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二十年前的工厂财务运作方案

左岸金戈 / 2021-10-08
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  • 财务管理
  • 成本核算
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    20年前的成本核算方式和20年后的是否有发生根本性改变呢?  变化肯定是有的,不要说ERP在大多数企业实行,就算企业生产组织方式也发生了改变。但是这种变化要我说,也只是重大变化,根本性改变对于多数企业来说暂时没无法实现。


    成本核算的精细度,更多的受限于财务核算工具、企业组织生产形式、企业管理水平。对于这些财务人员能掌控的有限,那么财务更多的竞争力是根据所处环境,拿出适应当下的成本运作方案。

    当下对于成本运作,如果只关注成本核算,在ERP系统中,很多可以在“下一步”或“程序”中完成。尤其未来“数智工厂”、“大数据企业管理”、“财务智能机器人”下,关于核算只会更精细化,人为所掌控的是教会机器如何运算,以及思考在成本核算架构时,如何设计运作体系,以便成本更加精细化。

    以下20年前的成本核算方案,是本人的“忘年交”老大哥,当时给我的。那是我第一份财务工作,集团涉及业务比较多,也有制造业,但是我当时涉猎的不深。我当时和一个老大哥走的比较近,那时候同事都是打电话叫外卖(那时候没有某团某饿哈),但是我和这个老大哥,喜欢走上十几分钟,到外面就餐。不管是烈日还是狂风暴雨(当然台风天例外哈),不点外卖主要是一上午坐着搬砖,走一走活动下筋骨,舒缓一下压力,也是锻炼锻炼。对我来说,这断时间我们可以谈天说地,当然也包括财务业务。

    二十多年前那一批财务骨干,很多都是在港资和外资企业中成长起来的,我那位老大哥也是如此。根据其自己说当年写财务方案和EXCEL等财务知识,都是在港资财务总监下慢慢学会的。这又和当时的经济形势是吻合的,毕竟改革开发初期,我们很多财务实战经验,财务管控等,都是这些老大哥在港资、外资中学习并带出来的。

    所以那几年,和老大哥建立了比较深厚的友谊,对于我这个朋友只要是涉及财务业务方面的,他都是豪不保留的分享给我。

    后来离开集团,求职某制造业主管,可能老板觉得会计人数太多随便挑选吧,和多数企业招聘需求一样,要求往高了定工资往低了设(万一有漏网之鱼呢),定的要求都是必须几千人的工厂干过,必须过往大平台,必须多少年成本岗位经验,还要三十岁以下。

    在面试我之前,此老板根据其自己说已经面试了十几个财务负责人,看的我的简历,他似乎又陷入了感叹(感叹财务的水平都这么差呢)。我当时没有说我此前的集团财务总监是中央财政部委派过来的(因为我倔强的认为,我能把事情给你干好就可以了。平台能力和个人能力并不是直接对等关系。但是在一般的面试中,对于多数面试官以过往平台决断个人经验时,如果不说这一点,多数面试官都认为你这好像也没有什么大亮点呀)。我只是说我了自己的几点运作方案,以及我可以搞定的信心。

    对于面试官来说,看过往平台和学历,可能是比较保险的做法,因为企业有人力成本考虑。但是当时的我以及现在的我,更多的强调能否把事情做下来。我不仅仅是这么说这么写,我也只这么做(曾经公司招聘财务人员,在众多的大专本科中,我最后选择了中专生,只是因为其学习意愿和自主意识很强,后续看来把事情也能做好,后来这个同学也慢慢成长起来了)。当然对于多数财务负责人来说,大家只是招个老实听话的工具人,节省人力成本看重外在的东西,也无可厚非,毕竟财务不是造火箭,有个平台一些事情都可以干起来。当然这也侧面说明了平台之于一个人的发展的重要性

    老板可能面试的也烦了,也可能想着让这个小伙子试一下吧,更多是“物美价廉”吧。当时26岁的我,用了一个多月时间,加班到每次人事主管都要叫我不要这么疯狂加班,搞的他们都不好意思下班(卷王之王)。最后把几项重要工作做出了初步效果,三个月的试用期,老板直接在一个月多月决定提前转正。

