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财务谨慎过头了,也是懒政--审批流程不能追求绝对安全

指尖上的会计 / 2021-05-30
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  • 标签:
  • 内部控制
  • 审批流程
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    资金支出审批签字是重要的内控手段。审批流程关乎安全与效率,流程太单薄,可能触发风险;流程太冗长,又可能降低效率。不知大家有没有注意到一个现象,公司规模做大后,审批流程会越变越长。

    这种趋势等于默认追求内控安全可损伤运作效率。多数人可能会觉得安全比效率重要,为安全计,效率受损应该包容,于是冗长的签字流程被不断固化,不断加强。会计人员出于免责的考虑,在此过程中不乏推波助澜之嫌。

     

    华为财务曾因《一次付款的艰难旅程》,被任正非先生签发电邮怒斥。任总当时签署的意见如下:“据我所知,这不是一个偶然的事件,不知从何时起,财务忘了自己的本职是为业务服务、为作战服务,什么时候变成了颐指气使,皮之不存、毛将焉附。我们希望在心声社区上看到财经管理团队民主生活发言的原始纪录,怎么理解以客户为中心的文化。我常感到财务人员工资低,拼力为他们呼号,难道呼号是为了形成战斗的阻力吗?”

    一次付款的艰难旅程

    从华为的案例可见,签批流程一味追求安全,并非就是公司管理所期许的。设计签批流程的目的是为了控制风险,只要目的能达到,流程应该越精炼越好。

     

    举例而言,员工报销费用时,都需要哪些人签字?

    中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部费用会计、财务总监、主管副总。如果金额较大,还需总经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实,财务部费用会计签字目的是审核发票与金额、核定预算,财务总监签字是为了知晓资金流向,副总或总经理签字是审批同意资金支出。

    这么多领导签批真的有必要吗?从内部控制的角度说,一个经济事项有三个人把关就够了,多出来的签批大体属于两种性质:①跟风走形式的,只要前面签了,他就签;②需要知情了解的,这是内控上的一个误区,把知情权与审批权混同了。

    回到上例,要是这家企业已于年初确定了费用预算,我认为一笔预算内的费用报销有两个人签批就够了,这两人分别是部门经理、财务部费用会计,签批后电子流程知会财务总监、主管副总即可。

    设计审批流程时,为了追求绝对安全而影响效率是一种认知误区。审批流程大而全,风险未必就一定降低。如果关键责任人没找准,再多的签批也无济于事。问题的关键是,关键责任人是谁?找准了关键责任人也就找准了度。审批的核心思想是,谁受益,谁负责;谁负责,谁审批。

     

    一个经济业务发生,真对事项了解、能对签批负责的人不会超过三个,其余跟风的签批多是流程设计者的心理慰藉。殊不知,这种自以为稳健的审批流程有如恶性肿瘤,会愈演愈烈,直至成为公司管理的绊脚石。

    审批流程简政的思路一言以蔽之,就是“让听得见炮声的人做决策”。

    指尖上的会计

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