规定,任总曾经就说过:“公司允许我乘坐商务舱,比员工要好一些,但坐头等舱的差价是我自己支付的,陪同人员的机票是我自己支付的,并非公司支付。公司文件中只有病人才允许陪同。

    一般情况下,任总出差都没有下属陪同。从这张照片也可以看出,作为一把手、作为华为的创始人,任总那种严于律己的心胸和格局。在企业里,一把手的表率会有强烈的示范作用,在费用报销问题上,相信也会如此。

    指尖上的会计

    作者
    热门作者
    • 徐甘木 上财毕业,ACCA+CPA持证者,现为互联网企业财务BP ...
    • 二哥 税务学科班;财税工作从业者;会计师,曾在大型制造...
    • 尹成彦 原注册会计视野网创始成员、站长; 中国会计视野创...
    • 李欣 凡人说税,税与凡人。就职于安徽省安庆市地税局,从...
    视野官方微信公众号
    扫描二维码,订阅视野微信,
    每日获取最新会计资讯
    视野官方APP免费下载
    会计资讯、财经法规快查、
    会计视野论坛三大APP
    订阅视野周刊
    每周十分钟,尽知行业事
    立即订阅
    阅读平台上看视野
    网易云阅读
    鲜果 Zaker
    上海国家会计学院旗下更多网站:学院主页  上海国家会计学院远程教育网  亚太财经与发展学院
    联系电话:021-69768000-68069(内容)68246(合作/广告)68247(用户/社区)  工作时间:8:30-16:30  webmaster@esnai.com
    增值电信业务经营许可证:沪B2-20100028 沪ICP备05013522号

    沪公网安备 31011802001002号