    年轻气盛的我,当时并不在乎6500元的转正工资,而是想告诉老板,你的目的是搞定财务事项,不是找一个几千人工厂干过,名气多大的企业干过的招牌。当然这背后也和我在集团公司和老大哥交流的财务经验有关。

    今天分享的就是一篇老大哥在二十年前,给一个内资中小企业,写的一个财务运作方案。在看这个方案之前,一定不要站在现在的视角去批判别人,你可以站在现在视角去思考。因为所有的方案都有时限性,我们需要站在客观的角度去看待,而不是站在上帝视角去审视。当然以下运作方案,并不是说其有多完美,以及是否可以直接拿过去适用现在企业,而是说我们可以在二十年前的工厂运作方案中,思考一点对于当下财务有用的事情。比如思考在没有ERP系统下,手工帐下如何管控业务流,实现数据流精准;比如思考在ERP下为什么对于业务端的管控,还是不尽人意;比如我们需要思考ERP和各种管控工具,和业务管控思维的孰轻孰重。


    工厂财务运作方案

    工厂财务运作方案

    备注:方案2000年所写,共十一页,此为第一页。

     

    成本核算的方法和种类很多,找到适要本企业生产特点的方法才是正确的,下面提出的方案仅供参考。

    一:准备工作

    首先清点仓库,.时间在生产订单的间隙,如生产任务忙,加班时间完成。因为此时不会有存货流动的情况出现。

    按物料名称,编号,规格、数量等精准盘点。.全员参加,越快越好,按盘点好的数字登记帐本。相对应的物料分别摆放上物料卡,.材料员在每日下班前汇总当日收发数据填立物料卡,并计算结存,规模较大时应编制每日收发存报告给其他部门,可为采购提供信息资料。

    盘点后与公司财务帐上的库存差异如何处理:每一种物料必须要有金额,自制半成品可估价,财务报表一套产负债表中“存货”项目内部调整增减,以达到总价值不变。原材料包装物等与此次盘点的数字相符即可。(工业企业存货项目有:原材料.包装物、低耗品、自制半成品、产成品、生产成本和制造费)

    备注:仓库管理一直是生产企业管控的重点,但是二十年过去了,一些问题在很多企业还是存在。二十年前的管控没有现在的管控工具,更多是手工帐下的管理,但是现在有了条形码,扫描枪等工具,一些企业仍然对于仓库管理不是非常到位。其实这也是告诉我们管理不只是工具的事情,是管控思想的事情。当然对于“在财务报表一套产负债表中“存货”项目内部调整增减,以达到总价值不变。”这一点是存在问题的,虽然一些企业实务中可能这么干,但是还需要具体问题具体分析。

    二:材料入库

    要有的采购合同(可复印件)放在仓库,就采购员购入的物料,逐一核对,是否为合同规定的物料规格等。

    质检部门应常设QC在仓库进行质检工作,物料相对应的材料员点清数量后,开仓库收料单(并有质检签字)一式四联,财务、仓管、材料员各一联。整本开完后的存根联由仓管保存。

    针对电子行业采购的物料,体积小数量大的特点,也可在生产领用时发现不良品,那么就应在采购合同中规定不良品率占总量的比例。相应会扣减供应商货款多少多少,或者说供应商都不清楚送来材料合格品多少时,可在合同中提出挑选不良品而耗用的人工费等,根据仓库实际收到的数量,并按照实际数量修改供应商送货单的客户联和供应商留存联,加盖公章。

    仓库收料专用章由仓库保管,加盖此章的送货单才算是经过我方确认的对方凭证。仓库货仓库文员5天货10天或每周汇总一次材料单,按材料编号、名称、规格、数量、单价、金额的形式或电脑打印出表格,后附收料单(财务联)和供应商送货单(客户联)交与公司材料会计,如果我公司规定27日次月26日为一个核算周期的活,那么也要求供应商的月结清单按照我方要求的期限,以便对比。

    应注意的几个问题:

