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ERP系统财务数据管控的“七宗罪”

左岸金戈 / 2021-10-25
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  • ERP
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    本文主要从数据管控角度,谈一谈企业ERP系统下,数据管控的“七宗罪”。通俗讲就是企业在使用ERP过程中,因为七种原因导致数据混乱的分析。

    从国家层面到企业,现在都在提数据化。不少大型企业已经开始进行“数智”化转型,但是同时不少中小企业业务和财务数据都不够完备。

    同时企业进行“数智”化转型并不只是上线一套系统,系统只是数字化的工具,更多的企业全员数字化的思维。就拿目前大多数企业来说吧,ERP作为一项工具并没有用好,甚至用成了EXCEL。对于中小企业来说不要谈什么数字化了,先把ERP这套工具活用起来,所以本篇谈下中小企业企业ERP系统数据管控的七宗罪。

    以下主要用“关于郑州众智科技股份有限公司首次公开发行股票并在创业板上市申请文件的审核问询函回复”为线索,结合本人过往ERP使用经验,对相关问题进行探析。

     

    一:只知“下一步”,不知“逻辑”

    企业适用ERP系统的第一宗罪就是不了解系统数据的逻辑,当然有的人来说系统就是一个工具,我知道怎么用就可以了,也就是知道在系统哪里点击下一步就可以了。其实我们应该把系统当做一个机器,想当初我国不少机器设备都是进口的,我们只需要懂怎么使用就可以了,但是并没有懂其背后运作的逻辑,所以每次机器设备出现故障,都需要找国外的专家来维修,甚至还要看外国专家高兴不高兴,而且维修费用居高。

    这是不是和企业ERP一样呢?ERP供应商卖给企业一套ERP并交给你操作使用规则,但是你并没有懂其基本的运作逻辑,而且最开始的一些基础设置、业务规则设置,都是ERP实施方提供的,后续系统出现问题,如果完全找实施方,其实也要看软件实施方是有有时间和高兴。

    企业懂ERP运行逻辑,不是需要和软件开发人员一样懂代码,而是从数据层面,对于数据流转的逻辑要了解。就如同“庖丁解牛”一样,系统就是刀,庖丁解牛不是刀锋利,主要是掌握了牛的肌理,掌握了事物的客观规律。

    首先我们看一家IPO企业ERP系统存在的问题。

    关于郑州众智科技股份有限公司首次公开发行股票并在创业板上市申请文件的审核问询函回复

    因使用用友U8系统初期存在存货核算出现差错,相关数据勾稽关系未及时报错提示的原因及合理性。2017年下半年,公司开始使用用友U8系统,2018年下半年公司开始引入 U8成本模块,在新老ERP系统衔接及成本模板引入过程中,因使用时间较短, 相关人员对新系统的运行原理及数据勾稽关系认识不充分,且ERP系统只进行单据流转和数据处理等工作,系统不会判断相关数据的准确性及报错,导致公 司未能及时发现系统存货计价异常。同时,生产部门、仓库部门、财务部门对 系统操作不熟练,且未能有效沟通,未及时处理相关异常。

    在以上回复中,提到了“相关人员对新系统的运行原理及数据勾稽关系认识不充分,”,但是显然对问题认识不深刻,其认为“且ERP系统只进行单据流转和数据处理等工作,系统不会判断相关数据的准确性及报错,导致公 司未能及时发现系统存货计价异常”。要ERP系统自行进行数据判断,目前还是无法做到的。

    关于什么是系统的逻辑,简单的方面,我曾写过一篇文章谈系统会计分录模板的设置,也就会计分录模板我们不能只是在系统上线初始,让软件实施方设置好,而是需要从单据到单据数据,到模板取数要了解取数的逻辑。

