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职场分享|从Excel到PPT

钱自严 / 2017-03-20
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  • 财会职场
  • Excel
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    做Excel,却玩出PPT的power,你离你上司的职位就不远了。

    Excel(数据表格工具)和PPT(图形展示工具)是职场人士最常用的两个office工具。

    各位职场朋友,你用哪个更多一些?如果你的大部分时间在用Excel,那你用的是工具的工具。是的,工具也有高下。一个最常见的现象是:部下准备了一份Excel工具被上司贴到PPT里向他的上层作演示报告了。

    “革命不分贵贱,工作不分高下”。这句话是当官的忽悠人的,好让你永远为他准备Excel。

    今天就讲讲这两者的进阶区别,从Excel到PPT对应的进阶关系

    1 从数据到故事

    这是从内容上讲的。一个Excel表上有成千上万条数据,甚至一个文件里有好几个附表,中间数据相互引用,公式套公式的。可是,做完这些数据之后,你能提炼出一二句关键讯息吗?

    下面这张表是我以前公司的下属发给我的,十个产品,分别有十张附表。我告诉我的下属:将这十张图贴到十张PPT里,然后对每一张图写一个一句话总结,在过去的12个月里,发生在每个产品上的故事是什么?

    经过几个来回的讨论与修正,最后我们提炼出了这样一句话:A产品在修正导入轨道之后,单位产出的上升带来毛利的提升。

    单位产出的上升带来毛利的提升

    每个产品都有这样的一个故事,考验的是数据以外的业务分析功力。To excel in Excel(在Excel上很出色)是不够的,得在PowerPoint上让每一个Point都有Power才行。

    2 从个人到读者

    这是从沟通层面上讲的。很多Excel做得很溜的人会花很多时间去做公式优化,甚至用宏的高级功能做自动化报告。但是,却在一个举手之劳但又很重要的细节上忽略了:用户体验。比如,将小计数加总缩略成一行成为详略可开关的展开收拢模式:将横向的列宽调整一下以便让所有数据放在一帧视窗之中,免去读者拉鼠标去看最右侧的一二行数据;还有将公式的逻辑关系用简单的代数关系列在表头让大家一目了然……

    苹果手机的一项改进,让用户开机时就有电量可以用,就这一项小小的改进,让很多用户抛弃了其它品牌转变为果粉。

    Excel做的再好,那只是你个人的事,你IQ高。但你能进入PPT的演示情景去构想,比如,先在右上角将所有的缩写或符号解释一下,那你就拥有了一种换位思考的情商能力。

    用户体验

    在一个日益强调协作的时代,没有换位思考,基本上是一条腿在走路。

    3 从能力到格局

    这是从一个人的视野角度讲的。总经理在说,我们的单位成本必须降30%,生产经理便打开Excel一五一十地分析各项费用的性质。这时,我看到总经理非常不屑的神情,毫不客气地打断道:你不用给我看这些数据,我知道你要说什么。我在讲“要还是不要?”,你却在跟我说“能还是不能?”。我要的是格局,不降这30%,明年我们会被竞争对手赶出市场。你这是在能力的范围打转,所以只是跟自己在比,你比昨天的自己提升了10%,又怎样呢?

    很多公司在做预算时总是想不通,总部为何大刀一挥,砍个30%之类的。我在子公司财务总监时也想不通,直到有一天去了总部,做一份给董事会《竞争对手比较分析》PPT时才搞明白,总部的指令是以市场为标准的。正因为德国公司的固定开销比别人高,我们必须在生产效率上追回来。

    顺便说一下,PowerPoint并不是微软自己开发的,而是靠视窗操作系统的用户体验挣了大把的现金买来的。这就是一种商业格局。

    用PPT的思维方式去想数据的最终呈现方式

    当然,不是说Excel不重要,而是要换个思路,用PPT的思维方式去想数据的最终呈现方式。由繁到简,在内容上学会抽取与提炼;由外向内,从读者体验出发去改良格式;由大到小,从对大局的理解出发去布局数据结构。

    做Excel,却玩出PPT的power,你离你上司的职位就不远了。

    钱自严

    作者
    • 钱自严 新加坡CA注册会计师,英国CIMA注册管理会计师。2011年“新理财”年度CFO优秀奖,2012年CIMA“财界领袖”优胜奖获得者。现任一美国上市公司亚洲区首席财务官。身为“高效能人士的7个习惯”认证讲师和澳大利亚教练协会的执业教练,浙江大学商学院客座教授,自2001年起开始了从“数字管理”到“人才管理”的职责转型。热衷于知识管理与学习型组织建设。努力践行“知识分享,价值创造”的个人理念。开辟这个专栏是迈向扩大分享影响力的一个实践探索。
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