    1、非采购人员买回材料,也要开单,供货商一栏写明,此收料单作为报销时的付款凭证。以确认其除发票或收据外有否确定的购入了物料入库。

    2、入库材料必须有价格(不含税),所以说要有采购合同放在合库,分清楚供售商的性质,一般纳税人呢,还是税局代开税票,小规模纳税人等,不同材料价格也不相同。

    3、供应商的送货单,我们只收客户联,有可能对方留给我们随套同行联③联,造成联次的不统一,可传会已经按第③联与我方对帐后,并已拿走了货款后,再次拿出第二联(客户联)向我们索要货款。

    4、每日收料每日开单,日事日毕,忌收料不开单、合计起两日或N日后再开单的情况发现。

    备注:入库的管理更多的要在乎整个材料入库的关键环节,从流程到单据,都需要做出符合本企业管理的手段。二十年前的运作方案,就是关注细节点,关于容易出错点(比如以上应注意的几个问题)。现在仓库管理都嵌入在ERP系统中了,敢问以上提到的这些问题,大家敢说就不存在的嘛?我想未必,如果大家对于ERP系统只是按照规定操作的一个任务,并没有利用ERP系统进行管控的思想,那么最后操作就会流入形式,ERP最终就成为了财务部门一个部门的事情。

    三:材料出库

    分为直接用于生产的和用于生产半成品的两种情况的出库,领料单要注明,按领料部门填开,5日或10日或按星期汇总后全月一次交给材料会计,直接用于生产的注明生产订单号和其中的某个品种。

    1、用于生产的原材料如何分出订单号基至于其中的品种

    一般生产车间,都是多份订单,多个品种同时生产。应根据生产排单表制订定定额表。这样.某个品种的全部物料的耗用数量,出来以后乘以该品种的订单量,以此类推,有多少个品种,要到订出多少个定额成本表。

    要加合理的损耗、此表的制定,最熟悉生产的员工肯定会制订得很准确。开始的过程不准确没关系,日后会不断完善和修订定额成本,

    在全月订单中找出相同的物料,将各品种中定额相加后即是将要生产月份该种物料的最高限额。

    生产领料(包括自制的的半成品),领出时要开半成品仓库的出库单,而不是原材料的领料单。

    仓库可按照各订单,品种里的物料定额耗量标注出其所对应的某个订单的某品种。全月领料超出定额的部分,按照各份订单各品种里的定额消耗量反向分配后,追加计入某单的某个品种。

    仓库可按照各订单

    假设本月订单一领用电线15M,仓库的材料领料单应该开

    ①订单1份中的话筒领出5m

    ②订单1份中的风筒领出10m

    如领出电线起出定额消耗总是20m,即领出80m.那么

    ①应分配计入订单一,话筒的份额=10/60×20=3.3m

    ②应分配计入订单一,风筒的价额=20/60×20=6.7m

    ③应分配计入订单二,耳机的份额30/60×20=10m

    超出定额部分20m分配完毕后,验算,10+67+3.3=20m

    算好后,依上述的数字,填开领料单,分别标注出对应的订单及品种,月末材料会计可分出个订单各品种所耗用的材料(包括半成品)费用,材料或自制半成品发出,按照加权平均单价计算。

    2、用于自制半成品领出的材料

    仓库记好领料数量,按照用于模具的不同分别注明在领料单上,同样跟基本生产车间领料单一样。分时段汇总交给材料会计,按照会计核算期的最后时刻领出但未用的材料,办理假退料(用于生产车间的原材料,每月末的工作也必需是这样,盘点虽已领出但没用的物料)

    假退料实物不动,无需进回仓库,但要开单:①领料单的红字或负数,②领料单蓝字,名称数量相同,只是一个正一个负,和①领料单红字或负数的开单日期写在会计核算期内.②领料单蓝字的日期写下一个会计核算期的初始日期。

    一楼车间内的水口要称重(KG),  何时称重:财务规定会计核算期的最后时刻,其他时间不用。

    水口料应该说是模具加工出的狭义上的产成品中的一部分,虽说它是自制半成品中的废品,不能够供应给生产车间,但它可以伴随原料重新投入生产,形成其他的自制半成品。

    水口料也在耗用人工、材料、其他费用(如机器折旧、水电等),整个月份后自制半成品的量,等于水口料加上已分别入库的半成品(kg)。根据投入原材料后的自制半成品(接模具)只是形态各异、大小不一,但其原料相同的特点,可按全月各半成品中各要件的比重,分解求出材料成本。