    复杂一点的数据逻辑,则需要了解成本核算的逻辑。我曾在已在一上市公司(企业所用软件为ORACLE系统),询问成本岗成本核算的逻辑(主要是发现期末在制品为负数),成本岗的人员说“其负责成本半年,都是按照之前会计的流程操作”,我想也是不少人都是以算出结果为止,至于这个结果是否存在问题,以及在数据结果之前的背后运算逻辑可能真的没人关心。我说“大家都不懂系统运算逻辑,审计机构进行年审时如何办”。成本会计笑着说:“事务所按照底稿填数就可以了,按照系统算出来的,成本料工费构成比例在一定区间,毛利率在一定区间,最多做个成本倒扎就可以了”。成本会计说的也是,事务所的小同学哪里有时间学各种国内外各种ERP系统,还是不符合底稿要求,深究系统计算逻辑也没啥用。

    关于ERP系统的逻辑,此篇因为篇幅所限,就不一一讨论ERP系统逻辑了,后续有时间可以单独开篇讨论。

     

    二:ERP是财务部的系统,不是公司各部门的系统

    ERP系统使用之罪之二,那就是ERP系统最终成为了财务系统,成为了财务部门的事情。我们知道很多中小企业最开始推动上线ERP都是财务部在主推,其他部门对于上线与否并不关心。

    对于销售,因为老板只关心销售部把货卖出去,至于其他业务数据,老板认为都是财务部的事情,对于生产,因为老板只关心生产部保质保量按期交付,至于生产数据要不要似乎也无所谓,成本嘛,会计去算。可是我们知道,实质上财务报表是各个部门一起做出来的,而财务部只是将各业务端数据通过财务计算方式,进行重新排列组合,以财务规范的形式呈现出来而已,如果业务端没有数据,或者数据不规范、数据错误,那么财务部最后呈现的数据也是错误的。

    是老板不知道以上财务数据的重要性吗?也不是,有的老板可能不知道,有的老板知道,但是认为在现阶段财务数据不重要。对于ERP系统也是一样,各部门并不太重视业务数据,老板们也因为对于企业管理认知不到位,所以ERP系统最后成为了财务部门的事情。

    还是用郑州众智科技股份有限公司回复函来阐释这个问题:出入库审核时间差错导致的计价

    错误事项描述:

    公司的进销存系统分为库存管理模块和存货核算模块,库存管理模块根据 实物流转情况同步生成单据,相关单据经存货核算模块审核后进行计价核算。

    该事项主要为公司业务人员因系统操作不熟练,在存货核算模块中审核生 产入库单和销售出库单时,曾发生入库审核时间晚于出库审核时间情况,导致 计价异常。以后的销售出库即会因此计价错误,发生成本结转金额错误,导致 总账系统根据错误的销售出库单金额记账,产生账实不符的情况,此事项不影 响存货数量。

    举例说明:

    期初结存控制器10 0个,金额100元,单价1元/个。本月1日,生产入库100 个,金额120元,单价1.2元/个。本月2日,销售出库199个。正常情况下,出库 单价需根据期初结存和本期入库金额和数量计算,即出库前的在库产品数量200 个,金额220元,单价1.1元/个,本次销售出库需结转成本=199个*1.1元=218.9 元。

    然而由于系统操作不熟练,操作人员对出库单的审核日期早于入库单审核 日期,即在本月2日审核销售出库单,本月3日审核完工入库单,此时销售出库 计价依据为期初结存的数量和金额,即出库前的在库数量100个,金额100元, 单价1元/个,本次销售出库结转成本=199*1=199元,出库计价错误。此处计价错误影响较小,此事项对以后的计价存在较大影响。

    接上述操作,本月2日审核出库后,存货核算模块出现短暂的负结存(库 存管理模块结存情况正常)。存货核算模块数量-99个,金额-99元,单价1元/个, 此时结存数量为负,而各部门人员未做处理。本月3日完成审核完工入库单,入 库数量100个,金额120元,导致的结果为,结存数量1个,金额21元,单价21元 /个,结存计价出现重大错误。若之后再次发生销售出库单审核时间早于完工入 库单的情况,则会导致系统按结存单价(21元/个)先行结转成本,使得成本出 现重大异常。2018年和2019年,公司的处理方式为,对于出现负结存导致存货计价异常的,在销售出库时生成出入库调整单,而出入库调整单仅调节存货核算模块金额及单价,相关单据并未流转至总账系统,财务对出入库调整单的数据不做处理。

