审计报告四维一体思考(二)

关于报告的写法，基本没什么好说，一方面，“不要叽歪，听老板的。”的暴击字字诛心；一方面，正轨中运作的审计，报告这种载体基本已形成适合的固有模式。然仍要扯淡，总得像鸵鸟一样找个掩头的草堆。一方面，看到份不知他老板为什么能容忍的‘不堪入目’的报告，觉得该说点什么；一方面，为一些新成立审计部或对报告不满意的同行提供些许可能略有用的参考。下文仅谈些写报告需要考虑的要素、方向，没有方法、范本，以契合题目‘思考’，以掩盖自身腹中空。

报告的重要性自无需多说，把阅读者比作王，报告就是王的女人。内在再有料，外表难看，临幸的欲望可能不会太强；外表再美丽，内在没料，可能带着欲望进去毫无快感出来。妃入冷宫的几率和王心跳频率成反比，做王的女人何其难，唯有内外兼修，才能让其欲罢不能。如何修成天使脸蛋魔鬼身材的妖精呢？

然而，什么样的报告才如妖似精呢？曾经的上司说：“阅读者打开报告，会略有一种久旱逢甘霖的舒畅感，会在审阅其他报告时不自主的以审计报告为标杆点评之，就是好的报告。阅读者的时间不是女人的乳沟肯挤就有，而且每天面对后宫三千般的资料，不招枝弄首的勾住王，就只能等着进冷宫。”我的回答是：“那我们画几页漂亮的春宫图，把报告内容放进去好了。”唉，当初的刺伤他多深。结合企业状况思考下，需要研究报告的写法吗？

一维、风格恰当

审计报告风格主要包括两个方面，一是布局的风格，一是表述的风格。布局分两部分，一是整体结构的排版，一是细节的排版。表述分两个部分，一是‘论点’的表述，一是‘论据’的表述。

布局的风格

封面，公司没有统一模版的可以根据审计特质设计一张大气磅礴、简洁清爽、典雅清新的封面。有的会用淡淡的天枰作为背景，有的简洁的写上各种要素加公司LOGO即可，有的加一个大框把所有要素框里面，有的“XXX审计报告”标题加适当的颜色做背景，有的“XXX审计报告”横着排列，有的竖着排列。结合企业状况思考下，何种风格比较好呢？

目录，根据报告主体设置的标题生成，通常的审计报告主要有三部分，①概述（主体开头一两段扯淡内容对应的标题），②审计发现及相关内容，③结束语（适当的总结或瞎扯淡），①③在目录中没什么好说的，需要考虑②，是想让阅读者一眼就能知道你对受查单位干了什么干出了什么，还是只让阅读者知道干了什么，具体干出了什么需要再扒一层才知道。结合企业状况思考下，何种目录比较好呢？

主体，报告主体的整体风格比较常见的如语文课本的文章，一段段缓缓道来（图一），总体结构如上说的三部分，有开始有过程有结局；也有的报告为了更加明了，采用类似表格的风格进行表述（图二），对基本情况的介绍用表格进行表述，与审计发现的内容泾渭分明。企业内部的审计报告，需要适合阅读者的口味，没有高低优劣之分，最合适就是最好。

审计发现的整体布局，①轻重缓急，重要的放最前或最后。根据感觉或风险评估模型评分审计发现排轻重。②流程顺序，从业务流上游到下游。例如采购审计，大项从预算→请购→采购→验收→入库→付款，小项从询价→比价→议价→签约。③定量定性，定量诸如有明确数量、金额的影响；定性诸如违反了某些规定，造成的影响较难量化；④风险类别，按照审计发现所在的风险类别划分，诸如遵循风险、付款风险、收款风险、资产保全风险等。⑤部门单位，简单的说就审计发现按部门、单位、组别分类。⑥篇幅长短，这有些任性，但在以上几点基础上还是要考虑，比如一表格正好隔成两页且调格式后效果不好。综合思考下，需要适当讲究下么？