    举例:全月模具加工件的半成品加上水口料盘点数量等于全月自制半成品总量(KG)

    举例:全月模具加工件的半成品加上水口料盘点数量等于全月自制半成品总量(KG)

    模具一可以做出五种零件,所耗用材料相同,模具二可以做出两种零件,所耗用材料相同。

    模具一(□ + 〖 + ▲ + ?+ 水口料)=50KG*A单价+20KG*色粉单价=Z

    模具二(?  + ? +  水口料)=60KG*B单价+20KG*色粉单价=R

    □材料费用=□全月入库KG/50KG*Z

    〖材料费用=〖全月入库KG/50KG*Z

    同理分别求出模具一和模具二个零件的材料费用。

    成本会计根据全月自制半成品入库单(水口料也要开入库单)编制凭证

    1:材料

    借:自制半成品

      贷:生产成本-材料

        生产成本-工资

        制费

    材料会计事先依据全月发出材料凭证汇总表编制分录

    借:生产成本-材料

      贷:原材料

    2:废品损失

    借:废品损失(水口料)

      贷:生产成本-材料

    废品损失为一级科目,帐本设量可与生产成本账页后加入即可,不结转入产成品成本。挂帐方式,每月末盘点次一次车间剩余水口料重量与前个月份盘点数量差异填开自制半成品入库或出库单。

    例子1:上月盘点水口剩料50KG,本月盘点是40KG,开自制品水口出库单10KG

    例子2:上月盘点水口剩料50KG,本月盘点是:60KG,开自制品水口入库单10KG

    直至水口料质量等原因不能再循环使用时,转废品损失入成品成本,如重量很大,追加前期的成品成本。

    材料或自制半成品发出时几种特殊情况:

    1:已入库的产成品拆散,能用的入库(客户订单变化原因导致)

    属于原材料入库,开领料单的红字或者负数,属于自制品入库,开自制半成品出库单的红字或负数。

    2:一楼自制半成品车间模具出的零件配件,直接按照原材料上

    属于原材料入库的,开领料单红字或者负数,属于自制半成品入库,开自制半成品入库单。

    备注:对于材料出库,以上方案更多的是关注“耗用”,尤其是对于“水口料”的关注。现在我们有了ERP系统,物料在出库上更多的是根据生产订单,生产订单关联BOM,对于耗用可能在BOM中有了设定,但是在物料整个生产流转环节,还需要设定一些管控办法。尤其是生产企业涉及“水口料”时,则更需要制定专门的管控办法。我常说成本核算不是一套设定好的ERP系统,而是随着生产经营业务中,针对各种发生的问题,进行迭代升级解决问题的能力,通过对各个供应链各个业务端的数据,通过规范单据,规范表格,是各部门数据按照财务管控要求,进行成本管控系统,最后才能精准的核算出成本结果。

    四:成品入库、出库

    分自制品和产成品两种,分时段汇总全月累计后交给公司成本会计和销售会计。

    五:工资费用分配

    接工人工时比例分配,由生产统计工时记录完成,按此方法工时比例法分配成本份额中的工资费用。

    六:制造费用分配

    制造费用规定的分配方法共有四种:工人工时比例,工人工资比例,机器工时比例和全年度计划分配率

    1:对于两个不同类型的生产车间,建议采用工资比例法进行分配。工资高需要的技术含量也高,人员占用较多,说明工序复杂,所以多分配制造费用也合乎情理,当然可以分清楚费用归属范围的直接计入,不必参与分配,通过生产成本下设制造费用来归集加上分配。

    2:对于车间内生产订单,以人工工时比例分配制造费用,某一品种工时较多,说明它占用机器设备工时、工具的磨损,水电费等相应较多,多分配计入制造费用也是合理。

    制造费用是个大项,它包括:管理人的工资、福利费、办公费、差旅费、运费、物料消耗、交际费、水电、低值易耗品摊销、固定资产折旧、劳动保护费等等。

    综述产成品或者半产品项目:材料、人工、制费,已然明了,全月发生的费用不全都是产成品的份额,还有处于各个工序之中的在产品份额。

    生产品不是完成品,不能够用成品的数量来直接定义它,假设我们将在产品按完程变,换算成为比较合理的成品数量后,那么全月产成品应占份额就可以通过数量来分配得出。这就是下一个话题:“在产品盘点”。