    按照ERP系统操作流程,销售出库整体处理逻辑为:而且销售出库之前,肯定是销售入库,这是基本的业务逻辑。但是为什么还会出现以上这种问题,先出库后入库呢?  而且这种现象在不少企业都存在,不仅仅是这家IPO企业。

    这就是本篇需要讨论的,因为ERP系统最后用成了财务系统,各部门都不关心,都认为自己的业务比较重要,财务数据嘛最后财务去算就可以了。销售货物最重要的把产品卖出去,虽然系统设置了先出库后入库的规则,但是规则是死的,人是活的,目前最重要的是把产品卖出去,至于需要不需要走系统,什么时间走系统那都不重要,因此会存在系统后补,或者因为设置了必须要有系统出库单才能出厂大门,所以先出库然后取得系统打印的销售出库单,后面产品入库其他部门去做就可以了。

    类似这种先出库后入库的事情太多了,还有比如不走正常流程,不规范的都通过其他入库其他出库,这些不规范的系统操作,不是流程不懂,也不是ERP太死板,核心是大家压根认为ERP就是一种束缚,一种负担,甚至是财务部门给给部门上的镣铐,所以你们财务部去追着业务部门屁股后面跑系统手续和流程吧。

     

    三:业财朝天,各走一边

    第二点讲的各部门不重视ERP数据,导致ERP数据只有财务部门在使用,其他部门按照公司规定被动,按照完成任务式操作系统。可能各部门还有另外一套线下EXCEL表格统计其他部门所需的数据。于是两套数据并行运行,ERP这套数据也就是应付公司管理规定。

    因为业务部门(研发、生产、销售、采购等)迫于管理,以完成任务式操作ERP系统,这是思想层面导致系统数据错误的原因。也因此导致各部门线上一套数据,线下一套数据,且线上ERP数据是按照业务部门自己的理解来输入的。

    什么叫做各业务部门按照自己的理解输入数据呢?就是没有站在数据按照系统逻辑、财务数据规范要求来操作。首先我们来看个IPO案例。

    关于郑州众智科技股份有限公司首次公开发行股票并在创业板上市申请文件的审核问询函回复

    2018年及2019年存货账实不符的主要原因:公司存货相关ERP系统可分为进销存系统和总账系统,对于进销存系统, 报告期内公司按照相关内控制度的规定,根据实物流转情况生成单据进行存货 核算,确保进销存数据与实物流转相符。而在2018年新老ERP系统衔接及成本模板引入过程中,因使用时间较短,相关人员对新系统的运行及数据勾稽关 系认识不充分,对于各类非常见实物流转情况,为确保进销存数据与实物流转 相符,操作人员以其他出入库单据进行存货核算,而相关非常规单据未流转至总账系统记账,致使进销存系统数据与总账系统数据不一致,财务数据和业务数据脱节,产生了账实不符的情况。

    在此回复中,发现总账系统和进销存系统数据不一致,很大就是业务部门可能没有按照财务数据规范操作导致的。

    在曾经的企业,采购部在一次退料处理时,并没有按照规范的要求,找到采购入库的源单,然后关联源单进行退料。但是采购部直接新增采购入库单,但是在数量上填写负数。采购理由就是反正操作这笔单据就完成了,非要关联源单干嘛。

    如果这次采购部退料处理存在一些问题,有一次采购部因为错误操作,直接导致重大盘亏。企业7月上线系统,因此需要把6月30日之前的采购入库单、应付款、在系统期初模块输入期初采购入库单、期初应付单,以便后续根据这种单据进行下一步操作。但是在11月份,收到7月份之前材料的发票,并由此在系统下推生成应付单。采购部为了完成应付单操作,并没有找到期初采购入库单,而是又一次手工新增采购入库单,然后根据新增的采购入库单,下推应付单。这样直接导致部分材料重复入库,系统材料数据大于实际数据八九十万。