贴心的报告会以目录的形式或开篇一页把所有结论用一张表格汇总起来，更贴心的以一张美到窒息的流程图代替汇总表，流程每个环节概述结论，有问题的环节标记红色。当然要记住开头那句字字诛心的话，不要被好心作得惨死。结合企业状况思考下，需要否？

‘论点’的位置，王看到妞时，听评价是“前凸后翘，身材真好”还是“身材真好，前凸后翘”，就知道如何排版了。通常‘论点’的放置有两种方式，一是直截了当置于段首或单独一段，然后论证之，段尾或另启一行列出建议。二是以事实描述徐徐道来，段尾或另启一行得出结论，接着或再另启一行建议。有的企业会单独一个审计建议模块，然后1、2、3罗列。结合企业状况思考下，结论、建议如何放比较好呢？

表述的风格

‘论点’的表述，王看到妞时，听评价是“身材很好”还是“身材不错”，就知道如何表述了。有的BOSS喜欢用积极的表述的方式，比如忌讳“XXX不完善”，而要表述成“XXX有待完善”，有的BOSS恰相反，有问题就有问题，是问题就是问题，结论表述一定要是“XXX异常”“XXX失效”“XXX错误”……，并特别忌讳“XXX有待完善”之类的表述。结合企业状况思考下，有无偏好呢？

‘论据’的表述，①有的忌讳使用表格，整份报告看不到一张表，即便是一张多行多列的表格也要老老实实叙述开来。②有的则见不得文字中参插数字，能用表格的尽量用表格。单从明了的角度来看，②显然是比①好。然而，审计有时候不懂阅读者的世界，我们需要迎合，迎合也是战术。当然，在我们不了解状况的前提下，建议是让报告的风格符合正常人的审美，如果阅读者有不一样的喜好再调整。

二维、格式优美

这里说的格式优美主要是指从感官提升审计报告的逼格，低调不低劣，奢华不浮华，简单不单一，丰富不花哨，正式不死板，……。总之，尽量接近符合正常人舒适阅读要求的那个舒适制高点。对于鄙人这样一个审美能力大有问题的人来说，谈优美的格式是不合适的，完全不知道什么字体、颜色、标记、段间距、行间距看上去最舒服，图表不知道什么色系，什么样子才是最符合轻松、舒适阅读的需要。故，此部分简述。

就我的做法瞎扯淡几句，①标题1间的段间距略大于标题2标题3；②段间距通过调整段前距实现；③行间距统一；④缩进统一；⑤页边距适当；⑥文字字体体统一，数字字体统一；⑦非表格字号统一，表格字号统一；⑧结论加粗加颜色；⑨重点加粗加颜色；⑩所有结论字数一致且在30字以内；11.结论作为标题生成目录；12表格标题栏加粗着淡底色；13.表中异常表述或总数加粗加颜色；14.日期统一XXXX年XX月XX日；15.万以上统一单位万（特殊状况除外）；16.数字统一小数位数；17.必须用千分号；18.所有表格整体宽度一致，尽量和左右边距一致；19.所有表格单元格宽度统一；20.统一表格单元格长宽能统一的全统一；21.报告使用的的颜色不超过一定数量；22.上呈报告用PDF及彩印；22.截图不留胡须（例如半段EXCEL框）；23.同一表格不分两页，同一段落尽量一页；24.标题不作为页面最后一行；25.标题加粗；26.尽量不用空格符；27.用专业作图软件；28.尽量不用斜体、下划线、背景色等；29.同级别的段间距一致；30.文字中的数字表达统一大小写；……。

其实需要注意的细节远不止于此，有的企业审计有很不错的报告格式要求的制度或模版，乖乖按制度/模版写即可，没有明确规定或没有模版的可通过网络查询报告格式、EXCEL图表、PPT制作之类的资料，了解符合最佳审美的格式。精心打扮才能有精致的女人，精致的女人才提起王的精神。鄙人没什么审美能力，具体要如何设置格式不瞎说。结合企业的状况，是否需要研究下呢？

