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内外账合并方案及思路

槿思成 / 2018-06-08
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  • 会计技术
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    内外账,是个潜规则,内外账合并,又是门技术活儿。

    引言:内外账,是个潜规则,内外账合并,又是门技术活儿。

     

    一、内外账账形成的原因

    (一)内部原因:

    主要的内部原因有两个,一是企业存在很多水下事项,无法体现在账面上;二是企业财务对于业务前端参与度较少,事后控制时,只能通过内外账调整。

    1管理层需要更加全面的了解企业

    比如我们都知道的商业贿赂,很多公司都是使用“替票”处理,比如为了业务出去夜夜笙歌,很多公司也是使用“替票”处理,比如请外请个人提供服务,无法取得发票,很多公司也是也是使用“替票”处理……

    这些水底下的东西,不能真实的体现在账目上,故此管理层需要一份真实体现相关业务的内账,全面了解企业情况。

    2、财务在公司处于事后控制的被动局面

    财务在很多公司实际上就是一个后勤部门,对于业务前端的参与度较小,在木已成舟的时候,只能通过其他方式进行事后控制。

    (二)外部原因:

    外部原因主要有两个,一个经营环境原因,一个是商业伙伴的原因。

    1、经营环境原因

    (1)国内的税负偏高,不知道如何合法规划,粗暴的使用两套账

    国内高税负这个话题,不便展开。在高税负的环境下,企业不具备合法规划税务成本的能力,只能较为粗暴的使用两套账进行,这种是成本最低,效果最好的方式。

    (2)银行、政府部门对财务报表事项的不同关注,

    融资和寻求关系,这些外部单位最终都可能影响企业的正常经营,为了满足外部要求,企业只能动手改账,搭起花架子。

    (3)应对检查和业务需求

    业务上,很多招投标是有财务指标要求的;经营上,需要应对审计、税务检查;融资上,需要面对银行内核检查;税收优惠上,需要满足高新技术企业标准……诸如此类原因

    2、商业伙伴原因

    (1)销售端

    客户对于采购行为,不需要发票,要求降价,市场销售为王,满足客户需求,企业财务居中,只能一边满足客户,一边满足市场,一边不增加企业的税负,那么自然而然需要两套账来实现诉求

    (2)采购端

    不要发票的采购是会更便宜,购销双方,分食了税收部分,在原始积累的前期,对外开源,对内节流,那么无票采购的情况,会比较普遍发生。如何解决无票采购的税前扣除问题,那么两套账自然而然产生了。

    (3)业务中

    很多业务要不到发票,很多时候没有习惯索取发票,导致需要特殊处理,替票等。

    二、两套账&多套账的原理

    实际是对同一会计主体,同一个会计期间,对发生的经济业务,每套账做不同取舍,使用不同的会计核算方法,虚构或者变相修改交易内容,导致每套账的会计报表结果不一样,以便达到创建该账套的目的。

    三、并账处理的思路和方案

    (一)并账处理的目标

    在确定的某个资产负债表日,经过差异调整后,资产负债所有者权益都是准确,或者可查验的,并且都有具体清单以及明细作为支撑。

    结合审计程序而言,期末的资产负债表数据,可以函证,可以盘点,总账和明细账一致,资产负债表中不在存在内外账的通道,如其他往来中的大额股东往来。

    为什么我们针对资产负债表呢,资产负债表是报表体系的基础,其为连续的,有期初和期末数,而利润表现金流量表为期间报表。

    (二)两账合一的思路

     1、基础工作

    企业在合并账之前,往往财务基础都是较差的,“内账”很多时候使用的是非财务口径的统计,“外账”仅为报税使用,账务处理随意性较大,处理不符合准则体现下的规范。

    故在并账之前,应该首先考虑的是梳理会计核算方式,建立会计操作手册,统一口径和方式,试运行一段时间,再逐步梳理两套账的差异内容,为后面对账打下基础。

    2、时间的选择

    (1)选择在计划报告期的前一年,因为太早进行,会加重企业的税务负担。税务合规成本,经常是一个数量级较大的金额。

    (2)选择在第三季度开始做,这个时间会比较好,不紧不松;

    (3)选择某一个月末为清产核资日,如6月30日9月30日

    (4)到年末,资产负债表日,整体调整完毕,两账合一整体完成。

    (5) 两账合一过程采取了一些非规范的方法,是不能经过IPO审计的,因此,两账合一的年度,通常不能作为报告期。

      3、核对原则

    进行清产核资时,对企业涉及的资产负债表科目逐一进行核对,对比内外账差异事项,以及形成的原因,根据不同差异原因进行归类汇总,最终将各科目差异原因汇总起来,在整体层面一并考虑并账调整。