    导致这种问题的出现,就是采购部只是为了完成应付单(制度规定根据系统系统操作的应付单,结合其他纸质单独才能给供应商付款),同时负责这部分的会计审核单独也存在不到位,最后出现了重大纰漏。

     

    四:数据日常管控奖惩制度缺失

    从郑州众智科技股份有限公司关于ERP系统的回复中,其也提过了具体改善办法。

    1、具体整改层面

    2020年,发行人针对存货核算内部控制的缺陷执行了整改和更正,依据系 统单据将存货和成本更正至正确金额,加强员工培训及升级ERP系统。具体情 况如下:

     

    郑州众智科技股份有限公司关于ERP系统的回复中

     

    2、强化事后监督及问责:

    (1)每月1日,各部门全面复核月末单据,确 保实物流转及单据审核匹配、不跨月;

    (2)每月2日,财务部门抽查ERP系 统单据,公司将单据错误率纳入人事考核,对于制单错误的人员予以罚款并公 示批评,对于错误单据立即进行整改;

    (3)通过存货核算系统进行卷积运算, 将成本核算结果与bom成本进行核对,对于存在异常的,查找是否为单据错误, 若为单据错误,则更正单据后再次进行卷积运算,直至成本无异常。

    企业如果只是面对问题,除了及时改善之外,还要从根子上建立防控制度。否则没有建立根本的防控制度,企业总是在堵漏洞,总是在扮演灭火队长的角色。

     

    那么怎么样建立根本的系统规范制度呢?我认为应该从以下这些方面下手:

    为改善公司业务流程,调动全员积极使用ERP系统,保证ERP系统能够顺利、稳定地运行,特制定以下管理制度。适用于公司ERP系统各岗位操作人员。                 

    (一):制定各部门规范业务操作手册

    公司将健全ERP系统岗位操作使用手册,规范各岗业务开展。采购、生产、销售、综合办内勤负责及时、准确完成自己的工作,部门主管负责监督和审核内勤的工作;财务部应收、应付、固定资产岗位,负责各自业务内的工作及其他部门工作的对接,主管会计推动财务各岗位工作的完成,财务负责人负责财务各岗位工作的完成。

    (二)ERP系统实施各部门处理规定

    1、各部门主管必须对本部门的ERP系统工作负责,必须合理安排好本部门人员的工作量和工作时间,以确保适时、适质、适量地完成本职工作。

    2、ERP系统工作要求当事人每天的工作日清日结,不能因为手头上有其它工作就把ERP系统的工作抛到一边,这样不单是你本部门的进度跟不上步伐,还会直接影响到相关部门的工作进度,从而拖整个公司业务完成的后腿。

    3、涉及到相关部门协助才能处理的问题,相关部门要密切配合,不能因有问题而自作主张终止工作或者用不正当的方法完成,也不能有相关部门向你部门求助时不理不睬、置之事外的现象发生。

    4、日常工作中本部门有难题不能解决时,要及时的反馈到上级,不能埋没问题、拖延问题,造成后果的要追究到人。

    5、为提高系统资源利用率,ERP系统用户在完成各项操作后,应及时退出ERP系统避免其他用户无法使用,也不能故意占用资源不做业务,系统管理员适时清退闲置站点。

    6、各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责,每天至少登录系统1次,及时处理相关业务,发现问题应及时沟通、反馈,避免造成工作延误。

    7、为提高系统运行效率,各级审核人员应提高服务意识,入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕,存在较多问题的入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复;其他审核应在2个工作日内办理完毕,确保不影响后续业务的正常进行。

    (三)处罚条例

    1、相关人员认真学习和执行本制度,择期对本制度和ERP系统知识的掌握进行专项考核,不合格者视情况将给与**元的处罚,再进行补考直到合格为止。

    2、 部门岗位严格上是不能替代、调换,如遇有人事变动由部门负责人指定另一名人员补充,并监督办理交接手续。如因私自替代、调换给ERP系统的工作造成了故障和损失将对责任人罚款**元,部门负责人罚款**元。