三维、结构完整

有开始，有过程，有结局，有细节才是完整的结构。有始有终让其四肢健，细节完整让其更加丰满妖娆。

封面，有两种说法，①需要或是②不需要，其实这不是多大的事，①不需要，要节约用纸又担心内容被不该看到的人看到，则放文件夹中送呈即可。又或者不需要就是不需要，没有理由。②需要，没有文件夹又担心内容被看到，同时又不差一张纸，就弄个封面。又或者阅读者说‘TMD能不能不要这么寒碜，弄个封面去’。结合企业状况思考下，需要么？

目录，有三种说法，①需要、②不需要、③根据报告主体状况。①②比较死板或者说格式比较固定。①需要，阅读者的急性子个性决定没有耐心看太多过程；阅读者的风格决定只重视结果和结论；阅读者喜欢有提纲挈领和整体掌控的快感。②不需要，即便有目录阅读者也从来不看，阅读者重视过程，喜欢循序渐；审计报告力求精简，要求不超过X页，目录多此一举。③据状况，A.需要，审计项目涉及的点多面广，报告中‘一、→（一）、→1.→1.1→A.→a’阅读者‘没醉都不知道睡了谁’，目录就必不可少。B.不需要，审计点少面小，报告就三两项三两页，生成的目录比阳.痿还短，又何必自取其辱。结合企业状况思考下，需要么？

概述，有两种说法，需要与不需要，需要的理由是：需要说明诸如审计在什么时间的什么样形势下用多长时间依据什么对什么项目进行了什么范围的什么样的审计并得出了什么样的审计结论和取得了什么成果等，让阅读者不至像醉酒，醒来才知道把谁睡了。不需要的理由是这些说与不说都一样的东西太虚，不需要情调和前奏，直入主题即可。结合实际状况思考下，需要么？

主体，关于审计发现，看过很多报告基本都是‘报忧不报喜’，一勺‘忧’的后面可能有一缸‘喜’，这部分在审计报告中是否需要说明呢？①有的观点是‘喜’是理所当然，‘忧’是失职，审计报告本就是对‘忧’的载体。②有的观点是审计需要客观公正的反应事实，审计发现必然有‘喜’有‘忧’，重点说明‘忧’，但需要对审计后未发现异常的内容做简单说明。③有的观点是，报‘喜’说明没有问题，但审计的深度和范围毕竟有限，如果是异常未被发现，报‘喜’的风险极高。忧喜参半的审计结果，如何在报告中体现呢？

建议，审计建议是审计水平的重要体现，优秀的审计建议需要在切实可行的基础上落子在最佳的平衡点，指出最优的路径，它需要是高度、深度、广度、前瞻性的综合体。如果提出的审计建议是“建议严格按照规章制度执行XXX”“建议XXX需要提升责任心”之流，鄙人建议就不要建议了，同时反观下报告，如果报告和建议是差不多的尿性，报告也就不要报告了。那报告是否需要建议呢？一方面是看审计的定位，比如我前同事现所在的公司要求审计并提出审计发现就够了，问题的改进有大把专业人士进行，无需审计劳神。一方面看审计水平，建议没起到作用反倒拉低审计水平，那就不要往自己脸上摸黑了。反之，则反之。

结论，审计报告中需要有画龙点睛的点，这个点是对整个审计项目概括性的总结和评价。这个点可以在报告的首，也可以在尾。阅读者打开报告的第一时间是想知道这个部门运作的整体状况，如在第一页第一眼就能看到，或许会比较舒心，于是放前面比较好。同样，如果阅读者看完了整份报告，知道了诸多问题，有个总结性的结尾加深认识，未尝不是好事。当然，如果只是要求审计客观公正的反映出问题就好，那总结评价之类的就不要涉足。到底需不需要这样一个结论呢？又该放哪儿呢？

附件，此部分算报告的一部分其实也算不上。附件主要分两部分，①由审计发出，受查单位填写签字的确认表/审计发现改善对策表。②每个‘论点’对应之相对详细的证明材料（通常一个审计发现点对应一页，按报告顺序排列）。职能发挥得比较好，让阅读者省心的审计可能会把事情办得妥妥的，于是会发现问题，提出对策，让受查单位提出对策（包括异常原因，改善方案、改善时间、责任人等），则会有①，有的阅读者喜欢一探究竟或者对审计不放心，于是会延伸到对‘论点’相关资料的研究，那就多少会有点②，但通常②的不多。结合企业实际思考下，到底②不②呢？

