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基础数据的日常维护分散到各个岗位

梁青 / 2020-08-05
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  • 财务管理
  • 基础设施
  • 财务数据
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    大数据、智能化都需要及时完整准确准确的基础数据,没有这个基础,都是空谈。

    大数据、智能化都需要及时完整准确准确的基础数据,没有这个基础,都是空谈。基础数据的维护是非常耗时且不出成绩的工作,犹如家庭主妇们每天忙碌的家务活,每天重复且看不到什么成绩。

    中小企业财务基础管理薄弱甚至混乱的根本原因也是业务基础数据的缺失。不论是技术、销售、生产、采购,都有一套自己运行的逻辑,大都认为只要能按时交货就是完成任务了,至于其他的数据、成本什么的好像与他们无关。

    在这样的逻辑和理念之下,没有部门会重视基础数据,除非是计件工资,否则基本没有什么统计数据。特别是非标产品的企业,很多产品做了很多年,仍然错误不断,都不知道到底哪张图纸是正确的。当然,企业里肯定是有些有心人是知道哪些图纸是正确的,不然那个返工成本和浪费就太高了。

    公司规模比较大的,各个部门设有内勤、文员,帮助处理日常统计工作,当然最重要的是打杂,比如复印、打印、整理图纸、档案什么的。而实际上,部门内部每个岗位的日常事务都可以顺手完成。

    特别是在ERP普遍应用的现在,每个岗位的数据都可以顺手维护到ERP系统里,非数据岗位每天用的时间也就十分钟左右(刚开始几天可能时间会长一些)。

    假设100人的生产车间,每个工人每天用5—10分钟的时间把自己产出的数据维护到ERP系统里,基本就省了一名统计员,并且数据的及时性能得到保证。原本统计员的工作就升格为审核数据、分析数据、查找异常等更有价值的工作。

    ERP系统里设好的流程都已经考虑了内控的因素,所有的数据都是一环扣着一环,通过下一道的应用或审核,前一道的数据没有权限是不能随便改动的。使用ERP无形中也减少了员工的随意性,当然,刚开始的时候大家可能会很不适应。

    所有的材料清单(BOM)、材料请购、采购询价、采购订单、入库、领料、人工(设备)产出、质检、费用及工时(人工工时和设备工时)等基础数据都可以每个岗位每天顺手维护到ERP系统里。相关会计每天审核流入到财务部门的单据,日清月结,我们的基础数据的及及时性、准确性、完整性基本没有太大问题了。

    各个岗位每天的工作业绩都可以随时在ERP系统里看到,绩效考核的数据也有依据了,这个依据是通过几个岗位的应用和审核固定下来的,不容易被篡改。

    各个部门负责人的周例会有数据可依了,业绩的过程管控也就不是太大问题了。即便有了及时完整准确的基础数据,不会使用也等于没有,此时各个部门负责人对财务就会有新需求,比如分析数据、怎样预警可能发生的问题、怎样给员工分配等等,企业各个业务板块对财务的需求也会越来越多。

    随着生产设备使用设备的自动化、智能化,很多基础数据可以通过设备自动上传到某信息系统中,这可能就是未来的万物互联中的一部分。就目前来说,标准化程度比较高的产品所使用的设备可以实现数据自动上传,但大部分非标产品所用的设备还不具备这样的功能。

    但基础数据的日常维护分散到各个岗位是目前大部分中小企业可以做到的,是低成本的优化,等到技术条件成熟,我们的中小企业也能顺利成章地自动化、智能化,顺应时代的潮流。

    作者
    • 梁青 CPA,某中型制造业财务总监。目前在研究和实操怎样借助管理会计工具来推动中小民企管理转型,怎样让管理会计在中小民企落地,为此常自嘲是土八路扛洋枪。擅长财务规范、数据分析、绩效考核、培养财务团队等等。愿意把自己多年的实践经验与大家分享。
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