      4、调整思路

    以外账的资产负债表为基础,将未体现在外账的部分,考虑到未来会影响企业经营业务的,装入其中,如果不相关的,仍然放在体外循环。例如,对公账户的往来,以及以后会通过对公账户收支的业务,纳入其中。

    如果分子公司资产负债和利润表不平衡,可以考虑通过内部往来,将其转移至其他公司消化处理,同时降低税负,平衡资产负债表结构。

    整体调整过程,应结合各科目的差异类型,考虑资产负债的抵消、调整,或者资产、负债的内部抵消、调整。

      5、差异调整后

    清产核资日之后内外账不再发生新的差异,该差异不包括不纳入并账范围的体外循环。有差异都是清产核资日之前的,若有新的差异,那么差异就会没玩没了,永不了结,两账合一也就失去了意义,两账合一就宣告失败。

    清产核资日之后,内外账并行到年末,期间在调整一些之前对账没有解决的小问题,到年末时,内外账已经一致。

     6、初始化,重建账套

    对经调整的外账的年末数,重新初始化,作为报告期第一年度的期初数,重启新的帐套,新的帐套就是以后企业的帐套,原来的帐套停止。

    (三)两账合一的方案(参考马靖昊说会计《两套账与两账合一的方案分析》)

    1现金

    最后调整,其他科目调整完毕后本科目的差异,多就由老板拿走,少就由老板补齐。

    思成:这边要关注,期末库存现金余额的合理性,对于外账,不少企业的财务人员习惯使用库存现金作为中转科目。

    2银行存款

    1、外账会计没有严格核对银行对账单,有差错。以银行对账单为依据,找出错漏的凭证,不管业务实际的发生时间,全部在本期补记或冲红。

    2、有的银行账户没有在外账体现,而且甚至金额较大。将这账户的资金转到老板可以控制的非本公司账户、或取现清空,然后销户。在外账上始终视同这些银行账户不存在。

    思成:银行存款,纳入并账范围为法人主体开具的,非法人主体开具的个人卡,视同其一直未存在,对于未在外账体现的对公账户,直接注销,是最稳妥的方式。

    3应收票据

    应收票据有的会计从来不做账,或者没有交由外账会计做账,甚至做成“银行存款”。根据实际盘点的应收票据。不管业务实际的发生时间,全部在本期补记或冲红。

    思成:应收票据,根据应收票据台账,截止时点的票据余额,根据差异形成原因,关联科目,进行差错调整。

    4应收账款

    1、由于以前对外虚开、多开发票,实际上并没有这么多的销售,因此就会有一块应收账款长期挂账,外账数据大于实际数据。金额较小时,以现金收款的形式冲掉差异。金额较大时,以老板控制的银行账户向公司还款。

    思成:这边可以考虑一个,就是一般企业还存在已收款,未开具发票的事项,这边可以考虑两者事项进行相互抵消。

    2、实际上是坏账,按道理100%提取坏账准备和进行坏账核销。但是坏账核销在税务局办理审批有一定难度。坏账本身不影响规范,只是太多的坏账是对公司管理能力的否定。可以比照第一点的方法平掉一些。

    3、因为收入不开票,外账的应收账款比实际小。外账不做处理,内账将款项收回就可以了。

    思成:应收账款的核对,一定要将虚开发票、已收款未开票的事项查实,可以相互抵消的,相互抵消,可以通过回款的方式,抹平的通过回款方式抹平,最终形成的应收账款明细表,是可供查证的,重要的客户,要对账确认余额,很多时候内账的金额未必是准确的。  

    5预付账款

    1、外账上预付的款项,因为采购没有发票,所以预付账款没有冲销,以撤销采购的名义,收回款项冲平。

    思成:一般情况企业,在应付账款中也会存在替代发票,未销账的,对于该项事项,可以考虑直接两种做抵账处理。

    2、外账上没有预付账款,实际上有,以后收到采购发票时,无法冲平,成为应付账款,导致多出来的应付账款按应付账款的处理方法处理掉。

    思成:这一部分,实质是对私付款,未来对公收票,这部分需要在账上挂出,对方科目直接挂入一个往来科目,后续往来科目使用银行存款直接清理。

    6其他应收款

    1、  填写收据,现金收款。

    2、  找一些费用发票冲平。

    3、  若金额巨大,大多是资金占用所引起。资金占用应清理归还。

    思成:1、在调整过程中,必然有一些资产负债表科目存在差异无法调平,根据复式记账法下,必然需要有一个作为归集的地方,可以放在其他往来中。2、这边大额资金归还,就看老板的实力了。3、对于其他应收款,对于账务循环部分,也就是未来对私回款部分,无需体现。

