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空降基层主管如何快速进入职场

齐至德(DALE CHI) / 2020-01-21
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  • 职业规划
  • 职场参考
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    提问

    我刚应聘上一家生产企业的会计主管,很快就要去报到,上面有个外籍的财务经理,再上面就是董事长兼总经理,手底下有7个人;是一间在大陆有20年历史的外资企业,产品是100%外销的,我去面试的时候,他们特别强调日后我需要面对的是内部会计控制,我想问一下,我该怎么样做才能快速的融入职场?

    建议

    如果不是集团企业的话,财务经理底下的财务主管相当于基层主管,也算是中阶主管;这样的职务从企业外招聘,对财务人员来说是相等刺激的,一般这样的主管要短时间融入组织也是不那么容易;如果是我的话,会从以下的顺序去掌握:

    1)上任前先上红盾网查询他们的工商登记信息;

    2)到任后,立即索取财务部门人员的背景资料,然后搞个「见面会」,并一一面谈了解他们的工作情况与目前担任的工作的年资,与过往工作经历;这个过程可以让新科状元对财务组织环境有一个相当的了解,而最主要的还是要迅速掌握所有人员的熟练度与专业程度;

    3)全面掌握公司组织架构与各部门主管的详细资料,当然受到职务的限制没办法取得他们的人事资料,但至少要掌握住工作资历等信息,越详细越好;很多组织的同僚会借机考验一下新来的财会主管,毕竟日后初步审查都是这个人把关,所以对于这些既是对手也是伙伴要迅速且深刻的了解;

    4)从过往的销售报表(例如销售量值表、客户业绩排行榜)掌握公司的产品营销情况,与客户的分布情况,能掌握到销售费用与客户别的配比表更好,例如各客户别的业务招待费与销售额的比例、账款回收天数、准时回收的情况等;

    5)从过往的采购实绩(例如采购量值表、供应商交易金额排行榜)掌握零配件采购情况,与供应商的付款条件、质量扣款等情况;而且要一起了解进料验收的程序与相应的关卡,很多猫腻都在这个地方作怪,多留个心眼总是没错的;

    6)产品生产工艺,并索取或绘制产品工艺流程图,对每一个投料或生产加工的设备名称也要标注,并核对到固定资产明细表;

    7)了解生产报表的制作、提交与会签;

    8)对固定资产管理制度,从预算到报废的程序做一个全面性的了解,详细到表单的使用与保存;

    9)所有费用报销的送审程序与核算、批复流程;

    10)公司的会议体制与报告程序,所使用的表单与内容,会议记录的做成、跟进、考核方式。

    当然,这10个工作项目只是第一个月的份额,也就是讲究一个月内迅速掌握全貌。

    除以上10个项目的可以帮你迅速了解与掌握工作情况外,在外资企业对于工作的反馈(fee back)是非常重视也是非常习惯的动作,这个一定要把握住;这些包括前述4~10项的内部管理运作过程中,有任何异常就要迅速汇报上级主管,而且在汇报的时候就要说出你打算怎么处理,咨询你的主管是不是有什么看法或指示。

    如果是比较大的问题,应对的方法不能只有一种,要想办法找出两个到三个对策,并说出优劣分析与你建议采取的行动计划。

    感想

    我在2019-3-22发布的《财务经理如何安全降落》中说的是高层的财务主管,对于中阶财务主管比较不适用,刚好有人提问,我利用一些时间写下来,希望对新主管们有所帮助。

    齐至德(DALE CHI)己亥年腊月十五@凤岗

    齐至德

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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