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信息时代,如何管理会计数据?

大鹏 / 2020-11-18
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  • 会计数据
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    【前言】 信息共享时代,各种信息的获取变得非常便捷,也导致信息的保密性越来越差。会计信息,是公司重要的信息之一,如何保管?这是一个棘手的问题。本期大鹏说说会计信息的保管那些事。

     

    大鹏的朋友老C,最近给我讲了一个听起来匪夷所思却真实发生了的故事。

    老C是某省机关物资采购评审专家库成员,经常参加机关采购业务的项目评审工作,最近,他们的圈子里出了一条爆炸性的新闻:一名评审专家(女姓)J,让其丈夫冒用其他专家(权且称为Z专家)的名义参与业务项目评审,前后竟达十多次,期间无人识破,后来有一次项目评审时,她的丈夫迟到了,组织方打电话给真正的专家Z,这起李鬼假冒李逵的事件才真相大白,一时间,圈内一片哗然。

    诚然,组织方未能对参与项目评审的专家严格进行身份验证是导致冒用事件的主要原因,但J如此胆大,让其丈夫冒用专家身份公然舞弊的行径也让人大跌眼镜。据了解,J与Z因为一起参加项目评审而结识,双方其实并不熟络,有一次J以有人委托其寻找评审专家的名由,向Z索取专家证书和身份证等信息,Z毫不犹豫地将其专家证书和身份等信息资料通过手机发给了J,却没想到信息资料却被J滥用……

     

    信息共享时代,信息的获取渠道非常便捷,也导致信息泄露冒用的风险日益加剧。有一次,大鹏无意中用手机登录某房产交易平台APP(买卖房子的中介)浏览了一下房产信息,没想到当天就接到了房产中介的电话,询问我是不是对购房感兴趣?我很纳闷,反问她为何这样问?她说从后台捕捉到我浏览房产信息的记录,经大数据分析,认为我有购房的打算,所以打电话确认一下。大鹏对她如何得知我的电话信息感到奇怪,对方却怎么也不肯说是如何获取的,挂断电话,大鹏惊出一身冷汗,信息时代,我们的一举一动近乎透明,隐私问题已经荡然无存。

     

    会计数据,是公司重要的信息资料之一,如何在信息时代保管好会计数据?这是我们会计人员新时期面临的严峻挑战。大鹏认为,会计人员需从以下三方面加强会计数据信息的管理

    第一、加强会计数据的网络管理。互联网快速发展,让“大数据”、“云计算”、“物联网”、“区块链”、“财务共享”、“远程办公”等成为业务处理的未来发展趋势,如何保证存储在“云”端数据的安全性,如何保证远程登录的可靠性,这些都是需要我们深入思考的问题,特别是对于一些涉及商业秘密的敏感数据,更要做好安全防护措施,避免其泄露被不法分子滥用,为公司带来不可估量的损失。建议有条件的公司设立专门的IT信息部门或安排专门的信息管理人员进行管理,中小企业从节约成本的角度出发,可以考虑IT外包,但需与协作方强调信息保密的重要性

    第二、做好会计数据的日常管理。其实,我们平常的很多举动,都在不经意间泄露数据信息,如,在组建的沟通群里发数据信息(无法保证群里每个人都能对数据保密),对未曾谋面的人直接在聊天工具里发资料(无法验证对方身份的真实性)……看到这里,或许有人会认为大鹏杞人忧天,小题大做,但冷静思考一下,这些风险却是真实存在的。建议会计人员在对外提供数据资料时,尽可能以邮件形式或采用公司内部的办公OA流程,避免在沟通群里“群发共享”,在点对点发送数据时,一定要谨慎验证对方的身份(冒用QQ号或微信名进行诈骗的案件屡见不鲜)。

    第三、注意交流沟通的方式方法。对于需要保密的会计数据,咱们会计人员要有“打死也不说”的精神,注意把握什么该说什么不该说的分寸,学会适当保持缄默,这是会计人员必须练就的本领。如,有会计人员与采购人员私交甚好,聊天之时无意间透露了公司资金情况,导致供应商催付货款,让财务陷于尴尬的境地。手快、腿勤、嘴牢,这是会计人员需要练就的三项基本功,会计人员既不能只是“闭门造车”抓核算,也不能口无遮拦“跑火车”,与银行、税务等部门交流时,涉及会计数据需要谨言,与公司其它业务部门沟通时,涉及会计数据也要把握好度。

    信息时代,面对五花八门的沟通工具,面对错综复杂的交流方式,会计人员更要注意会计数据的传递、使用和保管等相关环节的安全。

    大鹏

    作者
    • 大鹏 大鹏,财税讲师,一个具有多年世界500强央企、民企和国企财务管理和内审工作经验的老会计,将与你一起分享财税知识、案例、故事……
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