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从一个采购付款流程,谈会计工作的优化

丁潇 / 2020-11-01
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  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    作业规范化,规范标准化 标准制度化,制度系统化,系统信息化

    某单位采购设备,签订的采购合同付款条款为:合同签订之日起预付30%作为预付款,发货前付65%作为发货款,5%作为质保金。

    我们不讨论这个条款对于购买方是否有利。只讨论由此引发的问题及改进。

     

    如果没有信息化、自动化管控,这样的业务大概率会发生如下情形:

    对单位采购经办人而言,合同约定的付款已经完成,如果其后一切正常,供应商正常发货,设备能正常使用。供应商与设备需求部门,都不会再催促他。那他会继续其他的采购业务,不再搭理这项业务,直至有人再次找到他。

    对设备需求单位而言,需要的设备在要求的时间到货,能正常使用,设备应附带的资料齐全,那他们多数不会去关心会计需要什么资料,怎么做账等等,直到会计找上门去。

     

    但会计也有很多工作啊。特别是小、微企业,会计人手少,工作量大,有些单位甚至将记账工作外包了。

    有人说,出制度,规定几天之内要提交验收资料,否则,罚款。

    这是一个可行的,且有效的办法。但是,一是谁去做“恶人”发现没有及时提交验收资料,二是能不能有让人愉快的办法去解决,因为不管罚款多少,总归是一件让人感觉不舒适的事情。

    公司的采购付款流程,可以在设置必选项,在“合同预付款、发货款、账期应付款”中作出选择。如果选择“发货款”选项,需要选定预计到货日期。系统管理软件中,选定了“发货款”类的,能够在设定的到货日期,提示key in验收资料(结合采购内容的不同而分原物料验收、固定资产验收、工程物资验收等)。否则,在管理系统中,这一流程就不能结案。

    有些人会说,会计可以先记在“预付账款”啊,然后月底/次月初结账时,或平时去催采购或需求部门啊。我不否认,这是一个办法,可能在很多单位,还是一个可能很有效的办法。

     

    但是,如果会计另有紧急的事情要做呢?如果会计忘了呢?大家可以到一些中小微企业去看看,这样的事情,是什么样子的。

    会计的工作职能,按我们学习的教材,是“核算与监督”。核算也好,监督也罢,需要会计准确的记账、提供报表,就要及时取得完整的凭证。如何取得,很多会计人的回答是,会计去催啊。

    说得很好,会计去催。但这个“去催”,一则要靠责任心,二则要有时间,三则,有时还可能“招人嫌”。现在稍具规模的生产企业,会使用ERP系统,有的还有OA系统。

    那为什么不把这项工作交给“不知疲倦,可7*24的工作,不怕得罪人”的ERP系统、OA系统呢?

     

    我的会计朋友们,咱们不要想着,这事,我去做,那事,也我去催就拿前面提到的设备采购,95%预付款后,设备到货了,取得供应商发货资料、发票,提供验收资料,本就是相关部门要做的事情,如果有系统提醒,他们对做这些份内的工作,也不会有任何的抵触。

    为什么非弄得要会计去催呢?会计要尽可能的把事情交出去。交给谁,信息管理系统!

    又有朋友说了,现在的系统管理软件不是这样。当然不是这样的,是这样的就不会有这样的问题发生了。那你就对流程重新设定嘛。

    系统软件不支持,找软件开发商。哪怕是那些免费供你使用的管理软件,对这些通用功能,他们也会乐于升级改进。不要问为什么!他们为什么免费给你使用,他们为什么希望使用人数越多越好?

    就更不要提那些收费的软件开发商了。

    丁潇

    作者
    • 丁潇 财税业者。
      微信公众号:财税微波
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