    3 、ERP系统岗位人员工作不到位不及时,月累计三次以上不能按计划完成工作,对当事人罚款**元一次。

    4、因个人马虎大意,造成录入ERP系统系统数据错误,给其他人员增加不必要的工作量,甚至给公司带来经济损失,将酌情给予最少**元的处罚。

    5、凡因不按照操作手册规范操作的,第一次给予警告,第二次严重警告,必要时实施罚款**元一次。

    6、各级审核人员未认真履行职责,未及时发现单据错误、单据多输或少输单据,造成公司经济损失的,罚款**元起。

    企业管理如何在ERP中落地?则必须根据“责权利”建立ERP运行制度。我们知道企业的管理基础不仅是ERP蕴含的先进管理理念在企业落地的基础,还是保障ERP项目成功实施的前提。有专家呼吁企业在实施ERP系统之前,要对企业进行必要的业务流程重组,或者流程再造,就是要强调一个好的管理基础对ERP系统的成功实施是非常重要的。

    同时ERP是具体的人员去执行,所以必须加强人员管理。企业在ERP项目实施过程中以及后续使用过程中,不理解ERP系统与数据、管理和配套措施的关系,不接受化时间和精力去整理规范基础数据,不认可财务部门对业务部门数据规范的建议,所以必须建立清晰可落地的执行,以保障ERP系统可以落地执行。

     

    五:没有有效沟通,ERP系统还是信息孤岛

    要保障系统数据完整、准确、及时,各部门加强沟通协作是少不了的。郑州众智科技股份有限公司在回复中,对于ERP系统数据错误甩锅给系统没有数据勾稽检查功能,其实大部分系统已经设置了数据的勾稽关系和检查设置,否则也不可能点击下一步,后台自动计算就出现下一步所需的数据。但是在ERP系统下,要保障系统数据没有错误,还需加强各部门的沟通协作。同时也要继续加强和软件实施方的沟通,上线并不代表ERP完成了使命,相反随着企业业务的发展和变化,应该及时根据新业务新业态特点,和软件实施方加强沟通,对于初始设置及时作出调整和改善。

    还是先拿郑州众智科技股份有限公司关于ERP系统的回复来看:外协产品重复领用导致的计价错误

    事项描述:

    2018年1 -6月,公司外协领用原材料通过生产领料单进行出库,即外协原材料尚未完工入库就参与了生产成本的流转。2018年7月公司上线U8系统成本模 块,2018年上半年未完工外协原材料于下半年完工入库,此时进销存系统生成其他入库单,外协产品的原材料金额再次入库并被领用,重复参与了成本流转, 导致库存商品计价错误,此事项不影响存货数量。

    举例说明:

    假设直接人工和制造费用为0元。2018年6月初,公司原材料库存230元, 外协领出原材料100元,进销存系统生成生产领料单(实际上原材料发送至外协 厂商,并未实际进入公司生产线),同时正常生产领料50元。外协原材料参与成本流转,随本月产成品完工入库,本月入库产成品150元,本月入库产成品于本月实现销售,结转成本150元。

    6月财务记账与系统单据流转相符,上述操作的结果为本月结转营业成本150元,期末原材料结存80元。

    2018年7月,外协原材料加工完成后,生产部门通过进销存系统生成其他 入库单,将完工的外协产品转入半成品库,入库金额100元。本月生产领用外协件金额100元,正常领用原材料80元。外协件再次参与成本流转,并随本月产成 品完工入库,则本月入库产成品180元。本月入库产成品于本月实现销售,结转成本180元。

    上述操作的结果为,总账系统上,本月结转营业成本180元,期末存货结存-100元。即在生产入库和销售出库的流程中,存货计价发生错误,而数量未发生错误。2018年6月和7月,公司累计结转成本=150元+180元=330元, 而实际投入原材料为100元+50元+80元=230元,应调增存货100元,调减营业成本10 0元。