    注:对于制造费用分配,此方案并不是特别完善,当然跟二十多年前的生产运营方式有关,方案中只是初步的提出了工时分配的规定,但是未深入提出工时存在的问题,以及管控的注意事项。但是二十年多年过去了,我知道很多工厂现在的人工和制费的分配(按照实际应该按照工时分配人工和制费的),仍然做不好工时统计工作,虽然我们现在有工时管理系统,有工时各产线统计记录,有日报和周报,但是对于这方面的工作,财务涉及和管控的不多,更多依靠生产线的记录,导致产线如果做的而不够好,财务是无法及时掌控和发现问题的。

    七:在产品盘点

    在产品月末盘点一次,设想突然停电的状态下,那么此时的物料形态也是五花八门。我们只要点各种形态的数量,但要标注相对应数量下该种在产品形态中所包含的物料名称即可。.以全额成本表为依据,可以按照消耗量占总量的百分比,在乘以订单总量,计算出月末在产品的约当产量

    备注:对于在产品盘点,一般来说多数企业难以做到每个月盘点,最多年终和年中进行大盘。但是对于工序较多的生产,也可能存在在产品物料堆积的问题,造成产线物料或者线边仓物料只能在年底一次计入12月的成本,造成成本数据异常,也就是在二十年前可能生产规模不是特别大,手工模式下,相关工作是可以开展的,但是现在我们必须加强PMC计划,加强产线物料管控,加强整个物料流转的信息管控,以保证每个月线边仓物料不会出现很大的异常。

    八:账本设置

    一般账本:

    1:原材料、包装物、自制品、产成品、采用三栏数量金额样式

    2:生产成本、制造费用、废品损失采用借贷余额明细多栏式

    3:往来账应收应付类采用三栏式

    4:销售账一本,设置“收入成本税金利润

    5:固定资产账本一本,设置“原值、折旧、累计折旧净值”

    6:低值易耗品一本“原值、摊销、报废净值”按照五五摊销法

    7:总账一本

    8:期间费用财务费用管理费用销售费用,可以共用一本费用明细账

    注意事项:

    1、采用数量金额三栏式:分原材料(生产用);原材料(自制半成品用)、包装物、自制半成品、产成品共5大类来设置帐本。大规模生产后,应分开仓库材料员按照上述五大类,进行仓库日常操作流程。哪类的物料转归属此类的材料员记账,收发存盘点等工作,仓库管理员只记账(大数),总账辖管材料员的明细分类账,月末公司财务全部或者部分参与盘点库存,账实不符找仓库,仓库找相应材料员,做到责任到人,并可以出台相应条例措施,奖优惩劣。

    2、应付帐款明细帐前设总页,后记按照供应商名称的明细分类账,总页数据等于后面明细账相加的数据。摘要栏要写按收物料、对方送货单入账,按照收料单和送货单、月结清单和发票入账等可能的几种情况写明摘要。付款的前提条是(收料单、送货单、月结单和发票),这样记载,可看出该供货商尚欠哪些手续、单据不能付款,方便对帐工作,也可监督内部人员的不廉洁行为。

    备注:二十年前,较少的企业实现信息化,实现ERP自动运算成本,一般的中小型企业,都是如上方案所示,还在手工帐模式下运作。看二十年前的运作方案,不要觉得现在有了ERP,有了财税业务一体化系统,有了企业大数据中台,就不存在以上问题了。其实我们要看的是事情背后的逻辑,以及对于成本管控的思想。系统和信息化只是把手工下的模式,利用信息化手段搬到了线上而已,具体企业落地的管理是否有效,还是要深入分析。

    左岸金戈

    作者
    • 左岸金戈 职业数豆师,修炼数豆技能,成为数豆职人。 微信公众号:数豆职人
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