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Excel的功能知多少

彭怀文 / 2018-05-14
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  • Excel
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    在Excel中我们可以使用已经定义好的VBA程序,也可以根据财务人员的需要自行设计开发,这样可以为企业财务人员节约大量的时间和工作量,提高劳动效率。

    Excel是一种功能强大的电子表格软件,它能够利用自身的多功能工具将杂乱的数据筛选整理成可用的信息之后进行分析、交流以及分享得到的结果。由于它在数据的处理、统计分析和辅助决策操作方面的作用。熟练掌握运用Excel建立各种财务管理模型的方法,有助于财务管理人员在复杂多变的理财环境中迅速准确地判断,合理地决策,从而高效地开展财务管理工作。

    有人会说,你这话太笼统了,Excel在财务方面到底有那些功能及其具体应用呢?

    好吧!下面就详细说说Excel在财务管理工作中的功能及其应用。

    (一)强大的表格处理功能

    Excel工作表是由一组行、列和单元组成的并被Excel用来存储和处理数据的。它替代了传统意义上的笔、帐薄和计算器。Excel有文本、数字和时间等多种类型的数据。它的制表功能简单易操作,而且表中的数据如果互相有运算关系,刷新时数据也会随之更改。利用Excel可以对表格进行各种操作,如增删、排序和排版,通过对单元格的编辑,可以使得数据更加清晰、直观,由此可以相对的减少工作量,所以电子表格的创建和处理是Excel的主要功能之一。

    这些功能用是最基础的功能,可以用于记录、制作、计算及其输出打印各种报表,比如工资表、纳税申报表、固定资产管理表、进销存报表等等。

    (二)绘图和图形处理功能强大

    Excel的绘图和图形处理功能能够把表、图、文三者相结合,把数据以饼图、条形图、折线图等各种图形展示出来。

    该功能用于财务分析财务决策时可以做到图文并茂,将数据变得可视化。

    (三)强大的数据处理功能

    在Excel中可对数据进行搜寻、排序、筛选、分类、统计、合并汇总、自动求和、求平均值、求最大最小值等操作,可以解决财务管理中所有数据计算的问题,包括时间价值的计算、财务分析、风险分析、成本计算本量利分析等所需的数据处理。

    虽然显然很多企业都用上了ERP软件,但是对于上述这些处理不是都能全部完成。有人说,我只要进行二次开发肯定是可以的。但是二次开发的人力和时间呢?还有企业会给你二次开发的预算投入吗?难道不二次开发我们面对这些就束手无策了吗?跟何况众多中小企业根本就没有ERP软件!因此,Excel的这些数据处理能力是每一个财务人员必须掌握的。

    (四)拥有丰富的函数工具

    Excel除了拥有加、减、乘、除等计算的功能,还提供了大量丰富的函数,它是Excel预设的一部分公式,使得用户可以利用这些简便的函数来完成各种复杂的计算操作。Excel软件中包括几百种函数,分类为:财务、统计、逻辑、文本、数据库、工程、日期时间、信息、数学和三角、查找和引用函数等,通过充分利用这些函数,可以提高运算的准确性和效率。Excel函数具备了从资金时间价值计算、固定资产折旧到计算项目投资收益率在内的大量财务分析函数,可以承担在财务成本管理中的大部分运算。

    在财务工作中我们有时会遇到一些非常复杂的计算,相信只要学习过财务管理课程的人都知道,财务管理里面有多如牛毛的公式。现实工作中比课本上东西根据复杂,课本上或考试时会告诉你很多已知条件,而实务工作中这些已知条件甚至也是你工作的一部分需要你求解。面对这些纷繁复杂,有时又千变万化的数据,有了Excel函数这些都变成了“小菜一碟”,如果还是传统的按照课本上的方法计算你将会被“累成狗”!

    (五)VBA功能

    VBA是一种自动化语言,利用它能够使得我们常用的程序自动化。简单的来说,VBA就是基于某种语言自行开发的小软件或者小工具。目前,基于EXCEL的VBA小程序数不胜数,而且由于每个VBA小程序是由非专业的程序设计人员在工作中根据工作特点而设计的,所以它的应用性很强。在Excel中我们可以使用已经定义好的VBA程序,也可以根据财务人员的需要自行设计开发,这样可以为企业财务人员节约大量的时间和工作量,提高劳动效率。Excel与VAB相结合有利于编写宏指令,它为Excel提供了其他工作表格软件所不能提供的一些更宽泛的特性。

    VBA功能强大,但是必须要有一定基础知识才行,对财务人员还是有点“高冷”,在此介绍但不做推荐。

    (六)数据库透视表功能

    数据透视表是一种可以快速汇总大量数据以及建立交叉列表的交互式表格。使用数据透视表,不仅可以在数据清单外显示汇总结果,而且还可以通过转换行和列查看原数据的不同汇总结果,甚至能够显示不同页面以筛选数据,所需的明细数据也可以根据企业财务管理者的需要显示在区中。掌握了Excel的数据透视表功能,可以方便的观察数据和对数据进行操作。

    (七)可使用外部数据功能

    Excel可以读取和输出各种格式的数据文件,并且可以从ERP软件等大型应用软件以及各种网站中引入数据,省时省力,减少错误操作的发生率。Excel数据源的多样性加强了它在财务管理中的适用性和便利性。

    (八)模板功能

    Excel中的模板是一种用来生成其它工作簿的格式文件,包括与模板文件特征相同的样式、文本、宏、名称、布局、设置、数据公式、工作表控制及VB模块表,每一个由模板文件生成的工作簿即是模板的复制品。模板在财务管理、制作报表等一致性方面是十分有用的。

    彭怀文

    作者
    • 彭怀文 一个拥有高级经济师职称的资深会计师、视野版主。
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