    以上回复中,主要是因为“2018年1 -6月,公司外协领用原材料通过生产领料单进行出库,即外协原材料尚未完工入库就参与了生产成本的流转。2018年7月公司上线U8系统成本模 块,2018年上半年未完工外协原材料于下半年完工入库,此时进销存系统生成其他入库单,外协产品的原材料金额再次入库并被领用,重复参与了成本流转, 导致库存商品计价错误”

    对于这种现象,其中有一个问题,那就是采购部在输入其他入库单时,采购部与财务部是否进行充分的沟通。虽然我上面讲了,各业务部门应该懂一些财务数据规范,在输入系统单据和数据时,需要按照财务规范的要求操作,但是有的时候因为非正常业务,不可能按照标准的操作手册进行操作,此时则需要业务部门和财务部门加强沟通,对于非正常业务,从业务角度和财务角度进行沟通,将非标准业务转换为标准业务输入,这样业务上可以体现,又能便于财务取数要求。

     

    六:系统数据与财税数据混为一谈

    我曾写过一篇文章《ERP系统下会计处理的常见误区》,其中提到ERP系统数据和财务数据的混淆。

    (一):会计处理按照模板来不是按准则来?

    在erp系统下,日常的会计分录都可以过模板设置,实现自动化生成。其处理机制就是供应链各环节,在每一个环节上,根据实际业务输入/下推相关单据,然后凭证模板设置抓取各类单据在会计上需要的关键信息,最后分录就自动生成了。

    因此在erp系统下,会计处理是否准确存在两个关键点,一个是各供应链环节在单据输入的准确性,也就是如何将业务准确的翻译并输入系统设置的单据中以便凭证模板准确取数,二是会计分录模板在设置的时候,如何准确的设置抓取各类单据数据,形成符合要求的分录。

    实务中存在的问题除了以上两点常见的单据输入错误导致凭证错误,或者凭证模板设置错误导致分录错误之外。还有致命的一点,那就是对于刚接触系统,对于系统不熟悉的会计人员,存在主观认为ERP下的会计处理就是智能化处理,或者erp下的会计处理就是标准的处理。从而忽视了会计做账最根本的要求,也就是做账的基本法则,会计准则。不管我们以前是手工帐,还是电算化,还是erp,还以后的机器人智能化记账,都不能离开会计准则的规定,脱离了准则的会计处理那是没有根源的账务。

    这个问题笔者曾接触的情况是,某小企业上ERP半年多了,但是相关人员都从未接触过erp系统,涉及凭证模板这块都是最初erp实施顾问进行的设置,企业认为设置好了,之后只要点击“下一步”自动生成就可以了。笔者检查企业其他出库生成的分录存在严重的问题(系统一般的销售出库,都是销售出库单。对于非销售出库的特殊情况,都是通过其他出库单)。

    企业人员对于其他出库单,单据输入没有清晰的认识,这半年非销售出库单的单据,都是走的其他出库,但是其他出库单这个单据,有十几项需要勾选的项目,其中涉及的单据类型,涉及的出库领料部门。企业人员都是默认系统的第一项,而系统默认的第一项是标准出库单,默认的部门是研发部。如此造成最后生成的分录都是 借:研发支出  贷:库存商品/原材料。由此造成的分录,企业会计人员首先说自己不熟悉系统,然后说这些都是erp方设置好的,应该不会有问题吧。

    笔者当时说,这个会计处理根据准则来肯定存在问题的,会计人员说“反正其他出库单据属于非标准业务,我们想既然系统默认计入研发支出,所以没有根据具体业务一单单区分,再说了计入研发支出还能享受加计扣除呢”听到这话我也是醉了,刚开始我还是以为是会计业务处理不行呢,原来想通过浑水摸鱼,享受加计扣除啊。笔者当时强调一定要规范其他出库单据输入,以及调整分录模板。当时会计说:“反正是系统自动生成的分录,查到了就说我们根据系统出来的账”。这个锅系统来背?扎心了我的ERP系统啊。

    (二):税务处理也听erp的?