细节，①页码，虽然报告力求简单明了，页数不会太多，但长篇报告在所难免或习惯使然。曾见过一老总翻看报告后，想再回看其中一项，来回翻了几遍。封面不需要页码，目录和正文的页码分开，以“第2页，共4页”“2/4”等形式在页脚体现。②报告编号、落款等细节齐全；③文中的“附件X”对应之附件上或下需标记“附件X”。④其他。

四维、表述明确

表述明确主要指能让阅读者轻松快速的看完报告后持有尽量少的疑问知道整份报告说了什么且对其中的重点印象深刻。轻松快速需要报告简单直接，疑问少需要表述清晰完整，识别重点需要表达恰当。表述常用的方式同麦肯锡中金字塔表述类似，结论先行，上一句是下一句或下几句的归纳或总结。

结论的表述

对结论的表述，比较倾向简短直接的定性表述方式，20个字以内的不带标点符号的一句话，或30个字以内带一个逗号的一句话。例如“未建立小件量大物资的数量验收机制。”或“小件量大之计件采购物资，无数量验收机制。”如有造成不良的后果则可适当补充，例如“未建立小件量大物资的数量验收机制，导致XXX。”。审计结论千奇百怪，但句式有限，可在日常工作不断总结形成固有的几种句式，如“名称（主语）+副词+谓语（动词）+……”在长期的运用中以熟生巧。不管何种表述，结论明确，一看即懂是基本准则。

审计结论是实际状况的真实反映，是阅读者对审计对象运作状况最真实和信任的认知。基于此，表述需要体现审计实事求是、公正客观的态度，不可使用不确定和主观判断的词语，诸如可能、大概、预计、肯定、一定、不难看出、由此看出等。如果直接接触真相的审计人员都不能确定，阅读者如何信服审计结论；如果带着主观判断下结论，则是对阅读者的绑架，逼迫阅读者相信审计而不是真相。

论据的表述

论据主要是通过相对详细的审计过程进一步证实和说明结论，是结论的支撑。反之，结论是对论据的归纳总结和升华。论据需要和论点匹配，比如结论是定性+定量，则论据需要从此两方面论述并顺序对应，即结论中定性在前则论据中定性在前。论据同样按层级下分，上句是下一句或下几句的总结，例如论据第一句为“IQC未建立小件量大物资的数量验收机制”，然后再从实际操作及漏洞等做说明。另一方面从定量总括造成的损失，接着描述。

论据中的表述通常有长句和短句两种表达，长句例如“抽查20箱XXX中17箱数量短少XXX个，短少金额XXX元，短少箱数和数量占比分别为XX%和XX%。”短句例如“随机抽查20箱XXX，17箱数量短少，占抽样箱数XX%；短少数量XXX个，共计XXX元，短少比例为XX%。”或不废话直接上表格。论据的描述同样需要根据实际状况调整，如果阅读者看字多就头疼，则无需加上诸如“2015年10月12日，审计同仓库人员……”“总数XXX，抽样XX，抽样比例XX%……”，如果不介意则详述或表格体现。上述举例貌似不恰当，无需死磕。

论据一方面要能充分论证结论，一方面需要用简单的语言描述清楚。要能充分论证则真实性需要保证，针对性需要明确。另外审计发现可能是群体性的异常，审计需要抽取具有代表性的典型案例作为审计依据。简单的描述清楚则需不添加任何多余的词句并逻辑清晰。审计需要在报告完成后逐字逐句揣摩表达的清晰度和简洁性。曾听前同事说他前领导会请扫地阿姨去喝茶，然后问能否看懂报告，如扫地阿姨都能很清楚的知道说了什么，那就基本OK。简洁性则删除一些字词句后看看能否清晰表达意思，确保每字每句都是必不可少的。