会计小明的故事—固定资产入账的思考

一：引子

本文以固定资产入账作为切入点，以此谈一下固定资产入账注意的问题，以及财务是不是只是做分录，或者在ERP系统下分录都不需要输入，只需要输单了。那么财务管控以及财务内控到底是干什么的？以及财务思维链条怎么建立？

二：故事

小明接触了几个月的费用审核后，对这项工作可以说上手了。在吸取之前的经验教训后，小明认为如果只是满足于做好这项工作之外，还需要自己深挖业务，提升更多的专业能力。也就是说他认为，不能只费用审核论审核，还需要考虑与此相关的专业知识，比如小明目前想到的是自己目前还无法接触到凭证处理，所以其接触到涉及固定资产采购类单据及发票，小明先自己在脑海中把这些业务的凭证做了一遍。虽然他知道在公司ERP系统下，固定资产模块分录不需要手工输入的，只需要在固定资产模块按照ERP系统敲入相关数据就可以了。但是小明想到财务经理之前和他谈的话，认为自己在头脑中，或者在笔记本上把看到的固定资产采购分录写出来还是很有必要的。

所以小明在审核固定资产采购报销相关单据时，都会在脑海中把分录过一遍。

1：资产与发票合体时

借：固定资产

　　应交税费-应交增值税（进项税额）

　　贷：应付账款/银行存款

2：资产和发票分离时

A固定资产到货验收入库报账时:

借：固定资产（不含增值税）

　　贷：应付账款-应付设备款（暂估）

B来票报账时，调整进项税额及应付款账款：

借：应付账款-应付设备款（暂估）

　　应交税费-应交增值税（进项税额）

　　贷：应付账款-应付设备款

同时在费用审核和单据审核的过程中，小明发现同样是资产，有的单据上走的是固定资产入账单据，有的生产用器具金额八九百也是走入固定资产；有的是走的日常费用（低值易耗品）入账单据，比如购买生产用的塑料胶框就是走费用申请单而不是走固定资产申请单。刚开始小明混淆了会计准则和税法上，后来小明查询了网上相关文章后，终于搞清楚了这个问题。对于固定资产有不同的界定，一般来说不能混淆两者。比如税法规定一次性购买价值低于5000元的可以一次性税前扣除，那么会计上是否也计入费用呢？会计上就需要根据企业准则，然后结合企业日常资产管理制度来看了，绝对不能把会计和税法混为一谈。

次月中旬，在财务部结完上月账务后，财务部组织大家一起装订凭证。财务部女同学比较沮丧，唯独小明显得异常兴奋，也可能是第一次接触凭证整理，对于这个有新鲜感吧。其实对于小明来说，他知道平时因为系统上，没有查看分录的权限，所以这些在他脑海中过了很多遍的分录到底对不对呢？小明只想等着验证。有人可能会问，小明为什么不去问财务部其他大姐们呢？小明自己的工作也是刚熟悉起来，而且大姐们似乎比较高冷，手头工作比较忙，小明这个初入职场的菜鸟，也显得有些害羞和青涩。所以小明想到在整理上月会计凭证的时候，还是可以查看相关凭证的。这也是前辈告诉他的：不能只是埋头装订凭证，需要同时翻翻看看这些凭证，更多的时候需要自己去思考凭证后面的业务。

在装订凭证的时候，小明特意翻到固定资产采购入账的相关分录，于是用笔记本记录起来。

可是当小明抄写凭证上面的这些分录后，他定眼以为自己抄错了，然后反过去又翻到那些凭证。最后确认自己不是老眼昏花，也不是近视了。于是小明每天下班后，脑海中浮现的都是以上分录。同时默念：怎么回事? 固定资产中转啥意思？教材上也没这个科目啊？应该来说这些都是系统自动生成的分录不会错的啊？

小明对于那个问题思考了几天后，终于向卡座邻座小管问了这个问题。小官作为负责资产模块半年了，反正日常操作没有啥问题，和多数财务人一样每天操作完岗位工作，并没有思考其他的事情。所以小官给小明是这么回答的：“就是系统这么设置的，而且反正资产中转一借一贷，最后对财务没啥影响，而且这么做处理审计部门也是没有意见的。”小明听完之后感觉就是凡事涉及系统的问题，回答系统这么规定的就没有错。可是小明头脑中还是有个大大的问号。

次日小明乘财务经理得空，把困惑自己几天的问题咨询了经理。经理回答到：“这是因为国外财务软件，基于业务管控的要求，将我们会计上一个分录，分为固定资产模块和应付账款模块处理。这种流程化的系统，为了记录各个环节的信息、数据必须设置中转科目。目的是不影响正式科目、最终会计科目的发生数，以取得正确的数据。”

小明终于将心中的疑惑解开了，本以为搞懂了固定资产报销审核，这次了解了固定资产采购入账分录，对于固定资产这块财务处理应该是没有问题了。可是刚听完财务经理那一番话，什么业务，什么管控，似乎自己想的太简单了。

三：技术总结

一：固定资产采购管理

1、固定资产是指使用寿命超过1年，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产。

2、行政部门负责固定资产实物管理，做好固定资产的分类，统一编号，建立固定资产卡片，负责办理验收、调拨、报废等事项，监督使用单位做好设备的使用和维护，定期组织固定资产的清点，保证账簿、卡片、实物的一致性，并对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、转移、拆卸固定资产的行为和破坏固定资产的现象给予处罚。

3、财务部门负责固定资产日常的账务管理，指导行政部门做好固定资产分类、编号及卡片建立，定期参与固定资产盘点，核实固定资产账实的一致性，以及固定资产的完好性。

4、购置固定资产前，申请人应在集团信息系统“OA系统”中填写“固定资产购置”签呈表，经审批后由行政部门或其授权人负责购置，总额超过10万元人民币（含累计）固定资产购置项目，还应先进行招标，并签定购销协议。

5、收到固定资产后需在集团信息系统“OA系统”中办理入库手续，并由申请人办理领用登记手续，填写固定资产卡片，落实使用及保管责任人。购买多个相同的固定资产，若分别由不同部门或不同人员使用的，则应分开建立固定资产卡片，不得合并建立。

二：固定资产采购内控流程图