    在erp系统下,一般来说达到了系统处理会计分录并进行相关税务处理的功能,比如销售商品流程:发出商品后,根据销售订单下推生产销售出库单,

    分录为

    借:发出商品

      贷:库存商品

    开具发票后,根据销售出库单下推生产应收账款,分录为:

    借:应收账款 

      贷:主营业务收入 

      贷:应交税费-应交增值税(销项税额)

    同时结转成本:

    借:主营业务成本 

      贷:发出商品

    收到款项后,根据应收单下推生产收款单,分录为:

    借:现金/银行存款/应收票据 

      贷:应收账款

    这是一般的正规业务,相关分录只要相关单据输入正确,分录生产不存在很大的问题。但是对于非标业务,企业存在处理盲点。比如给客户无偿赠送的样品,在根据销售订单下推生产销售出库单中,有一个勾选“赠品”设置,勾选赠品后,此赠品不需要输入价格。于是供应链出库人员,一直按照这个模式输入,因为其认为既然系统这么设置了如此操作,这么操作就对了。然后生产的会计是借:发出商品,贷:库存商品 。

    会计人员在检查此分录时,有的可能不了解业务,认为这是正常的业务没有太去关注,有的追溯查询系统单据或者询问了解此业务,得知是赠品。可是认为系统既然这么设置的,那么肯定税务处理就不存在问题,如果有问题,那么ERP系统肯定不会这么处理,毕竟ERP这么高级的东西。这么盲从erp系统的思维肯定是错误的,关于这点本人后续与erp方沟通过,他们自己也知道系统对于税务的很多处理是存在问题的,需要企业根据实际税务的需求来处理,必要时修改单据或者修改分录模板。

     

    七:过份依赖ERP系统数据

    以上企业使用ERP的六宗罪,更多的是说企业并没有合理、高效、准确运用系统。因此要从了解系统运行逻辑入手、建立全员全局系统运行体系、搭建业务与财务协同规则、建立系统运行奖惩制度、加强各部门数据沟通、区分好系统业务数据和会计和税务数据差异。

    但是我们知道ERP系统用好只是基础,且ERP系统本身在目前大数据化下,显然是比较落后的。要知道很多大型集团都开始上线业务财务一体化系统、数据中台系统等等。

    因为对于多数ERP企业来说,能够用好ERP的已经非常不错了,但是用好只是核算的层面,而且也是核算的粗浅的程度,要进行精细化核算,还需要建立一系列台账

    所需要建立的台账包括不限于:高新技术企业台账、研发费用台账、各税费台账、应收账款/应付账款台账、长期待摊费用台账、融资租赁台账、承兑汇票台账、其他应收/其他应付台账、挂账台账等。

    其实过分依赖ERP系统数据,也可以说是过分依赖ERP实施顾问。有的企业老板甚至认为,既然上线了ERP系统,那么财务数据就应该全部从系统都可以获取,如果有不可能获取的,则应该和实施顾问沟通,要顾问帮忙解决。这种老板的意识中,就存在一种上线了ERP就企业数据和财务数据都可以万事大吉的思维。

    要知道ERP系统目前较之于大集团的BIP、EBC系统都是落后的,且ERP本身具有缺陷性,加之上线过程中实施顾问可能对于企业业务并不是非常了解,可能设置存在问题,造成妄想上线系统就解决企业所有数据方面的问题,是非常不可能的。因此过份依赖系统、过份依赖实施顾问是一种危险的倾向。

    这说明ERP面对海量数据,以及对于日常精细化管理是存在不足的。对于大型企业,他们有财力和精力升级系统,但是对于中小企业,一段时间内可能还是只能先用好ERP。所以在这种情况下,企业要实现精细化管理要求,只能在ERP数据之外,建立更多的数据台账,以强化对于数据的管控。但是最终我们要明白,系统只是工具,而管理才是灵魂,只有提升企业管理,才能让工具为人服务。

     

    左岸金戈

     

    作者
    • 左岸金戈 职业数豆师,修炼数豆技能,成为数豆职人。 微信公众号:数豆职人
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