    7原材料

    1、由于有不开票的采购,外账没法入账,导致账上数据小于实际库存。找关联方做虚假采购,凭发票入账,增加账上金额与实际一致,导致多出来的应付账款按应付账款的处理方法处理掉。还可以通过几个月的账务出库比实际出库小,结平差异。

    思成:这边不建议采取虚开增值税发票的方式,对于库存差异,直接调整本期的损益,从成本中挖回一块来,就是这么粗暴的处理。

    2、由于为了减少增值税税负,虚开了采购发票入账,导致账上的金额大于实际。通过几个月的账务出库比实际出库大,结平差异。

    思成:对于库存较多,不建议通过对外虚开发票,减少该事项,建议通过成本进行消化。

    8发出商品

    1、企业没有及时开具发票,结转收入,大量发出商品挂账。实际上逃脱税款,税务机关也会关注。企业应及时开票,结转发出商品。

    2、因客户验收障碍,迟迟没有开票。企业应加强商务力量,解决分歧,及早财务可以开票,结转收入。

    3、对于实在无法对应结转收入的,结转的营业外支出

    思成:发出商品最终就是要确认收入。

    9固定资产

    1、因以前购买固定资产时没有取得发票,导致外账上没有固定资产入账。采取购买一批旧设备的方法取得发票,固定资产入账和实物相符,导致多出来的应付账款按应付账款的处理方法处理掉。

    2、因固定资产实际已经丢失、报废,但是账务没有处理而导致账上多出固定资产。进行固定资产清理

    思成:不建议通过虚开增值税发票的方式,建议直接作为固定资产盘盈,调整以前年度损益,或者在整体层面考虑,资产负债的相互抵消后,再调整。这边需要关注固定资产与收入规模的匹配情况。

    10、长期待摊费用

    企业原来往往将开办费、装修费(租赁)列进长期待摊费用,结转当期损益。

    思成:长期待摊费用有固定的核算范围,对于不属于核算范围内业务,直接确认当期损益。

    11、应付账款

    1、因虚假采购导致账上有应付账款,实际并不需要支付。在外账银行账户写大小头支票,冲平应付账款,款项倒腾到账外。

    2、因无票采购,在账上没有金额。用账外资金支付。外账不用处理。

    思成:这边可考虑与预付账款类似事项进行抵消调整,整体抵消后的差异,调整至其他往来中,最终在其他往来使用银行存款一笔调完。

    11预收账款

    1、造成的原因和发出商品有关系,结合发出商品的处理。

    2、通过账外资金结平或结转到账外。

    思成:一般都是未确认收入,一般对公账户已收款的,最好是确认收入进行调整。

    12其他应付款

    占用别人的资金,付款清理。

    思成:这边也要关注,内账中存在对私支付事项,若存在该事项,无需纳入并账范围。

    13应交税费

    若本年度计算错误,申报错误。补申报、补记账。

    思成:对公账户,应交税费应该与申报表核对一致。

    14、应付职工薪酬

    调整至正确,对方科目为费用科目,结转损益结平。

    思成:这边根据期后支付进行调整。

    15、其他

    思成:其他科目也同1-14一般,通过各种方式将外账反映为真实业务,同时考虑会计账务处理的合理性,差异科目通过其他往来进行调整。最终将往来余额,通过银行存款整体调整。

    (四)总结步骤

    通过上述方式,我们可以总结对账及调账步骤

    1、根据内外账明细,进行核对

    2、识别对账差异,并且归类对账差异形成原因

    3、整体层面考虑调整,优先使用资产负债表的结构调整

    4、调整差异,记入其他往来中,如果存在分子公司的,可以通过内部往来进行结构调整

    5、确定调整方案,还原某个清产核资时点的资产负债表数据

    6、并账后,内外账同时运行,运行过程中,将对账未发现以前差异进行微调不纳入并账范围的,体外循环减少并逐渐杜绝

    7、在年末资产负债表日,两账合一,确定申报期期初资产负债表数据

    8、账套初始化,重建新的账套

    PS:参考博客资料如下:

    参考资料:

    http://blog.sina.com.cn/s/blog_493cd61c0102vw5w.html

    http://blog.sina.com.cn/s/blog_5411bc3b0101ef31.html

    槿思成

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